Asset Management Software KPI's
4 januari 2022

In 2022 nog efficiënter aan het werk met asset management software?

Dankzij deze KPI’s wordt het mogelijk

Goede voornemens, we hebben ze eigenlijk allemaal. Elk jaar weer opnieuw. Bij een nieuw jaar horen immers nieuwe doelen en wellicht andere strategieën, toch? Maar hoe zit dit met jouw bedrijf? Met onderstaande 5 KPI’s kun jij in 2022 nog efficiënter aan het werk met jouw asset management software.

1. MTBF en Downtime

Veel bedrijven starten ijverig met preventief onderhoudsmodellen, maar sturen deze niet meer bij. Een gemiste kans. Mean Time Between Failure (MTBF) is een van de manieren die wordt gebruikt om de betrouwbaarheid van een machine te bepalen. Hierbij geldt, hoe hoger de MTBF, hoe minder storing. Heeft jouw machine in een jaar tijd 12x storing gehad? Dan is de MTBF 1 maand. De MTBF is kwantitatief en er wordt niet gekeken naar kosten. Ons advies is daarom om ook de downtime inzichtelijk te maken. Wat zijn de financiële gevolgen voor de organisatie wanneer een machine een uur stil staat? Hierbij kan sprake zijn van dervingskosten vanwege ingrediënten die niet meer gebruikt kunnen worden, salariskosten omdat personeel een uur stil zit en een eventuele financiële schadepost aan de kant van een klant, omdat er niet aan de vraag voldaan kan worden. 

Hoewel het registreren van downtime als een extra handeling gezien wordt, is het wel zeer waardevolle informatie voor de organisatie. Wanneer de downtime bekend is, kan er namelijk een kostenplaatje gemaakt worden. Dit kan vervolgens worden afgezet tegen de storingsoorzaak. 

Voorbeeld: Storingsoorzaak: slijtage (meest voorkomende oorzaak!)

Downtime in uren over een jaar:21
Kosten per uur downtime:€ 8.000
Aanschafprijs nieuwe machine € 160.000

Conclusie: een nieuwe machine neerzetten loont!

2. Preventief vs. reactief

Teveel preventief onderhoud kan ook averechts werken. Een veel gemaakte fout is dat er jarenlang onderhoud We kennen binnen McMain twee verschillende soorten werkopdrachten: preventief is bedoeld om stilstand te voorkomen. Denk hierbij onder andere aan: smeer rondes, kalibraties, inspecties en het tijdig vervangen van onderdelen. Reactieve werkopdrachten komen zoals de naam al zegt, voort uit een gebeurtenis. Dit kan storingswerk of correctief werk betreffen. Preventieve werkzaamheden zijn dus het meest wenselijk. Maar let op, teveel preventief onderhoud kan ook averechts werken. In ons artikel over preventief onderhoud lees je hoe je hier efficiënt mee om kunt gaan.

Een mooie doelstelling voor jouw bedrijf kan zijn om meer preventief werk uit te gaan voeren. De kans is groot dat je vervolgens het aantal reactieve opdrachten ziet dalen.

3. Kosten

Vaak is er onduidelijkheid over budgetten en waar deze voor bedoeld zijn. Het is daarom belangrijk om inzicht te krijgen, en te houden, in het budget. Zijn salariskosten ook onderdeel van het onderhoudsbudget? Zo nee, dan dienen deze ook niet geregistreerd te worden. Het beschikbare budget is vaak enkel bedoeld voor het onderhoud. Het budget dat beschikbaar is, is in te zien in McMain. Wil je een melding krijgen zodra de limiet bijna bereikt is? Geen probleem. Dit kan eenvoudig ingesteld worden. Eerder schreven wij een interessant artikel vol met tips om te besparen op de onderhoudskosten

4. Percentage werkopdrachten dat op tijd gereed gemeld wordt

Aan elke werkopdracht wordt binnen McMain prioriteit meegegeven, met een maximale doorlooptijd daaraan gekoppeld. Dit is volledig zelf in te regelen. Wordt de streefdatum vaak niet gehaald? Dan kan dit komen doordat de werkopdracht de verkeerde prioriteit, en dus maximale doorlooptijd, heeft meegekregen. 

“We zien vaak dat het inregelen van de doorlooptijd niet goed gebeurt, zonder dat de klant hier zich bewust van is. De klant krijgt een storing binnen, en pakt deze op. In McMain is ingeregeld dat de doorlooptijd 1 dag is, maar in de praktijk wordt hier een week voor gehanteerd. Op dat moment heeft de klant het gevoel de storing op tijd verholpen te hebben, maar het dashboard in McMain geeft rode cijfers aan.”

Rowan ter Steege – Business Consultant

Ga met elkaar in overleg en bepaal gezamenlijk wat de prioriteiten en maximale doorlooptijden mogen zijn. Zodra dit goed ingesteld is binnen McMain kan de TD middels het dashboard aantonen of de planning onder controle is, en welk percentage van de werkopdrachten op tijd gereed gemeld is.

5. Wrench time

De wrench time, ook wel HoTT genoemd (Hands on Tool Time), geeft aan hoeveel tijd de monteur besteedt met gereedschap in zijn hand. Deze KPI geeft inzicht in de efficiency van jouw team. Komen de vooraf gedefinieerde uren voor een werkopdracht overeen met de daadwerkelijk bestede uren? Of zijn er (te)veel uren verloren gegaan aan nevenactiviteiten? Veelvoorkomende oorzaken van een te lage wrench time zijn: 

  • Wachttijden
  • Verkeerde tools meegenomen
  • Onvoldoende kennis bij de monteur
  • Rework
  • Te veel medewerkers op de klus

Onderstaande afbeelding geeft een helder beeld van wat wel en niet inbegrepen is binnen de wrench time.

Wrench time geeft inzicht in efficiency van je team

Let op: deze KPI is niet toe te passen op elk type monteur. Een storingsmonteur, bijvoorbeeld, heb je het liefst zo min mogelijk aan het werk. Dat betekent dat er weinig storingen zijn. Zijn wrench time wil je dus zo laag mogelijk hebben.

Aan de slag met deze KPI’s?

Nu jij de beste KPI’s voor asset management software kent, kun jij in 2022 nog efficiënter aan het werk. Wij kunnen ons voorstellen dat het vragen oproept en jij zo 1,2,3 niet weet hoe jij deze KPI’s kunnen toetsen binnen jouw organisatie. Met onze quick scan kunnen we jullie hiermee helpen. Heb jij vragen over het McMain dashboard en Power BI? Neem dan gerust contact met ons op.