Grip op de audits
7 oktober 2020

7 tips om van elke audit een succes te maken

Zo bereid je je als Technische Dienst goed voor

Een audit kan elk bedrijf opgelegd krijgen, groot of klein. Ze zijn onvermijdelijk en van cruciaal belang om certificeringen te behouden en weer door te draaien. Vaak ontstaan bij de aankondiging van een audit zorgen. Want waar stond ook alweer alle informatie over de machines en kun je meekomen met de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van regelgeving binnen jullie sector?

Het motto van een auditeur is: staat het niet geregistreerd, dan is het ook niet gebeurd. Aan jullie de schone taak om aan te tonen dat de risico’s beheerst worden en de kwaliteit wordt gewaarborgd. Vaak zit deze kennis versplinterd in de organisatie. Een excellijst voor een planning, een whatsapp groep voor storingen en een whiteboard voor overdrachten. En als we het daar nu toch over hebben, hoeveel papieren zijn er wel niet kwijt geraakt of zijn gewoon onleesbaar. Natuurlijk is niks gewoon, want er is veel wisseling in de wacht en verschillende ploegen moeten de historie inzien als jullie de risico’s willen beheersen.

Paniek in de fabriek

Kortom, het is tijd voor verandering. Het roer moet om en wel snel, want audits vinden het hele jaar door plaats. Het is dus van groot belang om de zaken weer op orde krijgen om te laten zien dat jullie de brancheregels echt naleven. Veiligheid en hygiëne staan immers hoog in het vaandel. Er hangt dus wel wat af van de audits en het is logisch dat er spanning is. Hoe je het wendt of keert: er wordt een kwalitatieve meetlat gelegd naast de werkzaamheden. Een goede voorbereiding is daarom van groot belang, maar zorgt er ook voor dat je stressloos de audit doorkomt. 

Gebruik onderstaande tips van onze consultants Bas en Rowan om de audit zo goed mogelijk voor te bereiden:

Tip 1: Zet je informatie op één plek

Het klinkt misschien eenvoudig, maar het is moeilijker dan het lijkt. De uitdaging bij een Technische Dienst is vaak dat de kennis versplinterd is binnen de organisatie. Als de auditeur komt, kost het veel tijd om al die informatie te verzamelen. En dan blijkt dat het bezoek van de auditeur samenvalt met een grote storing, verschillende contractorbezoeken en de eerste dag van een nieuwe medewerker. Kortom, de informatie op één plek geeft rust.

Tip 2: Zorg dat je preventief onderhoud in orde is

Gestructureerd werkzaamheden uitvoeren en waarborgen dat het werk ook écht is uitgevoerd: daar helpt de inspectielijst goed bij. In combinatie met preventief onderhoud worden jullie als Technische Dienst genoodzaakt regelmatig controles uit te voeren. Het is een gegeven dat bij regelmatige inspecties de fouten en gebreken sneller aan het licht komen, dan wanneer het personeel willekeurig rondjes loopt zonder inspectielijsten. Met de inspectielijsten loop je nooit ‘zomaar’ meer een rondje en is het denken dat alles in orde is, van de baan. Je moet immers vastleggen en ondertekenen dat de machine werkt naar behoren. Zo draagt de Technische Dienst verantwoordelijkheid voor de assets.

Tip 3: Geef machines vrij

Het is van groot belang om te registreren dat de werkplekken schoon en veilig zijn achtergelaten. Dit kan op een hele makkelijke manier gedaan worden met één bepaalde functie: de machine vrijgave. Zeker in de food sector is het verplicht om dit te registreren en met bijvoorbeeld de Digitale Monteur kunnen jullie in een handomdraai aangeven dat de werkplek veilig én schoon is. Een foto, handtekening en de job is done.

Tip 4: Zorg dat jullie hygiëneplan HACCP-proof is

Het hebben van hygiëneregels is van groot belang en bedrijven die levensmiddelen produceren moeten voldoen aan de BRC standaard. Daarom zullen auditeurs controleren of levensmiddelenbedrijven zich houden aan de hygiëneregels. Dit kan met een eigen voedselveiligheidsplan of met een goedgekeurde hygiënecode van de sector. Om een veilig productieproces te garanderen moet het voedselveiligheidssysteem gebaseerd zijn op de HACCP-systematiek.

Tip 5: Koppel werkvergunningen aan werkopdrachten

In een onderhoudssysteem is het mogelijk om werkvergunningen te koppelen aan werkopdrachten. Het is zo dat je bij een werkvergunning de taak gaat beoordelen op de risico’s. Denk bijvoorbeeld aan het lassen in een omgeving waar voedsel wordt geproduceerd. Daar zitten eisen aan die jullie moet waarborgen en moet naleven. Deze werkvergunningen zijn verplicht, maar staan zeker niet altijd in onderhoudssystemen verwerkt. Dus verwerk ook de werkvergunningen in McMain en niet alleen in de klapper.

Tip 6: Registreer en volg jouw meldingen

Binnen een onderhoudssysteem zit een flow die is opgebouwd om te laten zien aan auditeurs dat er waarborging is binnen de organisatie. Maak daar gebruik van. Laat het personeel op de werkvloer gebruik maken van de meldingen. Geef audit gerelateerde zaken een bepaald type (QHSE) mee zodat je daar later op kunt filteren. Deze handelingen zorgen ervoor dat wanneer er een audit is jullie een heel precies overzicht hebben met alle relevante informatie. Hoe ziet zo’n flow er dan uit? 

Er vindt bijvoorbeeld een gevaarlijke situatie plaats: het personeel maakt ter plekke hier een melding van, zodat het direct binnenkomt bij de Technische Dienst. De melding bevat diverse informatie, denk aan beeldmateriaal en een omschrijving van de situatie. Zo weet de Technische Dienst vooraf wat er aan de hand is en kunnen zij de melding oppakken. Na het repareren geeft de Technische Dienst de machine weer vrij, zodat het werk weer opgepakt kan worden. Zo is er waarborging van begin tot eind.

Tip 7: Blijven ademen

Als consultant hebben Bas en Rowan veel audits de revue zien passeren. Hun ultieme advies? Geef de auditeur een laptop en een kop goed warme koffie en laat ze maar een uurtje rondneuzen in McMain. Als jullie bovenstaande tips hebben opgevolgd, kan er weinig gebeuren.

Hulp nodig tijdens audit?
Dat kan natuurlijk. We snappen dat het allemaal wat veel kan zijn en dat het fijn is als er iemand even met jullie meekijkt. Laat het ons weten via support@mcmain.nl of laat het telefonisch weten via 0341 – 750 500 en dan zorgen we er samen voor dat het een geslaagde audit wordt.