Waarom zou je investeren in onderhoudssoftware? Een nieuw systeem introduceren kost namelijk tijd en geld. Je moet je verdiepen in de verschillende aanbieders, systemen vergelijken en kosten inventariseren en verantwoorden. Op het moment dat je een keuze hebt gemaakt, moeten mensen ook nog leren hoe ze met de software kunnen werken.
En dat terwijl er al zoveel te doen is en je eigenlijk personeel tekort komt om al het werk uit te voeren. De achterstanden in het onderhoud aan machines en gebouwen lopen daardoor steeds verder op. Tijd en geld vrijmaken voor software lijkt dan niet de beste keuze.
Toch biedt onderhoudssoftware veel voordelen die jou en je team kunnen helpen tijd en geld te besparen en problemen op te lossen. Onderstaand vind je 20 voordelen die deze software jou kan bieden, onderverdeeld in vijf categorieën. Klik op één van onderstaande links om direct naar een categorie te springen.
Downtime verminderen | Kosten beheersen | Efficiency verhogen | Data verzamelen en gebruiken | Veiligheid verbeteren
Downtime verminderen
1. Achterstanden wegwerken
Achterstanden in het onderhoud van machines en gebouwen zijn nooit helemaal te voorkomen. Maar als er teveel waardevolle assets kampen met achterstallig onderhoud, kan dit leiden tot hoge kosten als gevolg van onverwachte uitval, reparatie en stilstand.
Met onderhoudssoftware kun je onderhoud periodiek inplannen. Hierdoor krijg je automatisch een melding als het tijd is voor een inspectieronde of onderhoudsbeurt. Zo blijven er geen taken liggen en houd je je assets in goede conditie.
2. Verleng de levensduur
Ouderdom alleen hoeft zeker geen reden voor uitval van assets te zijn. Maar het draagt er vaak wel aan bij. Omdat het vervangen van een oude machine financieel niet altijd mogelijk is, is goed onderhoud extra belangrijk.
Om ervoor te zorgen dat een machine in goede conditie blijft, moet je onderhoud uitvoeren voordat het te laat is. Door onderhoudssoftware te koppelen aan sensoren, PLC’s, SCADA of MES-systemen kun je de conditie in realtime monitoren. Zo kun je problemen voorkomen door onderhoud op tijd in te plannen.
3. Preventief onderhoud makkelijker maken
Elke onderhoudsmonteur weet dat preventief onderhoud essentieel is bij het voorkomen van storingen en downtime. Alleen, hoe plan je preventief onderhoud in?
Onderhoudssoftware kan geautomatiseerde werkopdrachten klaarzetten, op basis van een ingesteld onderhoudsmodel. Deze worden aangemaakt op basis van een vast tijdsinterval, het aantal draaiuren of de conditie van een asset. Preventief onderhoud wordt op deze manier automatisch ingepland waardoor het niet meer vergeten wordt.
4. Reparaties en inspecties versnellen
Wanneer een machine gerepareerd of geïnspecteerd wordt, is deze tijdelijk buiten bedrijf. Dit soort downtime is niet altijd te voorkomen, maar wel te verkorten. Als onderhoud lang duurt, bijvoorbeeld door onduidelijke instructies of omdat benodigd materiaal niet op voorraad is, kost dit onnodig veel tijd en geld.
Met onderhoudssoftware heb je alle documentatie bij je in een app en weet je voordat je met een klus begint of materiaal op voorraad is. Ook kun je werkopdrachten die lang duren om af te ronden uit het overzicht filteren en onderzoeken wat daarvan de oorzaak was. Door dit op te lossen ben je de volgende keer minder tijd kwijt en is er dus ook minder downtime.
Kosten beheersen
5. Voorspellen welke materialen je nodig hebt
Als je je voorraadbeheer niet onder controle hebt kan dat leiden tot onnodige kosten. Op het moment dat een machine uitvalt en je hebt de benodigde materialen niet voorhanden, of je kunt ze niet vinden, leidt dat tot extra downtime. Om de machine toch weer snel draaiende te krijgen wordt er vaak een noodoplossing bedacht die ertoe kan leiden dat een machine opnieuw uitvalt. Ondertussen worden de benodigde materialen met spoed besteld, wat extra hoge kosten met zich meebrengt.
Door je voorraad te beheren met software heb je zicht op de hoeveelheid en het soort materialen die je tot je beschikking hebt. Ook kun je een minimumvoorraad instellen en automatisch inkooporders genereren. Zo zorg je ervoor dat je nooit te weinig, maar ook niet te veel materiaal op voorraad hebt.
6. Ondermaatse productie voorkomen
Geproduceerde materialen die weggegooid of naderhand bewerkt moeten worden kosten veel tijd, geld en energie. Vaak is het alleen maar mogelijk om dit productieverlies goed te maken door over te werken.
Door je assets in goede conditie te houden voorkom je voor een belangrijk deel productiefouten. Met onderhoudssoftware stel je preventief onderhoud in en verklein je de kans op productiefouten en onverwachte uitval.
7. Inzicht in onderhoudskosten
In onderhoudssoftware kun je per werkopdracht de kosten van materiaal, arbeid en andere uitgaven inzien. Hierdoor kun je heel eenvoudig een overzicht van de kosten van het onderhoud genereren.
Dit maakt het ook veel eenvoudiger om een onderhoudsbudget op te stellen. Daarnaast kun je de kosten van onderhoud vergelijken met de kosten die stilstand met zich meebrengt.
8. Energie besparen
Goed onderhouden machines en gebouwen verbruiken veel minder energie dan assets die niet goed onderhouden zijn en inefficiënt opereren. Zeker met hoge energieprijzen is er voor bedrijven veel winst te behalen op dit punt.
Als je preventief onderhoud goed ingericht hebt in onderhoudssoftware, zorgt dat ervoor dat je assets zo efficiënt mogelijk blijven opereren en daardoor een minimale hoeveelheid energie verbruiken.
Efficiency verhogen
9. Onderhoudsplanning optimaliseren
Met een goede onderhoudsplanning ben je zo weinig mogelijk tijd, materiaal en geld kwijt. Om zo’n planning op te kunnen stellen moet je rekening houden met wat een asset nodig heeft, productieschema’s en voorraad.
Een goede planning begint bij inzicht in je assets en middelen. Hulpmiddelen als sensoren, PLC’s en MES-systemen geven je dit inzicht. Als je deze tools integreert met onderhoudssoftware, kun je de gegevens die daaruit komen gebruiken om onderhoudsschema’s te finetunen. Tegelijkertijd stelt de software je in staat om medewerkers zo optimaal mogelijk in te zetten.
10. Meldingen automatiseren
In organisaties krijgt de Technische Dienst op allerlei manieren meldingen binnen van storingen: telefonisch, via post-its of mondeling. Dit is niet alleen heel ouderwets, het is ook nog eens erg inefficiënt. De TD moet hier namelijk elke keer zelf een werkopdracht van maken en zorgen dat duidelijk is om welke asset het precies gaat.
Met een Melder app, die verbonden is met onderhoudssoftware, kan iedereen binnen een organisatie een melding maken van een storing en de juiste asset selecteren. In het ideale geval zijn assets voorzien van een QR-code, zodat een medewerker automatisch de juiste asset selecteert door de code te scannen.
Wanneer er zo’n melding binnenkomt kan de TD daar snel en eenvoudig een werkopdracht van maken. Dit bespaart tijd en zorgt er bovendien voor dat een storing snel verholpen kan worden.
11. Onderhoudsprocessen standaardiseren
Een standaard voor het registreren van onderhoud is een beproefde manier voor succes. Als je elke nieuwe storing of werkopdracht op een andere manier registreert, leidt dat tot onduidelijkheid en duurt het extra lang voordat een asset weer operationeel is.
Daarom is onderhoudssoftware zo belangrijk. Alles wordt op dezelfde manier geregistreerd en bevat dezelfde informatie. Dit maakt het makkelijker te begrijpen en het kost weinig tijd om in te voeren. Daar komt nog eens bij dat alles digitaal beschikbaar is en direct door iedereen ingezien en opgevolgd kan worden.
12. De toegang tot onderhoudsgegevens verbeteren
Als kennis nergens centraal opgeslagen wordt, moet je altijd mensen opzoeken die je juiste kennis wél hebben. Of je bent veel tijd kwijt aan het doorzoeken van stapels papieren of bestanden op een computer. Doordat dit vaak veel tijd kost, heeft een machine in zo’n geval onnodig veel downtime.
Het is daarom veel beter om alle informatie over assets onder te brengen in onderhoudssoftware. Dus ook handleidingen, foto’s en andere notities. Zo heeft iedereen binnen de TD altijd toegang tot alle informatie en kan werk zo snel mogelijk worden opgepakt. Hierdoor blijft downtime tot een minimum beperkt.
Data verzamelen en gebruiken
13. Trends in statistieken vinden
Statistieken vertalen onderhoudstaken in cijfers. Hierdoor kun je de prestaties van je assets én je team meten. Met deze data is het mogelijk om oorzaken en gevolgen aan elkaar te verbinden, zodat je processen kan verbeteren.
Maar zonder het juiste gereedschap is het niet mogelijk om gegevens bij te houden. En daar komt onderhoudssoftware weer om de hoek kijken. Omdat alles in deze software geregistreerd wordt, verzamel je heel veel gegevens. Op basis van deze gegevens kun je gaan analyseren en processen verbeteren, waar nodig.
14. Tijd besparen bij rapportage
Onderhouds-KPI’s stellen je in staat om problemen met assets te herkennen en te vergelijken. Alleen is het samenstellen van KPI-rapporten met Excel of op papieren overzichten tijdrovend en kan het snel leiden tot fouten.
Onderhoudssoftware stelt je in staat om automatisch gegevens te verzamelen op alle gebieden van onderhoudswerkzaamheden. Dankzij rapportages is het eenvoudig om deze data te begrijpen en vergelijken. Op basis van de uitkomsten is het mogelijk om aanpassingen te doen die de performance van assets verbeteren of risico’s verkleinen.
15. Realtime inzicht in werkopdrachten
Het bijhouden van de status van werkopdrachten is cruciaal om achterstanden te voorkomen, werk efficiënt in te plannen en budgetten op te stellen. Als je geen inzicht hebt in werkopdrachten kan dat al snel leiden tot onnodig lange downtime, hogere kosten en het nemen van de verkeerde beslissingen.
Omdat onderhoudssoftware je wel inzicht geeft in de status van werkopdrachten, is dit te voorkomen. Vanwege het realtime inzicht in elke werkopdracht, kun je extra personeel of materiaal vrijmaken als dat nodig is. Zo beperk je downtime tot het minimum en zet je de beschikbare resources zo efficiënt mogelijk in.
16. Toegang tot historische gegevens
Het is moeilijk om een asset te managen als je geen inzicht hebt in de historische gegevens. Zelfs als technici alles weten over een bepaalde machine is het niet erg waarschijnlijk dat die kennis altijd beschikbaar blijft. Als iemand namelijk vertrekt bij de organisatie, of met pensioen gaat, vertrekt de kennis over een asset ook.
Doordat je in onderhoudssoftware alle informatie over een asset kunt opslaan, houd je de kennis in huis als er mensen vertrekken. Bijkomend voordeel is dat nieuwe medewerkers zich de kennis over het repareren of inspecteren van een asset veel sneller eigen kunnen maken.
Veiligheid verbeteren
17. Risico’s verkleinen
Het maakt niet uit hoe snel een klus uitgevoerd wordt als het niet veilig gebeurd. Als er bij de planning van een project of onderhoudstaak geen rekening gehouden wordt met veiligheid, neemt de kans op een ongeval toe. Ervoor zorgen dat er veilig gewerkt wordt kost misschien iets meer tijd qua voorbereiding, maar veiligheid is nu eenmaal het allerbelangrijkst.
Met onderhoudssoftware is het mogelijk om werkopdrachten aan te maken die rekening houden met veiligheid. Zo kun je een werkvergunning of checklist toevoegen aan de werkopdracht. Daarnaast kun je bij elke asset waar dat nodig is een Material Data Safety Sheet toevoegen. Op die manier zorg je ervoor dat technici het werk zo veilig mogelijk uitvoeren en beperk je risico’s tot het minimum.
18. In minder tijd op audits voorbereiden
Het is niet altijd eenvoudig om audits door te komen. Zonder de juiste tools en kennis wordt het helemaal ingewikkeld. Als je een audit niet doorkomt kan dat duizenden of zelfs miljoenen euro’s schade met zich meebrengen.
Gelukkig is het met onderhoudssoftware veel makkelijker om je voor te bereiden op een audit. Je kunt de volledige onderhoudshistorie van een asset met één druk op de knop aan de auditeur laten zien. Ook kun je eenvoudig aantonen hoe een inspectieronde eruitziet en welke veiligheidsmaatregelen er genomen worden.
19. Voorkom boetes van de Arbeidsinspectie
Onveilige werksituaties kunnen leiden tot ongevallen met letsel. Als de Arbeidsinspectie concludeert dat er veiligheidsovertredingen zijn begaan, kan dat leiden tot hoge boetes van duizenden euro’s of meer. Gebrekkige communicatie of onduidelijke afspraken liggen vaak ten grondslag aan onveilige situaties.
Doordat alle informatie en procedures vastgelegd kunnen worden in onderhoudssoftware, heeft iedereen hier toegang toe. Als technici ook gebruik maken van een mobiele app, kunnen ze altijd snel de benodigde informatie raadplegen. Op die manier verlaag je het risico op onduidelijkheid en onveilige werksituaties.
20. Veiligheidstraining beheren
Training is een belangrijke voorwaarde om veilig te kunnen werken. Maar in een stressvolle situatie of bij afwezigheid van medewerkers met de juiste training kan er toch een onveilige werksituatie ontstaan.
Onderhoudssoftware helpt je om werkopdrachten toe te wijzen aan medewerkers met de juiste kwalificaties of training. Op die manier kun je werkzaamheden waar bijvoorbeeld een VCA of heftruckcertificaat voor nodig zijn toewijzen aan iemand die ook daadwerkelijk over die papieren beschikt. Hierdoor voorkom je dat medewerkers die ongekwalificeerd zijn bepaald werk uitvoeren, wat het risico op ongevallen verlaagd.
Sla 20 vliegen in één klap met software
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, kan je heel veel problemen en uitdagen oplossen of vereenvoudigen met onderhoudssoftware. Een investering in software levert dan ook meer op dan alleen een gestroomlijnd onderhoudsproces en assets die optimaal presteren. Het komt onder andere ook de productie, de veiligheid en de bedrijfskosten ten goede.
Wil jij ervaren hoe het is om met onderhoudssoftware te werken, zonder dat je direct ergens aan vast zit? Probeer dan de 30 dagen trial van McMain Online onderhoudssoftware. Hiermee kun je de software gratis en vrijblijvend proberen. Bovendien krijg je tips over hoe je het maximale uit het systeem kunt halen. Heb je hier vragen over? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750500 of sales@mcmain.nl.
