Wat is een werkvergunning?

Het woord zegt het al. Een werkvergunning is een vergunning om te kunnen en mogen werken. Het is een overeenkomst tussen opdrachtgever en degene die het werk uit gaat voeren. Dit kan zowel een werknemer van de organisatie zijn als een externe. Een werkvergunning wordt vaak ingezet bij werkzaamheden waarbij een verhoogd veiligheidsrisico speelt. In een werkvergunning wordt zeer nauwkeurig aangegeven wat de opdracht is, wanneer deze plaatsvindt, met welke risico’s rekening gehouden moet worden, onder welke voorwaarden de werkzaamheden uitgevoerd mogen worden en uiteraard wie de opdrachtgever en uitvoerder zijn. Het doel van deze overeenkomst is ervoor te zorgen dat iedereen zo veilig mogelijk kan werken.

Werkvergunningen software

Het werken met werkvergunningen is binnen de technische dienst steeds meer de norm. Omdat het van groot belang is dat dit nauwkeurig gebeurt, is het een tijdrovende werkwijze. Het opstellen van een vergunning kan op vele manieren, zelfs met de hand op papier geschreven. Het is dan echter maar de vraag of de veiligheid ook geborgd wordt. Het handgeschreven briefje kan immers kwijtraken. Bovendien dient er op deze manier voor elke opdracht een nieuwe werkvergunning opgesteld te worden.

Gelukkig is het ook mogelijk om werkvergunningen op te stellen in McMain onderhoudssoftware. Hiermee wordt het hele proces digitaal geborgd. De belangrijkste onderdelen van de werkvergunningen-module van McMain op een rijtje:

  • Bespaar tijd door gebruik te maken van templates;
  • De juiste documenten bij de hand, op een centrale plek;
  • Borging van verschillende rollen binnen het proces.

Wat staat er in een werkvergunning?

Hoewel er geen wettelijke eisen zijn waaraan een werkvergunning moet voldoen, is het verstandig om alle zaken die voor de uitvoerder van belang zijn er in op te nemen. Als voorbeeld nemen we de inspectie aan een silo. Naast de algemene voorwaarden waaraan moet worden voldaan, zijn er ook specifieke eisen en risico’s die in de vergunning opgenomen dienen te worden.

Onderhoud silo

Omdat dit werk op hoogte wordt uitgevoerd, moet in de werkvergunning worden opgenomen dat de uitvoerder te allen tijde gezekerd is, een driepunts tuigje draagt en een helm op heeft. Doordat dit werk in een besloten ruimte wordt uitgevoerd, moeten ook de vluchtroutes zijn opgenomen in de werkvergunning. Gebeurt er tijdens het uitvoeren van het werk iets dat niet als risico in de werkvergunning is opgenomen, dan is de opdrachtgever verantwoordelijk.

“Maak een werkvergunning specifiek en zorg dat deze aansluit bij het werk dat gedaan moet worden. Doe je dit niet? Dan verandert een werkvergunning al snel in een algemene checklist, worden er onnodig veel vinkjes gevraagd en loop je het risico dat deze niet serieus genomen wordt. Maar voorkom ook dat deze te summier is waardoor er belangrijke zaken over het hoofd gezien worden.”

Rowan ter Steege – Business Consultant

De 3 stappen binnen een werkvergunning

Het invullen van de werkvergunning is de verantwoordelijkheid van zowel de opdrachtgever als de uitvoerder van het werk. Dit gebeurt in 3 stappen: voor, tijdens en na het uitvoeren van de werkzaamheden.

  • Voor: omvat de voorbereidende maatregelen die getroffen moeten worden door de opdrachtgever. Ook wel de TRA (Taak Risico Analyse) genoemd. Denk hierbij aan omgevingsvariabelen als een schone werkplek, beschikking over de juiste PBM’s (persoonlijke beschermingsmiddelen) en het categoriseren en in kaart brengen van de risico’s.
  • Tijdens: omvat de werkzaamheden vlak voor er gestart wordt. Ook wel de LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) genoemd. Dit is het moment dat de taken vanuit de TRA gecontroleerd worden, en bekeken wordt of de maatregelen die genomen moesten worden, ook daadwerkelijk genomen zijn. Deze punten worden samen met de uitvoerder doorlopen.
  • Achteraf: omvat de werkzaamheden die bij de uitvoerder liggen. Voorbeelden hiervan zijn het schoon opleveren van de werkplek, het inleveren van gebruikte materialen en het operationeel stellen van de machine.

Zo maak je een succes van jouw werkvergunningen

We kunnen spreken van een succesvolle werkvergunning als:

  • deze kritisch bekeken en nageleefd wordt omdat de vergunning niet te uitgebreid, maar ook zeker niet te summier is;
  • de werkuitvoerder zich continu bewust is van het werk dat hij verricht, ook wanneer dit routinematig is;
  • de werkuitvoerder zijn werk op een veilige manier heeft kunnen doen.

Het opstellen van een goede werkvergunning kun je niet alleen. Betrek hier daarom ook mensen in die er vanuit een andere invalshoek naar kijken. Denk bijvoorbeeld aan het hoofd van de technische dienst, de werkvoorbereider, de monteur, productieleiders en -medewerkers en natuurlijk de afdeling QHSE.

De rol van McMain bij werkvergunningen

In het kader van efficiënt werken, willen wij met onze onderhoudssoftware alle processen faciliteren, dus ook de werkvergunning. Daarom hebben we eerder een evenement georganiseerd met enkele gebruikers van de software rondom het onderwerp werkvergunningen. Mede op basis van de input van de gebruikers hebben wij de module Werkvergunningen ingericht in onze software.

Wij maken het mogelijk de risico’s vooraf te categoriseren. Door dit één keer goed in te richten bespaar je een hoop tijd en heb je te allen tijde toegang tot goed doordachte werkvergunningen.

Wil jij hier ook mee aan de slag? Wij helpen je graag.