“Validatierapporten en audit trails zijn musthaves in de pharma-industrie. Daarom kiezen wij voor McMain”

“Al sinds 2012 werken wij met McMain. We gebruiken de software ter ondersteuning bij het opstellen van validatierapporten en de uitvoer van audit trails, musthaves binnen de pharma-industrie. Daarnaast wilden we de processen binnen de technische dienst beheersbaar maken.” Aan het woord is Davey Lakeman, maintenance engineer bij Produlab Pharma: “Nadat wij in 2021 een tweede productielocatie hebben geopend, is de rol van McMain asset management software nog veel groter geworden. We kunnen niet meer zonder.”

Produlab Pharma werd ruim 30 jaar geleden opgericht. Wat begon vanuit een klein kantoorgebouw met een magazijn, is uitgegroeid tot een bedrijf met een productiefaciliteit van 22.000 m2 en ruim 185 medewerkers. Vanuit de fabriek in Raamsdonksveer produceert Produlab 4.000 verschillende vloeibare en halfvaste veterinaire medicijnen, die het aan 98 landen wereldwijd levert.

Validatierapporten en audit trails in de pharma-industrie

Het opstellen van validatierapporten en de uitvoer van audit trails zijn noodzakelijk binnen de pharma-industrie. Iedere keer als McMain – de software die ondersteund bij het onderhoud aan een machine – wordt geüpdatet, wordt hiervan een validatierapport inclusief testverslag gemaakt. Op deze manier kan aangetoond worden dat de systemen nog aan de voorwaarden voldoen.

Audit trails worden gebruikt om alle handelingen van gebruikers na te gaan en te controleren of er bijvoorbeeld gebruikersrechten zijn gewijzigd na een software-update. Beide functionaliteiten zijn mogelijk met McMain.

In korte tijd al veel tijdwinst behaald

Nadat McMain sinds 2021 een nog belangrijkere plek heeft ingenomen bij Produlab, levert dat volgens Davey veel tijdwinst op: “Zo zien we dat de werkvoorbereider veel tijd bespaart doordat informatie beter voorhanden is. Op dit moment komt dit al neer op circa een uur per dag. Dat klinkt misschien niet als heel veel, maar in een maand tijd besparen we toch al gauw een halve werkweek.

“Een werkvoorbereider bespaart nu al een uur per dag. Dit komt neer op een halve werkweek per maand!”

En ook onze QA profiteert hiervan. Vroeger moest er met de werkvoorbereider gebeld worden om informatie op te halen. Die moest de informatie vervolgens opzoeken in lijstjes die overal en nergens stonden. Nu is alle informatie opgeslagen op een centraal punt, waardoor QA overal bij kan en de werkvoorbereider minder gestoord wordt.

Regelmatig kwam er iemand langs met een vraagje. Dit kostte de werkvoorbereider dan al gauw een half uur. Dit is nu nog maar een paar minuten. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om de OEE (Overall Equipment Effectiveness – red.). Hier zullen we straks echte grote stappen zetten en veel tijdwinst realiseren.”

Dankzij McMain een grote verschuiving van ad-hoc naar preventief werken

McMain heeft bij Produlab flink bijgedragen aan de transitie van ad-hoc naar preventief werken. “Op dit moment komen er circa 15 meldingen per week binnen en hebben we 1100 preventief onderhoudstaken per jaar”, vertelt Davey. “De tijd die we kwijt zijn aan preventief onderhoud en ad-hoc werkzaamheden is nu 50/50.”

Dit was een paar jaar geleden heel anders, toen werd er veel meer ad-hoc werk verricht. Als er nu iets is, wordt het direct in McMain gezet. Hierdoor kunnen we meten en historie opbouwen. Bovendien hebben we meer zicht op de preventieve taken. Een mooie verschuiving ten opzichte van vroeger.”

Monteurs werken een stuk efficiënter door McMain

Davey vertelt dat gebruiksgemak een belangrijke voorwaarde is waaraan de software moet voldoen: “Om er voor te zorgen dat iedereen binnen de TD met McMain gaat werken, is gebruiksgemak van groot belang. Monteurs moeten data gemakkelijk kunnen invoeren, en de drempel om dit te doen moet zo laag mogelijk zijn. De Digitale Monteur helpt hier enorm bij, en verkleint de kans op fouten.

“McMain is heel flexibel. Het is precies zo te configureren zoals wij willen, zonder dat het maatwerk is. Dat is ideaal.”

Bovendien sluit het digitaal werken met de app goed aan bij onze paperless pharma plant. Dit houdt in dat ons totale productieproces zonder papier wordt uitgevoerd. Hierin zijn wij redelijk uniek in onze sector. We werken er naartoe dat de monteurs alle benodigde informatie bij de hand hebben. Hierdoor werken ze een stuk efficiënter en is de HoTT (Hands on Tool Time) gestegen. We proberen de functionaliteiten van McMain nu dus optimaal te benutten. Ook het werken met voorraadbeheer in McMain staat nog op de planning. Hiervoor nemen we de artikelen uit het magazijn op in het systeem.”

Persoonlijk contact en korte lijnen

“Vorig jaar stond voornamelijk in het teken van het onder de knie krijgen van de software.  Wekelijks hadden we een meeting met consultant Richard van McMain en middels learning on the job maakten wij ons de software eigen. De samenwerking heb ik altijd als heel aangenaam ervaren. Inmiddels werken we zelfstandig en hebben we minder ondersteuning vanuit McMain nodig. Wanneer we toch hulp nodig hebben, en een beroep doen op de supportafdeling, krijgen we heel snel antwoord. Het contact is persoonlijk en de lijntjes zijn kort, dat is heel erg fijn.”

Ook aan de slag met McMain?

Tot slot heeft Davey nog een goede tip: “​​Neem de tijd! Probeer niet in een keer je hele fabriek in McMain te stoppen. Werk agile, met iteraties, en deel de implementatie op in stappen.” 

Ervaren hoe onze asset management software werkt? Probeer gratis de trialversie van McMain Online en ontdek het zelf. Heb je nog vragen, neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500. 

---