Starten met onderhoudssoftware
Het begin is altijd het lastigst, ook bij onderhoudssoftware, want waar begin je mee? In zo’n periode is het fijn als je iemand onder de sneltoets heb staan waar je met alle vragen bij terecht kan. Hier komen de consultants in het vizier. Van begin tot eind hebben zij al tientallen keren het proces doorgaan waar jij nu aan gaat beginnen.
Vanuit deze ervaring hebben onze consultants een aantal tips opgesteld om jullie de juiste handvatten te geven. Zo kun je snel en goed van start gaan met het opzetten van jouw digitale onderhoudsbeheer.
Vijf tips van Rowan voor een goede start met onderhoudssoftware:
Weet je niet zo goed waar je moet beginnen en lijkt het alsof deze startperiode veel tijd gaat kosten? Door de volgende stappen te volgen onstaat er een fijne workflow en zal ook jullie onderhoudsbeheer in een mum van tijd opgezet zijn.
Tip 1 Werk stap voor stap
Het is heel makkelijk om de weg kwijt te raken in de wereld van de onderhoudssoftware. Op vele gebieden kan je stappen zetten als je voor de eerste keer een onderhoudsbeheersysteem implementeert binnen de organisatie. Begin dus met de basis: zet de assets erin en start met het registreren van storingen. Vanuit deze basis kun je op den duur stappen zetten naar preventief onderhoud.
Tip 2 Maak een gefundeerde basis in het systeem: de objectenboom
Neem alle tijd om de structuur in het systeem op orde te krijgen. Start met het in kaart brengen van alle assets die in het systeem moeten komen te staan. Belangrijk is dat ook de rest van het team deze structuur moet volgen. Bedenk daarom samen met de rest van de Technische Dienst hoe deze structuur wordt weergegeven. Eén van de uitdagingen is het motiveren van collega’s om met een nieuw systeem te gaan werken. Daarom is het belangrijk hen vanaf het eerste moment te betrekken. Laat zien wat de toegevoegde waarde is en waar de winst te halen valt.
Tip 3 Houd de verwachtingen scherp
Vanaf het begin is het verstandig om een scherpe verwachting te stellen. Kijk waar je het meest kan winnen. Wil je bijvoorbeeld storingen in kaart brengen of juist de artikelkosten op de werkopdrachten? Een slimme stap is dan om contact op te nemen met de leveranciers. Zij willen vaak wel meewerken om de bestelgeschiedenis te delen. Zo heb je een realistisch beeld van de veelgebruikte artikelen.
Tip 4 Verdeel de gebruikersprofielen
Op elke werkvloer zijn er functiescheidingen. Behoud deze scheiding ook binnen de onderhoudssoftware. Er zijn namelijk verschillende functieprofielen die ingezet kunnen worden. Het werkt averechts door iedereen toegang te geven tot elk niveau binnen het systeem, want zo is het makkelijk om te verdwalen. Juist door elke medewerker precies de juiste koppelingen te geven, wordt het uitvoeren van de werkzaamheden een stuk makkelijker.
Tip 5 Ga aan de slag
De allerlaatste en ook de belangrijkste tip: maak tijd vrij om het systeem te leren kennen en daadwerkelijk aan de slag te gaan. In het begin kost het tijd om in de flow te raken, maar dit verdient zich absoluut terug.
Meer tips of hulp nodig?
Wil je zelf ervaren hoe het is om aan de slag te gaan met onderhoudssoftware? Probeer gratis de trialversie van McMain Online en probeer het zelf uit! Heb je nog vragen, neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of via 0341 – 750 500.
Benieuwd wat onze consultants je nog meer kunnen vertellen? Lees dan ook de tips over het inrichten van de objectboom.
