Als Maintenance Manager of Hoofd Technische Dienst heb je dagelijks te maken met veel terugkerende uitdagingen en problemen. Je werkt in losse systemen, hebt weinig grip op planningen en mist inzichten voor verbetering.
Veel van deze uitdagingen zijn herkenbaar voor elke Technische Dienst. Ze zorgen niet alleen voor praktische knelpunten, maar ook voor frustratie op de werkvloer. In dit artikel lees je welke 10 uitdagingen het vaakst voorkomen én hoe je ze kunt oplossen.
Ga direct naar één van de uitdagingen:
1. Onvoldoende grip op de onderhoudsplanning
Zonder een centrale plek voor je onderhoudsplanning ontstaat er al snel chaos. Werkopdrachten staan verspreid over Excel-lijsten, mails en notitieblokken. Hierdoor is het lastig om overzicht te houden. Je weet niet precies wie waarmee bezig is en wanneer een taak klaar is. Dit zorgt voor verwarring en het risico dat taken dubbel of juist helemaal niet worden uitgevoerd.
De oplossing
Met een groot planbord en magneten kun je de planning overzichtelijk houden. Ook een gedeeld Excel-bestand werkt prima zolang iedereen zich eraan houdt. Je hebt visueel overzicht en kunt met kleurcodes en post-its flexibel plannen.
Het nadeel
Maar zodra het druk wordt of collega’s onderling wijzigingen aanbrengen zonder afstemming, raakt het overzicht snel zoek. Versies raken kwijt of worden niet bijgewerkt. Fouten in de planning zijn dan snel gemaakt.
Met software
CMMS software is speciaal ontwikkeld om onderhoud te registreren en inzichtelijk te maken. Op het planbord in de software kan je precies zien wie welke taak oppakt. En een wijziging is direct voor iedereen zichtbaar. Zo is er dus nooit meer onduidelijkheid over de planning.
2. Preventief onderhoud wordt vergeten
In veel organisaties vindt onderhoud pas plaats als er iets kapot gaat. Je zit in een reactieve modus, waarin je vooral storingen oplost. Dit leidt tot onnodige stilstand, hogere kosten en frustratie in het team. Je hebt het gevoel achter de feiten aan te lopen en continu brandjes te blussen. Het frustreert, want je weet dat onderhoud beter geregeld kan worden. Goed onderhoud hoort proactief te zijn, niet reactief.
De oplossing
Een onderhoudskalender op papier of in Excel met vaste intervallen per asset kan goed werken. Door wekelijks een overzicht op te hangen en taken af te vinken, borg je het proces.
Het nadeel
Alleen wordt bij drukte zo’n lijst vaak niet gecheckt of helemaal vergeten. Er is niemand die automatisch waarschuwt dat een taak moet gebeuren. Het risico dat onderhoud te laat of helemaal niet wordt uitgevoerd, is groot.
Met software
Met CMMS software richt je eenvoudig preventief onderhoud in. Op het moment dat het weer tijd is voor onderhoud, maakt het onderhoudsmodel automatisch een werkopdracht aan. Je wordt dus vanzelf herinnerd als het weer tijd is voor onderhoud aan je assets.
3. Geen inzicht in storingsoorzaken
Als storingsoorzaken niet goed worden vastgelegd, is het lastig om structureel te verbeteren. Vaak blijft het bij een korte mondelinge overdracht of een onvolledige notitie. Daardoor zie je niet welke storingen vaak terugkomen of waar je het meeste tijd aan kwijt bent. Je weet dus ook niet waar je moet ingrijpen. Het voelt alsof je in het duister tast.
De oplossing
Je kunt werken met standaardformulieren waarin monteurs storingen noteren. Deze verzamel je in een map of spreadsheet, en bespreek je in een maandelijkse analyse.
Het nadeel
Maar in de praktijk blijven formulieren liggen, worden niet of onvolledig ingevuld of verdwijnen. Het kost veel tijd om gegevens te verzamelen en trends te herkennen. Daardoor blijven verbeteracties vaak uit.
Met software
Als je gebruikmaakt van een CMMS met digitale werkbonnen, dwingt dat volledige registratie af, zonder dat het als een zware administratieve last aanvoelt voor monteurs. Data is direct beschikbaar, centraal opgeslagen en eenvoudig te analyseren. Daardoor kan je wél sturen op verbetering.
4. Onderdelen zijn vaak niet op voorraad
Je wil een storing oplossen, maar komt erachter dat het benodigde onderdeel ontbreekt. Hierdoor loopt de machine langer stil dan nodig. Vaak weet niemand precies wat er op voorraad is of waar het ligt. Dat zorgt voor onnodige spoedbestellingen, vertragingen en frustratie in het team.
De oplossing
Een voorraadlijst in Excel of een fysiek kaartensysteem per schap kan werken. Als iedereen netjes aftekent wat eruit gaat, hou je de aantallen bij.
Het nadeel
Alleen vergeten mensen het bijwerken nogal eens, ze doen het achteraf. Daardoor kloppen aantallen niet en ontstaan verrassingen bij urgente storingen. Spoedbestellingen en vertraging zijn het gevolg.
Met software
Wanneer je je voorraad beheert in CMMS software is deze direct gekoppeld aan openstaande werkopdrachten. Je ziet real-time wat beschikbaar is, wat je moet bestellen en waar het ligt. Zo voorkom je misgrijpen en werk je efficiënter.
5. Cruciale kennis zit in de hoofden van monteurs
Veel technische kennis zit alleen in de hoofden van ervaren medewerkers. Als iemand ziek is of met pensioen gaat, raak je die kennis zomaar kwijt. Nieuwe collega’s weten dan niet precies hoe een machine werkt of wat er eerder is gedaan. Je loopt risico op fouten en vertraging.
De oplossing
Een fysieke map met werkinstructies, handleidingen en checklists is een goed begin. Door kennissessies te organiseren en kennisdeling binnen je technische team te stimuleren, voorkom je dat cruciale info verloren gaat.
Het nadeel
Het is dan wel belangrijk dat je de map regelmatig bijwerkt, anders raakt de informatie achterhaald. Nieuwe collega’s weten niet dat de map überhaupt bestaat of gebruiken hem niet. Kennis raakt alsnog verloren bij vertrek van medewerkers.
Met software
Als je CMMS software gebruikt, kan je alle informatie over een asset altijd op één plek terugvinden. Denk aan handleidingen, werkinstructies, de volledige onderhoudshistorie en notities. Zo houd je informatie actueel en is deze altijd beschikbaar via desktop of app. Dit is dé manier om kennis duurzaam te borgen.
6. Communicatie tussen afdelingen hapert
Zonder centrale informatievoorziening ontstaat er snel miscommunicatie tussen productie, werkvoorbereiding en Technische Dienst. Taken worden onduidelijk overgedragen of meerdere keren ingepland. Dit leidt tot irritaties en fouten, met onnodige stilstand van assets en dus omzetverlies, tot gevolg.
De oplossing
Met een logboek, whiteboard of dagstart kun je informatie overdragen tussen productie, TD en werkvoorbereiding. Taken kunnen daar worden besproken en verdeeld.
Het nadeel
Maar zodra er een spoedklus tussendoor komt of mensen afwezig zijn, ontbreekt de afstemming. Informatie blijft hangen bij één persoon of raakt kwijt in losse notities.
Met software
Een goed CMMS stelt iedereen binnen de organisatie in staat om een melding voor de TD te maken met een speciale Melder app, inclusief toelichting en foto/video. Elke melding kan in het CMMS worden omgezet in een werkopdracht. Na afronding krijgt de melder daar een bericht van, wat de communicatie onderling bevordert.
7. Auditvoorbereiding kost veel tijd
Bij audits, keuringen of inspecties moet je kunnen aantonen welk onderhoud is uitgevoerd. Als informatie verspreid staat op papier, in Excel of per e-mail, ben je veel tijd kwijt aan zoeken. Dat zorgt voor stress en risico’s tijdens inspecties.
De oplossing
Door alle werkbonnen en onderhoudsformulieren goed te archiveren in fysieke mappen, kun je een audit doorstaan. Met een vaste structuur is informatie terug te vinden.
Het nadeel
Zelfs al houd je de structuur erin, dan kost het veel tijd om de juiste documenten te vinden. Werkbonnen kunnen alsnog ontbreken of zijn onleesbaar. De voorbereiding op een audit is tijdrovend en foutgevoelig.
Met software
Met CMMS software heb je in één klik toegang tot alle relevante onderhoudsdata. Alles is automatisch vastgelegd en makkelijk te rapporteren. Dat bespaart tijd en geeft rust bij controles.
8. Monteurs ervaren een hoge werkdruk
Als je geen goed overzicht hebt van de werklast, voelen monteurs zich vaak overbelast. Taken blijven liggen of worden ad hoc verdeeld. Hierdoor ontstaat stress en daalt de motivatie. Je weet ook niet of de werkverdeling eerlijk is.
De oplossing
Met een whiteboard of planningsoverzicht kun je taken verdelen op basis van beschikbaarheid. In een dagelijks overleg stem je af wie wat doet.
Het nadeel
Toch is het lastig om op deze manier zicht op de werkdruk per persoon te houden. In de praktijk krijgen sommige collega’s dan alsnog steeds de lastige klussen, terwijl anderen ruimte overhouden. Dit leidt tot frustratie.
Met software
Met CMMS software zie je precies wie wat op zijn bord heeft. Zo verdeel je de taken eerlijk en plan je realistischer. Dat zorgt voor meer rust en tevredenheid in het team.
9. Moeilijk rapporteren aan management
Je weet dat jouw Technische Dienst keihard werkt, maar kunt het niet goed aantonen. Zonder duidelijke cijfers over prestaties, storingen of kosten is het lastig om het management mee te nemen in je plannen. Daardoor krijg je vaak minder aandacht of budget dan nodig.
De oplossing
Als je gegevens structureel bijhoudt in Excel, kun je elke maand rapportages maken over downtime, kosten en aantal storingen. Met wat handwerk krijg je inzicht.
Het nadeel
Alleen schiet de administratie er in de praktijk vaak bij in, zeker als het druk is. Gegevens zijn onvolledig of verspreid over meerdere bestanden. Daardoor kun je niet tijdig of betrouwbaar rapporteren.
Met software
Data wordt in een CMMS automatisch geregistreerd. Met dashboards en rapporten zie je direct hoe je Technische Dienst presteert. Zo toon je waarde aan bij het management en onderbouw je je plannen.
10. Verbeteracties raken in de vergetelheid
Na een storing wordt vaak besproken wat er beter kan. Maar zonder duidelijke opvolging verdwijnen deze verbeterideeën. Je pakt de oorzaak niet aan en dezelfde fouten blijven zich herhalen. Daardoor voelt het alsof je blijft dweilen met de kraan open.
De oplossing
Met een actielijst op papier of in een gedeeld document kun je verbeterpunten vastleggen. In een teamoverleg bespreek je de voortgang.
Het nadeel
Maar zodra de druk toeneemt, worden acties vergeten. Niemand voelt zich écht verantwoordelijk en de lijst raakt achterhaald. Terugkerende problemen blijven bestaan.
Met software
Met CMMS software koppel je verbeteracties direct aan assets of werkopdrachten. Storingsoorzaken en werkwijzen om deze op te lossen voeg je eenvoudig als notitie toe bij een asset. Hierdoor worden verbeteringen structureel geregistreerd en écht doorgevoerd.
Zelf aan de slag met CMMS software?
Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag met CMMS software om jouw gekozen onderhoudsstrategieën efficiënt uit te voeren? Dan kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen.
Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
