Een Computerized Maintenance Management System (CMMS) zoals McMain aanschaffen vraagt om een goed onderbouwde businesscase. Zeker als je de directie en de financiële afdeling moet overtuigen. In dit artikel lees je hoe je een sterke onderbouwing maakt. Je leert welke kosten en baten je meeneemt, hoe je KPI’s definieert en hoe je een eenvoudige ROI-berekening maakt. Zo krijg je draagvlak voor digitaal onderhoudsbeheer.
Welke kosten neem je mee in je businesscase?
Een goed CMMS helpt kosten besparen, maar je moet eerst laten zien waar die kosten vandaan komen. Denk aan:
- Ongestructureerde stilstand: Elk uur dat een asset stilstaat, kost geld. Registreer de gemiddelde downtime en de bijbehorende kosten.
- Storingen: Veelvoorkomende storingen leiden tot herhalend werk. Gebruik werkbondata om dit te onderbouwen.
- Urenregistratie: Hoeveel uur gaat er verloren aan handmatige werkbonnen of zoeken naar informatie?
- Materiaalgebruik: Denk aan onderdelen die vaker vervangen worden dan nodig.
- Uitbesteed werk: Wat kosten externe partijen die je inzet vanwege tijdgebrek of gemiste preventieve signalen?
Voorbeeld: Stel dat jouw organisatie jaarlijks 120 uur ongeplande stilstand kent. Bij een kostprijs van € 500 per uur komt dit neer op € 60.000 verlies per jaar.
Welke opbrengsten levert een CMMS op?
Met een CMMS verhoog je de grip op onderhoud. De opbrengsten zijn onder meer:
- Minder stilstand door preventief onderhoud
- Sneller werken met digitale werkbonnen en een mobiel portaal
- Betere planning met een grafisch planbord
- Inzicht in voorraad en onderdelenverbruik
- Hogere OEE (Overall Equipment Effectiveness)
Alleen al het automatisch genereren van periodiek onderhoud op basis van tijd of draaiuren kan stilstand met 10% verminderen.
KPI’s die je helpen je businesscase te onderbouwen
Kies KPI’s die aansluiten bij de doelen van je organisatie. Veelgebruikte voorbeelden:
- Mean Time To Repair (MTTR): gemiddelde tijd om een storing op te lossen
- Mean Time Between Failures (MTBF): gemiddelde tijd tussen storingen
- Percentage gepland onderhoud: streef naar 85% gepland werk
- Onderhoudskosten als % van vervangingswaarde (RAV): richtlijn is 1% per jaar
- Beschikbaarheid van kritieke machines: liefst > 90%
Verzamel deze data uit je eigen onderhoudsregistraties of maak een schatting op basis van recente storingen.
Simpele ROI-berekening voor je management
Directie wil vooral weten: wat levert het op? Bereken daarom een eenvoudige Return on Investment (ROI):
- Tel alle jaarlijkse kostenbesparingen op, bijvoorbeeld:
- 40 uur minder stilstand: 40 × € 500 = € 20.000
- Minder uitbesteed werk: € 10.000
- Tijdsbesparing monteurs en planners: € 5.000
- Lager materiaalverbruik: € 3.000
Totaal: € 38.000 per jaar
- Zet dit af tegen de investering, bijvoorbeeld:
- Licentie en implementatie McMain: € 15.000
- Bereken ROI:
- ROI = (opbrengst – kosten) ÷ kosten
- ROI = (€ 38.000 – € 15.000) ÷ € 15.000 = 1,53 = 153%
Met deze aanpak laat je zien dat investeren in een CMMS zich al in het eerste jaar terugbetaalt. Gebruik hier een makkelijke tool om jouw ROI uit te rekenen.
Hoe CMMS software hierbij helpt
Met een CMMS zoals McMain verzamel je automatisch alle data die je nodig hebt voor je businesscase. Denk aan:
- Digitale werkbonnen voor nauwkeurige urenregistratie
- Grafisch planbord voor overzicht en efficiëntie
- Storingshistorie per asset om MTTR en MTBF te analyseren
- Dashboard met data voor directe inzichten
- Voorraadbeheer en inkoopregistratie
Een CMMS is niet alleen een kostenpost, maar juist een slimme investering. Als je laat zien hoe je stilstand, werkdruk en kosten verlaagt, krijg je makkelijker draagvlak. Vergeet niet om quick wins en KPI’s in je voorstel mee te nemen. En maak het concreet met een simpele ROI-berekening.
Zelf aan de slag met CMMS software?
Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag met software om jouw onderhoudsprocessen efficiënter te maken en jouw businesscase kracht bij te zetten? Dat kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen. Heb je vragen of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
