Veiligheidsregio Zeeland kiest voor McMain als Asset management systeem
“Werken met McMain scheelt ons onwijs veel tijd en maakt efficiënt werken mogelijk”
Veiligheidsregio Zeeland zet zich in voor de veiligheid van de inwoners en bezoekers van Zeeland. Binnen de veiligheidsregio werken verschillende partijen nauw samen op het gebied van brandweerzorg, rampenbeheersing, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening en handhaving van de openbare orde en veiligheid.
Wij spraken met Loes Phil, Medewerker MTL (Materieel, Techniek en Logistiek) en vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Loes houdt zich met haar collega’s bezig met het beheer van voertuigen en materialen, die verspreid staan over verschillende kazernes binnen de regio. Zij zijn enige tijd geleden gestart met het implementeren van McMain Asset Management Software. Loes vertelt ons graag over de ervaringen tot nu toe.
Uniform en informatiegestuurd werken met McMain
“In het verleden werkten alle afzonderlijke afdelingen met hun eigen applicaties en verschillende, vaak verouderde, werkmethodieken. Denk dan aan pen en papier en Excel-bestanden. Nu wij binnen de veiligheidsregio samenwerken, was het nodig dit te digitaliseren en gelijk te trekken. Dat heeft ons doen beslissen om aan de slag te gaan met een materieelbeheer systeem.
Het was een flinke uitdaging om alles te digitaliseren en gelijk te trekken. Binnen onze organisatie ligt de focus immers op hulpverlening. De gebruiksvriendelijkheid was voor ons dan ook een belangrijke reden om voor McMain te kiezen. Ons uiteindelijke doel is om uniform en informatiegestuurd te kunnen werken binnen de hele veiligheidsregio.”
“Van de werkvloer tot de directeur, iedereen kan met McMain werken”
Registratie van aan keuring onderhevig rijdend materieel
“Binnen McMain hebben wij alle objecten en al het rijdend materieel geregistreerd dat aan keuring onderhevig is. Dat zijn dus niet alleen de voertuigen zelf, maar ook de objecten die op de voertuigen liggen. Denk aan een tankautospuit waar men mee blust. Ieder voertuig heeft een bepakkingslijst. Op zo’n bepakkingslijst staan clusters aan te keuren objecten, zoals de NEN-keuringen voor elektrische-, motor aangedreven- en hydraulische apparaten. Zo hebben we ze ook in de boomstructuur in McMain geregistreerd: van voertuig naar de clusters aan bepakkingen die op de voertuigen liggen, tot de objecten die onder de clusters horen. Zo zien we nooit iets over het hoofd.”
Efficiëntere logistiek door Interface met Dräger
“Sommige materialen moeten regelmatig gekeurd of vervangen worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ademluchtapparatuur en gelaatstukken t.b.v. de adembescherming. Iedere keer nadat deze materialen zijn gebruikt moeten ze gecontroleerd en gereinigd worden in de adembeschermingswerkplaats. Daarnaast moet de ademlucht minimaal eens per half jaar ververst worden.
De keurings- en vervangingsmomenten zijn geregistreerd in de software van Dräger, de leverancier van de producten. Toch wilden we de locatiebepalingen en alle logistieke acties wel graag in McMain beheren. Daarom heeft McMain voor ons een koppeling met de software van Dräger ontwikkeld. Na het scannen van de RFID-chips in de ademluchtapparatuur kunnen we heel eenvoudig bulkverplaatsingen uitvoeren met de Digitale Monteur app van McMain.
“Ons logistieke proces is nu veel efficiënter en we besparen veel tijd”
Omdat we de systemen nu gekoppeld hebben, weten we precies welke materialen op welke kazernes opgehaald moeten worden. Daarnaast weten we of het artikel gekeurd moet worden of dat er alleen lucht ververst moet worden. Onze logistiek medewerker heeft een picklist waardoor het logistieke proces nu veel efficiënter is dan voorheen en we veel tijd besparen.
Daarnaast ondersteunt McMain ons bij bulkverplaatsingen. Ademluchtapparatuur verplaatsen van kazerne A naar kazerne B doe je niet stuk voor stuk, maar in bulk. Dat is vele malen gemakkelijker geworden door het gebruik van een handheld scanner i.c.m. de Digitale Monteur app van McMain. Dit scheelt onwijs veel tijd en maakt efficiënt werken mogelijk.“
Koppeling met Topdesk
“Een ander obstakel waar we als afdeling MTL tegenaan liepen, is dat het overgrote deel van de organisatie met de service management software van Topdesk werkt. Topdesk is geen materieelbeheer systeem, maar registreert meldingen, wijzigingen en bestellingen binnen de organisatie. Informatie die ook voor ons belangrijk is.
We willen echter graag dat McMain de basis vormt voor onze informatievoorziening. Daarom heeft McMain een koppelvlak tussen Topdesk en McMain voor ons gerealiseerd en een historie map gemaakt. Alle relevante meldingen vanuit Topdesk zijn nu dus ook in McMain terug te vinden.
Het was nogal een uitdaging om wijzigingsbeheer goed in te regelen met de koppeling, omdat er veel verschillende partijen bij betrokken zijn. Van HR tot de clustercommandant: iedereen wil zijn aandeel in het wijzigingsproces goed kunnen registreren. Maar het is gelukt en werkt perfect! De grootste toegevoegde waarde is dat we dit nu centraal in McMain registreren. We kunnen informatiegestuurd werken en iedere functionaris binnen de organisatie kan gebruik maken van de data die wordt weggezet in McMain. Van de werkvloer tot de directeur, iedereen kan met McMain werken.
“We kunnen nu informatiegestuurd werken”
Daarnaast zorgt het ervoor dat we werkzaamheden uniform kunnen uitvoeren: een keuring in Middelburg mag niet afwijken van een keuring in Terneuzen of Borssele. Er hoeft door service coördinatoren niet meer over de standaard dingen nagedacht te worden, ze worden ondersteund door McMain. Zo kunnen ze ook niets meer vergeten.”
Kostenbesparend werken met McMain
“De implementatie van McMain is een proces dat nog steeds gaande is. Er zijn ook verschillende doelstellingen voor de toekomst. Zo zien wij een belangrijke rol voor McMain bij het optimaal inzetten van voertuigen en materialen. Het gebruiksgemak van de software zal ervoor zorgen dat gebruikers op een prettige manier hun werk kunnen uitvoeren.
Ook in voorbereidend werk zal McMain een grote rol gaan spelen: met McMain kunnen service coördinatoren op een efficiënte en overzichtelijke manier het werk voorbereiden. We verwachten daardoor veel kosten te besparen. Onnodige onderhoudsuitgaven kunnen worden voorkomen door preventief onderhoud actief in te gaan zetten.“
Ook aan de slag met McMain?
Ook aan de slag met McMain Asset Management software? Dan heeft Loes nog een goede tip: “Ik vind McMain echt een mooie applicatie om een Asset management systeem te kunnen inrichten. Ik zou iedere veiligheidsregio adviseren om met McMain te werken. De implementatie is een intensief, maar vruchtbaar en leerzaam traject waar je al snel voordeel uit haalt.
“Ik zou iedere veiligheidsregio adviseren om met McMain te werken”
McMain is een mooie applicatie, maar de medewerkers erachter zijn ook van grote waarde. Ze acteren snel en zijn deskundig. Dat wil ik echt benadrukken. Dit stukje service is heel belangrijk, zeker als je iets nieuws start. Voor ons is het een heel groot project waar soms veel geduld voor nodig is vanuit McMain. Onze organisatie is best ingewikkeld. Er hangt meer aan vast dan alleen een Asset management systeem inrichten. En daar acteert McMain heel professioneel en dienstverlenend in.”
Probeer gratis de trialversie van McMain Online uit! Kom je er niet uit of heb je andere vragen? Wij staan je uiteraard graag te woord. Neem vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500.