Voor het onderhouden van de openbare ruimte binnen een gemeente zijn veel mensen en materieel nodig. In de Gemeente Dalfsen, een plattelandsgemeente in het noorden van de provincie Overijssel, is dat niet anders. De eigen buitendienst bestaat uit zo’n 75 personeelsleden en beschikt over een uitgebreid materieelpark. Behalve het wagenpark zijn dat onder andere kettingzagen, bosmaaiers en bladblazers.

Om al dat materieel te onderhouden en keuringen te registreren maakt Gemeente Dalfsen gebruik van de Asset Management software van McMain. Bertus Meijer, uitvoerder van het buitengebied bij Gemeente Dalfsen, en Nico Kroes, medewerker Onderhoud & beheer én VCA-coördinator, vertellen over hun ervaringen met de software en de recente overstap naar McMain Online.

Materieel registreren in McMain

“Onze buitendienst is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gehele buitenruimte. Je kunt daarbij denken aan plantsoenen, straten, het riool, speelplaatsen en sportvelden”, begint Bertus. “Om al het materieel dat daarvoor nodig is te kunnen registreren, hebben we in 2016 McMain aangeschaft.”

“Ook het beheer van de medewerkers doen we in McMain”, vult Nico aan. “Al hun diploma’s staat erin geregistreerd. Daarnaast houden we alle keuringen van het materieel, VCA-certificaten en NEN3140-normeringen bij in de software.”

Excel-lijstjes voldeden niet meer

“Voordat we McMain gebruikten,” gaat Bertus verder, “hielden we alles bij in Excel-lijstjes. Op zich werkte dat wel, maar toen onze afdeling groter werd en we steeds meer materieel wilden beheren, waren Excel-lijstjes niet meer werkbaar.”

“Maar,” merkt Nico op, “McMain gaat natuurlijk veel verder dan een Excel-lijstje. Zo weten we nu niet alleen precies wanneer welk materieel gekeurd moet worden, we hebben ook direct een compleet overzicht van de onderhoudshistorie van elke asset tot onze beschikking.”

“Omdat we steeds meer materieel wilden beheren, waren Excel-lijstjes niet meer werkbaar”

“Ook het kostenaspect wordt steeds belangrijker. We blijven wel echte Nederlanders”, lacht Bertus. “Het is natuurlijk belangrijk om te weten wat alles kost om zo te kunnen berekenen of onze buitendienst wel rendabel is. Op dit moment worden facturen nog niet per asset in McMain geregistreerd, maar we zijn wel aan het kijken hoe we de kosten beter inzichtelijk kunnen krijgen.”

Overstap naar McMain Online

“Vorig jaar zijn we overgestapt naar McMain Online”, zegt Bertus. “De aanleiding daarvoor was dat onze server geoutsourced werd. Die staat nu dus op een andere plek. Daardoor was het voor ons niet meer praktisch om de On Premises-versie van McMain te blijven gebruiken en zijn we overgestapt op de SaaS-versie.

Het viel me al snel op dat je in McMain Online veel minder muisklikken nodig hebt om ergens te komen of om iets aan te passen. Dat is makkelijk en een voordeel ten opzichte van het oude systeem. Inmiddels hebben we alle data overgezet en werken we volledig in McMain Online.

Materieel voorzien van QR-codes

“Wij gebruiken McMain voor het overgrote deel voor preventief onderhoud. Al ons materieel staat in het systeem en moet om de zoveel tijd gekeurd of nagekeken worden. Maar als er een storing is zetten we die natuurlijk ook in McMain. Onlangs hebben we het materieel voorzien van QR-codes. Dit maakt het extra handig voor de jongens om met de Digitale Monteur te werken. Even de code scannen en je hebt direct de juiste asset in McMain te pakken, inclusief alle informatie.

We hebben dit ook gedaan omdat we met de Digitale Melder app willen gaan werken. Daarmee kan iedereen in onze organisatie een melding aanmaken. Als de melder dan de QR-code scant, wordt ook die melding direct op de juiste asset geregistreerd. Zo weten wij meteen om welk apparaat of voertuig het gaat.

Bijkomend voordeel van het registreren van meldingen is dat we ze kunnen evalueren. Zo leren we van wat er de vorige keer gedaan is en wat de oorzaken van verschillende storingen zijn.”

Inzicht dankzij McMain

“Het allergrootste voordeel dat wij ervaren door het gebruik van McMain is toch wel inzicht”, gaat Bertus verder. “Daardoor weten we bijvoorbeeld precies op welke dagen onze kettingzagen in gebruik zijn. Dit stelt ons in staat om het keuren van alle kettingzagen op één dag in te plannen. Op die manier zorgen we ervoor dat alle zagen op de dag van de keuring beschikbaar zijn en dat we niets vergeten.

Doordat we al deze informatie in McMain hebben staan, is het ook heel gemakkelijk om dit aan een auditeur te tonen. Hij of zij kan direct de historie van iedere asset bekijken en zien wat ermee gebeurd is, zoals wij dat zelf natuurlijk ook kunnen.”

“Wij kunnen heel gemakkelijk alle informatie aan een auditeur tonen in McMain”

Een goede structuur is het halve werk

“In het begin hebben we goed nagedacht over hoe we, in het systeem, de boomstructuur met alle assets wilden inrichten. En daar ben ik heel blij om, want daar hebben we nog steeds profijt van. Als je geen structuur hebt wordt het zoeken veel moeilijker en ben je daar veel meer tijd aan kwijt.

Probeer een bepaalde maaier maar eens terug te vinden als je alles in een grote vergaarbak gooit. Door een goede structuur te bepalen is het makkelijker om informatie uit het systeem te halen en om nieuwe assets toe te voegen. Je weet namelijk meteen waar iets moet staan en welke naam je het moet geven.

Dit levert ons veel tijdwinst op. Je hoeft niet meer naar informatie te zoeken, omdat je weet waar iets staat. De winst zit ‘m dus echt in de structuur en het overzicht.”

Vervangen op basis van conditie

“Dat overzicht komt ons ook goed van pas als we moeten kijken naar investeringen. In gemeenteland is het normaal om een investering vier jaar van tevoren neer te leggen. Dankzij McMain kan ik goed aangeven wat er aan zit te komen qua investeringen. Al is het wel zo dat we niet meer puur en alleen kijken naar de vervangingstermijn die voor een machine staat.

We kijken nu namelijk vooral naar het aantal draaiuren en de conditie van een asset bij het bepalen van de vervangingstermijn. Zo weet ik nu al dat ik dit jaar een bus moet vervangen. Op basis van de conditie kan ik nu zeggen dat we niet bus A, maar bus B gaan vervangen.

“Op basis van het aantal draaiuren en de conditie bepalen we nu welke machine we gaan vervangen”

Als je alles goed registreert kun je heel nauwkeurig beredeneren waarom je welke bus moet vervangen. Je moet je gevoel dan echt uitschakelen en afgaan op de data. Soms zegt iemand: ‘Er is altijd wat met die bus’, maar als je dan naar de gegevens kijkt, zie je dat het reuze meevalt en het nog niet nodig is om te vervangen.

Ik verwacht dat koppelingen tussen software op de achtergrond en API’s een steeds belangrijkere rol gaan spelen, voor het automatiseren van processen. Dat geldt niet alleen voor gemeenten, maar voor heel veel organisaties.”

Starten met software? Houd het simpel

“Aan iedereen die met onderhoudssoftware wil starten zou ik zeggen: houd de boomstructuur simpel. Zo weet iedereen precies wat wat is en houd je het simpel en overzichtelijk. Een andere tip is om de mensen die met de software moeten gaan werken, meteen in het proces mee te nemen. Op die manier creëer je draagvlak en zorg je ervoor dat mensen ook echt met de software gaan werken.

Maar ik moet zeggen dat de opstelling van McMain ook bijdraagt aan het creëren van draagvlak. Dat komt omdat jullie altijd klaar staan om te helpen. Jullie zeggen niet ‘zo moet je het doen’, maar jullie geven aan hoe je het kán doen.

“Het is heel laagdrempelig om even contact op te nemen met de support van McMain”

De chatfunctie werkt daarnaast ook hartstikke goed, al is het soms ook makkelijk om even te bellen. Hoe dan ook: het is heel laagdrempelig om even contact op te nemen met de support van McMain. Een ook dat draagt weer bij aan het draagvlak voor de software. Als je er tegenop ziet om naar support te gaan, dan gaat de software ook niet werken.”

Starten met digitaal onderhoudsbeheer?

Wil jij, net als Gemeente Dalfsen, een start maken met digitaal onderhoudsbeheer binnen jouw organisatie? Probeer dan de gratis proefversie van McMain Online. Op die manier kan je de software 30 dagen gratis en vrijblijvend proberen. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op via sales@mcmain.nl of +31(0)341-750500.

---