“Andere softwareleveranciers beloven van alles, maar McMain maakt het waar”

Tandartsenpraktijk Voorbraak & Macville is een multidisciplinaire mondzorgpraktijk in Lelystad. Een enthousiast team van 25 tand- en mondzorg professionals staat hier 6 dagen per week klaar voor hun patiënten.  Sinds september 2021 maakt de praktijk gebruik van de Asset Management software van McMain.

De praktijk, een echt familiebedrijf dat inmiddels door de tweede generatie Paul en Maxime Voorbraak is overgenomen, is zeer innoverend. “Wij willen groeien,” vertelt Paul, die naast ondernemer ook tandarts en implantoloog is. “En als je dat wilt, is automatisering een must. McMain sluit goed aan bij onze vooruitstrevende manier van ondernemen. Werken met de software gaf ons de ruimte en het overzicht om nieuwe projecten op te pakken, zoals de installatie van een warmtepomp.”

Binnen een jaar minimaal 6 uur per week tijdwinst

“Op het gebied van wet- en regelgeving wordt het steeds strenger. In 2020 kregen we een milieu-inspectie, en ondanks dat wij al ver vooropliepen, hield die inspectie mij 2 dagen van mijn werk, omdat er zoveel documenten overlegd moesten worden. Dit wilde ik niet nog eens meemaken en daarom besloot ik aan de slag te gaan met McMain.

De afgelopen maanden zijn we vooral druk geweest met het aanmaken van objecten in het systeem. Dit is in het begin veel werk, maar levert daarna juist veel tijd op. Het gaat van compressors en toetsenborden tot licht, tandartsstoelen, airconditioning en alle andere apparatuur die aanwezig is binnen de praktijk.      

Deze objecten monitoren we nu in McMain zodat storingen snel worden gesignaleerd. Ondanks dat we nog volop bezig zijn met de inrichting, besparen we nu al minimaal 6 uur per week. Dit komt neer op een kleine werkweek per maand! De tijd die we overhouden kunnen we nu volop investeren in de groei van ons bedrijf.”

Van Post-it’s naar een nieuwe manier van werken

“Daarnaast is het personeel ook erg tevreden over het werken met McMain,” gaat Paul verder: “Er lopen 25 zorgverleners op onze werkvloer. In zo’n grote praktijk kom je elke dag wel dingen tegen die versleten zijn of niet meer naar behoren werken. En iedereen heeft natuurlijk specifieke wensen voor een fijne werkplek.

Tot 2020 hadden wij in het kantoor een kast, waar collega’s middels een post-it voorzien van hun naam, hun wensen, ideeën of storingen konden aangeven. Ik wees deze vervolgens toe aan de monteur. Maar hoe groter de praktijk werd, hoe bewerkelijker dit proces. De Post-its werkten niet meer. Medewerkers zagen dat hun ideeën niet meer opgepakt werden en raakten minder gemotiveerd. Toen brak ook Corona nog eens uit, waardoor het systeem überhaupt niet meer werkte.”

“We groeien enorm hard. Zonder McMain was deze groei nooit mogelijk geweest”

Personeel voelt zich gehoord door meldingen portaal

Voorbraak & Macville maakt nu gebruik van de gratis Digitale Melder app: “We hebben een meldingspagina aangemaakt die voor iedereen makkelijk toegankelijk is. Middels een eenvoudig formulier kunnen storingen simpel gemeld worden. Ook gebruiken we dit formulier zodat het personeel ideeën kan opperen, bijvoorbeeld ter verbetering van de werkplek.

Het resultaat is dat ons personeel zich beter gehoord voelt. Er wordt dan ook goed gebruik gemaakt van de mogelijkheid om te melden, wat ook scheelt in de kosten: storingen en defecten kunnen snel opgelost worden, waardoor de behandelkamers optimaal blijven draaien. Een van jullie specialisten heeft ons geweldig geholpen met het opzetten van dit portaal.”

Minder storingen dankzij preventief werk

”We doen al ontzettend veel aan preventieve werkzaamheden. McMain ondersteunt hier perfect in. Het systeem is erg overzichtelijk waardoor wij informatie altijd en overal voorhanden hebben. Hierdoor hebben we nog maar weinig te maken met uitstel van onderhoud, wat storingen en defecten voorkomt. En dat is fijn, want uiteindelijk besparen we hiermee flink op reparatiekosten: een monteur preventief langs laten komen is tenslotte goedkoper dan voor een storing.

“Dankzij McMain besparen wij flink op reparatiekosten”

Waar we voorheen überhaupt niet wisten dat er een monteur moest komen, weten we dat nu wel. McMain maakt op het gebied van preventief onderhoud dus een hoop inzichtelijk: je ziet wat er moet gebeuren en kunt hierop inspelen. Bijkomend voordeel: in de software kun je meldingen niet negeren (wat met post its wel kon), je blijft eraan herinnerd worden tot het opgelost is.”

Meer rust en overzicht door McMain

“We gebruiken McMain ook voor het maken van rapportages. Ik kan nu heel eenvoudig aantonen welke werkzaamheden er verricht zijn, en welke op de planning staan. Een mooi voorbeeld zijn de dakgoten. Voorheen waren dakgoten aan onderhoud toe als mensen nat werden als ze er onderdoor liepen. Nu weten we gewoon dat dit periodiek nodig is en plannen we het in.”

Maar de grootste winst die Paul heeft ervaren is een hele persoonlijke: “Het is mijn verantwoordelijkheid dat alles binnen de praktijk op rolletjes loopt en naar behoren werkt. Je probeert zoveel mogelijk te onthouden, maar als je het niet meteen goed verwerkt, gebeurt het doorgaans niet meer. McMain heeft mij meer gemoedsrust gegeven: ik kan gedachten op het gebied van onderhoud beter parkeren. En heb ik ‘s avonds op de bank ineens een ingeving? Dan open in de app en zet ik het erin!”

Hoe ziet Paul de toekomst voor zich? Is McMain helemaal geïmplementeerd en klaar of zou hij meer willen bereiken? Paul geeft aan: “Ik zie nog mogelijkheden om verder te digitaliseren binnen onze praktijk. We werken nu met aftekenlijsten die de assistentes moeten afvinken aan het eind van de dag. Ik hoop dat dat soort werkzaamheden uiteindelijk ook digitaal kunnen zodat alles online inzichtelijk is. Daarnaast is digitaal net wat transparanter: van het vinkje dat nu op papier staat kan ik niet aflezen hoe laat deze is geplaatst en door wie.”

McMain is gebruiksvriendelijk en geheel naar wens in te richten

Paul is erg te spreken over de ondersteuning die hij vanuit McMain ontvangt: “In het begin moest er een en ander gefinetuned worden en dat werd snel opgepakt. Er wordt goed naar mijn wensen geluisterd. Er zijn zeker nog verbeterpunten, maar het leuke is: als we iets willen, gebeurt het ook echt. Andere softwareleveranciers beloven van alles, maar bij McMain wordt het gedaan. Ik heb ook ervaring met andere onderhoudssoftware, maar dat was veel ingewikkelder, wat ik als erg demotiverend heb ervaren.

Op ons verzoek wordt er een extra stukje customised software geschreven, wat super fijn is. Software is niet goedkoop, maar constant een monteur laten komen is duurder. Er bestaat geen ideale software; je bedrijf verandert immers steeds, dus je software moet meegroeien. Ik wil daarom ook mijn complimenten geven aan het ontwikkelteam: ze pakken dit heel erg goed op.”

Ook aan de slag met McMain?

Ook aan de slag met McMain Asset Management software? Dan heeft Paul nog een goede tip: ​​“Investeer voldoende tijd voor de inrichtingen van McMain en zorg dat alle objecten erin staan, je gaat alles echt een keer nodig hebben. Ook de objecten waarvan je denkt dat ze onzinnig zijn: in een bedrijfspand gaat echt alles een keer stuk… En betrek je team erbij, die kunnen hierbij helpen.”

Probeer gratis de trialversie van McMain Online! Kom je er niet uit of heb je andere vragen? Wij staan je uiteraard graag te woord. Neem vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500.

---