Hoe kies je een passend CMMS pakket?

Wat je je af zou moeten vragen tijdens je zoektocht

Computerized Maintenance Management Systeem, ook wel CMMS software, onderhoudssoftware of een onderhoudsbeheersysteem genoemd. Geef het beestje maar een naampje. Want ondanks dat er verschillende namen zijn, komt het allemaal op hetzelfde neer: software die helpt jullie onderhoudsbeheer te verbeteren en op basis van historie beslissingen te nemen. Denk aan vervanging van installaties of juist levensverlengend onderhoud. Al met al is een CMMS-systeem jullie steun en toeverlaat bij het beantwoorden van alle onderhouds gerelateerde vragen. 

Maar wat lost een onderhoudssysteem dan precies op en wat is de terugverdientijd, ook wel de Return On Investment genoemd. Het is een veelgestelde vraag wanneer een Maintenance Manager voorstelt om met CMMS software te gaan werken. De terugverdientijd gaat samen met het belang van een CMMS. Misschien houden jullie het onderhoud nu ook wel handmatig bij of via verschillende Exceldocumenten. Dat kost waarschijnlijk veel tijd waardoor jullie niet toekomen aan een maandrapportage of planning. Door gebruik te maken van software gaan jullie aan de slag om alle informatie centraal te beheren. Zo verdwijnt de chaos binnen de Technische Dienst, want iedereen weet wat er speelt. Ook is het mogelijk om de veiligheid te verhogen, want installaties worden periodiek gekeurd en preventief onderhouden. 

Wat winnen jullie met een CMMS

Een CMMS kan dus veel bijdragen aan de efficiëntie van het team. Dankzij de planning en preventief onderhoudsmodellen, weten de technici precies waar ze aan toe zijn. Maar wat winnen jullie er verder dan mee? Een hoop, dat kunnen we voorop stellen. Wat precies hangt natuurlijk af van je doelstellingen, maar we noemen een paar voordelen die met een CMMS systeem zijn behaald. Denk bijvoorbeeld aan een verbetering van feedback op de werkbonnen of verhoogde beschikbaarheid van de installaties door op het juiste moment, het juiste onderhoud te plegen. Een veel voorkomende opbrengst is een verbetering in het voorraadbeheer die resulteerde in lagere materiaal- en voorraadkosten. 

Werk met de MoSCoW methode

Het allerbelangrijkste tijdens de zoektocht naar een passend CMMS-systeem, is het opstellen van jullie wensen en behoeften. Hiervoor kunnen jullie de MoSCoW methode gebruikt. Dit houdt in dat je volgens de volgende vier categorieën de eisen opstelt:

1. Must have: in deze categorie staan de harde eisen waaraan het pakket aan moet voldoen om de beoogde resultaten te behalen. 
2. Should have: deze tweede categorie staan de eisen waarin enige speling is toegestaan of waarin een alternatief goedgekeurd kan worden.
3. Could have: in deze categorie staan de wensen, deze zijn niet noodzakelijk.
4. Won’t have: de laatste categorie bevat alle wensen voor de toekomst en valt dus niet binnen de scope.

Door de eisen en wensen te labelen, ontstaat er een snelle eerste prioritering die daarna verder uitgewerkt kan worden. Door jullie eisen vast te leggen aan de hand van deze vier categorieën, is het eenvoudiger om het belang hiervan te bespreken met het team en de mogelijke softwareleverancier. Daarnaast is het verstandig om jullie wensen en eisen te onderbouwen en deze te documenteren. Zo leggen jullie precies vast welke argumenten de basis zijn geweest voor de belangrijkste eisen.

Met al deze informatie is het mogelijk om een business case op te stellen. Dit is niet alleen handig voor jezelf, je hebt kort en bondig op papier staan wat de software gaat opleveren, maar ook wanneer je jullie wensen gaat presenteren aan het management, je hebt je pitch namelijk al klaarstaan. Het overtuigen is op deze manier ‘a piece of cake’. Jij hebt immers alle informatie al op papier gezet in een duidelijk overzicht.

Dompel jezelf onder in informatie

Deze business case en overzicht met eisen en wensen zorgt ervoor dat jullie tijdens de zoektocht naar een passend onderhoudsbeheersysteem, een lijst kunnen opstellen met potentiële softwareleveranciers. Wanneer deze lijst met potentiële softwareleveranciers is opgesteld en iedereen het hiermee eens is, is het tijd voor actie. Houd in gedachte dat je op deze lijst niet teveel partijen zet, want dan raak je de weg kwijt. Wees niet bang om kritisch te zijn: het pakket moet aansluiten bij jullie team. Gelukt? Dan is het nu tijd om echt in de wereld van software te duiken en te kijken wat elke leverancier te bieden heeft.

Zaken die altijd meespelen in je onderhoudssoftware keuze

Natuurlijk zijn er altijd bepaalde onderwerpen die terug zullen komen en waar je meerdere, maar ook je collega’s, waarschijnlijk om zullen vragen. Dit zijn belangrijke vragen die je tijdens een gesprek met de softwareleverancier kunt bespreken. Denk bijvoorbeeld aan kosten en baten, bepaalde functionaliteiten, maar ook zeker groeipotentie en flexibiliteit. Want hoe fijn zou het zijn als jullie na een bepaalde periode het programma kunnen uitbreiden omdat het de gewenste resultaten oplevert? Twee andere zaken die mee kunnen spelen zijn maatwerk en interfacing. Stel vast of jullie als team een persoonlijk of een standaard softwarepakket willen en of het pakket informatie moet kunnen delen met bijvoorbeeld het ERP-systeem.

Voor het team staat natuurlijk gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit hoog in het vaandel zodat zij precies de functionaliteiten van het programma ziet die hij of zij nodig heeft. En zijn er bijvoorbeeld trainingen beschikbaar om iedereen bekend te laten worden met het CMMS programma? Het zijn praktische zaken, maar wel belangrijk voor het implementatieproces en hoe het team op het product kan reageren.

Probeer zelf onze software uit
Zin om aan de slag te gaan of benieuwd hoe onze software eruit ziet? Wij hebben McMain Online voor iedereen 30 dagen gratis beschikbaar gesteld. Vraag een trial aan en ga direct van start in deze online omgeving. Zo kun je rustig op jouw tempo in kaart brengen of dit programma bij jullie past. Op zoek naar meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of bel naar 0341 – 750 500.