Onderhoudssoftware aanschaffen is een mooie stap. Maar het succes zit niet alleen in de software zelf. Het zit vooral in de manier waarop je het systeem inricht, vult en introduceert bij de mensen die ermee moeten werken.
Want als monteurs informatie niet kunnen vinden, werkorders onduidelijk zijn of preventief onderhoud verkeerd staat ingericht, voelt software al snel als extra administratie. Terwijl het juist rust, overzicht en grip moet geven.
Rens van de Mortel, consultant bij McMain, begeleidt klanten tijdens de implementatie en ziet in de praktijk wat het verschil maakt tussen “we hebben McMain” en “we werken goed met McMain”.
Wat wil je bereiken?
Volgens Rens begint een goede implementatie met één simpele vraag:
Wat wil je straks uit het systeem kunnen halen?
Wil je beter plannen? Meer grip op storingen? Of vooral af van losse Excel-lijsten? Hoe duidelijker dat doel is, hoe beter McMain ingericht kan worden.
Daarbij kijkt Rens niet alleen naar wat er technisch mogelijk is, maar vooral naar wat in de praktijk handig is. Welke instellingen passen bij jullie manier van werken? Welke informatie wil je later terugzien in rapportages? En hoe zorg je dat gebruikers snel vinden wat ze nodig hebben?
Het systeem moet uiteindelijk niet voor extra werk zorgen. Het systeem moet juist voor jou gaan werken.
Sneller aan de slag door een goede implementatie
Een implementatie van onderhoudssoftware hoef je niet helemaal zelf uit te vinden. McMain begeleidt klanten dagelijks bij het inrichten van onderhoudsprocessen en neemt die ervaring mee in elke implementatie.
Daardoor begin je niet vanaf nul. Rens en andere McMain-consultants denken mee over de inrichting, veelgebruikte keuzes, handige instellingen en praktische manieren om McMain passend te maken voor jouw Technische Dienst.
Dat helpt om sneller aan de slag te gaan én voorkomt dat je later alles opnieuw moet aanpassen omdat de basis niet goed staat.
Rens zijn belangrijkste tips voor klanten die met McMain starten
Volgens Rens zit het succes vooral in de voorbereiding. Hoe beter je vooraf nadenkt over doelen, structuur en gebruik op de werkvloer, hoe sneller McMain straks rust en overzicht geeft in de praktijk.
Een goede implementatie geeft rust
Een goede implementatie zorgt ervoor dat McMain vanaf het begin aansluit op de praktijk van de Technische Dienst. Werkorders zijn duidelijker, preventief onderhoud staat overzichtelijk gepland en monteurs weten waar ze informatie kunnen vinden.
Volgens Rens zit de winst vooral in de lange termijn. Hoe beter de basis staat, hoe makkelijker het wordt om te plannen, registreren, analyseren en verbeteren. Dat begint al vóór de implementatie zelf: door tijd vrij te maken en goed na te denken over je doel.
Een implementatie doe je niet “er even bij”. Maar de tijd die je aan de voorkant investeert, verdien je later terug in overzicht, rust en betere data.
Niet alles hoeft erin
Een veelgemaakte valkuil is dat bedrijven te veel willen vastleggen. Maar meer data betekent niet automatisch meer overzicht.
Volgens Rens is het juist belangrijk om goed na te denken over wat je wel en niet als object aanmaakt. De vraag is steeds: wil je hier apart onderhoud op registreren en historie van opbouwen?
Door die keuzes vooraf goed te maken, blijft McMain logisch en werkbaar. Voor de werkvoorbereider, maar ook voor de monteur die snel iets moet vinden in de app.
Maak het makkelijk voor monteurs
Een systeem werkt pas goed als de mensen op de werkvloer het ook gebruiken. Daarom moet McMain niet voelen als extra administratie, maar als hulpmiddel.
Rens ziet dat draagvlak vooral ontstaat wanneer monteurs direct merken dat het systeem hen helpt. Als een monteur een machine scant en meteen foto’s, documenten, specificaties, onderhoudshistorie en openstaande werkzaamheden ziet, wordt de waarde snel duidelijk.
Dan wordt McMain de plek waar je kijkt als je iets wilt weten.
Goede data bepaalt wat je later kunt sturen
Rens geeft aan dat datakwaliteit één van de belangrijkste succesfactoren van een implementatie is. Als objecten, artikelen en werkorders steeds anders worden benoemd, wordt zoeken lastig. En als zoeken lastig is, gebruiken mensen het systeem minder.
Daarom kijkt Rens tijdens implementaties ook naar uniformiteit. Denk aan vaste namen, duidelijke omschrijvingen en een logische structuur. Dat klinkt misschien als detailwerk, maar het maakt in de praktijk veel verschil. Goede data zorgt ervoor dat je later beter kunt rapporteren, storingen kunt analyseren en onderhoudshistorie betrouwbaar kunt terugvinden.
Of simpel gezegd: wat je er goed instopt, kun je er later ook goed uithalen.
De vijf implementatiedagen van McMain
Een standaard implementatie van McMain bestaat uit vijf dagen. Elke dag heeft een eigen focus.
1. Kick-off
Tijdens de kick-off worden de doelen, wensen en basisinstellingen besproken. Dit is vooral het moment om scherp te krijgen waar de klant naartoe wil.
Hoe wil je McMain gebruiken? Welke processen moeten erin terugkomen? En welke data is al beschikbaar?
Juist door daar aan het begin goed over na te denken, kan McMain slimmer worden ingericht. Niet alleen voor vandaag, maar ook voor de informatie waar je later op wilt sturen.
2. Objectenstructuur
Daarna wordt de objectenstructuur ingericht. Rens noemt dit het hart van McMain. Hier bepaal je welke machines, installaties en assets in het systeem komen te staan.
De belangrijkste vraag daarbij is: van welke objecten wil je straks onderhoudshistorie kunnen terugzien?
Een heftruck zet je waarschijnlijk als object in McMain, omdat je wilt weten welk onderhoud eraan is uitgevoerd. Een los wieltje van die heftruck hoeft meestal geen eigen object te zijn. Dat is eerder een onderdeel of artikel.
3. Workflow
Tijdens de workflowdag wordt gekeken naar de dagelijkse manier van werken. Hoe komen storingen binnen? Wie maakt werkorders aan? Wie plant het werk in? En hoe gebruiken monteurs de Digitale Monteur of Digitale Melder?
Rens benadrukt dat McMain moet aansluiten op de praktijk van de Technische Dienst. Niet ingewikkelder dan nodig, maar wel duidelijk genoeg om grip te krijgen op het werk.
Daarbij worden instellingen zo veel mogelijk afgestemd op het gebruik. Want geen enkele Technische Dienst werkt precies hetzelfde. De ene organisatie wil veel vastleggen, de andere wil vooral snelheid en eenvoud. Een goede inrichting sluit daarop aan.
4. Preventief onderhoud
Daarna wordt preventief onderhoud ingericht. Denk aan keuringen, inspecties, onderhoudstaken, intervallen en werkinstructies.
Volgens Rens gaat het hierbij niet alleen om taken invoeren, maar vooral om duidelijkheid creëren. Wat moet er gebeuren? Wanneer moet het gebeuren? Op welk object? En zijn de juiste werkinstructies beschikbaar?
Door dit goed neer te zetten, voorkom je dat preventief onderhoud een losse lijst met taken wordt. Het wordt juist een praktisch hulpmiddel om werk vooruit te plannen en beter te verdelen.
5. Go-live
Tijdens de go-live worden de laatste punten afgerond. Staat alles goed? Weten gebruikers hoe ze met McMain werken? En is de organisatie klaar om het systeem echt in gebruik te nemen?
Rens ziet deze dag vooral als het moment waarop de puntjes op de i worden gezet. Niet alleen technisch, maar juist ook praktisch: kan de klant er nu goed mee werken?
Ook lay-outs kunnen bij de go-live nog worden aangepast. Denk aan schermen, overzichten of velden die gebruikers dagelijks nodig hebben. Zo sluit McMain beter aan op de manier waarop de Technische Dienst echt werkt.
Maak kennis met McMain
Met een goede implementatie richt je McMain niet alleen in voor vandaag, maar vooral voor de manier waarop je Technische Dienst morgen wil werken. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
