Als Maintenance Manager of Hoofd TD denk je na over de inzet van de tijd, het budget en de capaciteit die je tot je beschikking hebt. Je wilt dit zo goed en zo efficiënt mogelijk doen, zodat assets een zo hoog mogelijke uptime hebben en ongeplande uitval tot een minimum beperkt wordt.
Daarbij is het van belang dat je je op betrouwbare gegevens baseert. Alleen zo neem je de juiste beslissingen over het inplannen van onderhoud, het inkopen van materiaal of het vervangen van machines.
Maar… zijn de gegevens waar je je op baseert wel zo betrouwbaar als je denkt? Of heb je überhaupt weinig tot geen gegevens tot je beschikking? In dat geval kan een onderhoudsbeheersysteem een oplossing bieden. Maar zelfs als je data in zo’n systeem verzamelt, wil dat nog niet zeggen dat deze altijd betrouwbaar is.
Wat zijn de gevolgen van slechte onderhoudsdata?
Als je je baseert op onnauwkeurige of onjuiste gegevens, is de kans groot dat je de verkeerde beslissingen neemt. De gevolgen daarvan kunnen flink uiteenlopen:
- Toegenomen stilstand
Als je, op basis van onjuiste gegevens, besluit om onvoldoende onderhoud aan een machine uit te voeren, kan dat leiden tot meer ongeplande stilstand.
- Onnauwkeurige voorspellingen
Op basis van de verkeerde data kan je beslissen om een preventief onderhoudsmodel voor een asset op te stellen dat onjuist is. Je komt daar pas achter op het moment dat de asset uitvalt vóór het moment waarop er onderhoud wordt uitgevoerd.
- Hogere onderhoudskosten
Door ongeplande stilstand moet je vaak schuiven in de planning van monteurs, of last-minute een externe specialist inhuren. Daarnaast kan het zijn dat je benodigde materialen niet op voorraad hebt. Het bestellen en zo snel mogelijk laten bezorgen brengt nog eens extra kosten met zich mee.
- Verminderde levensduur van assets
Assets die niet vaak genoeg onderhouden worden vallen vaker uit en zijn onderhevig aan extra veel slijtage. Daardoor hebben zulke assets een minder lange levensduur dan ze normaal gesproken zouden hebben.
- Veiligheidsrisico’s
Niet goed onderhouden assets haperen vaker of vallen helemaal uit. Dit kan niet alleen tot schade aan de machine leiden, maar ook tot een onveilige werksituatie voor monteurs en operators.
- Verkeerde toewijzing van middelen
Uit onbetrouwbare gegevens kan blijken dat onderdelen vaker vervangen moeten worden dan nodig. Daardoor plan je vaker onderhoud in dan nodig en worden er onnodig veel onderdelen op voorraad gehouden.
Het is dus van belang om te zorgen dat je onderhoudsgegevens betrouwbaar zijn. Dan kan je namelijk veel tijd en geld besparen. Maar hoe is het mogelijk dat slechte onderhoudsgegevens eigenlijk ontstaan, zeker wanneer je gebruik maakt van een onderhoudsbeheersysteem?
Waardoor wordt slechte onderhoudsdata veroorzaakt?
Er zijn veel oorzaken die ervoor zorgen dat gegevens onbetrouwbaar zijn of worden. We lichten de belangrijkste hieronder uit.
Onvolledige of onnauwkeurige gegevens
Wanneer gegevens niet of onvoldoende worden bijgehouden, leidt dat tot een slechte kwaliteit van de data. Wanneer je op basis van die data onderhoudsbeslissingen neemt, kan je ervan uitgaan dat je vroeg of laat tegen problemen aan loopt.
Fouten bij handmatige gegevensverzameling
Als je gegevens niet automatisch verzamelt, maar dit handmatig doet, moet je rekening houden met fouten. Een typfout zoals ergens een cijfer te veel of te weinig kan grote gevolgen hebben. Probeer dus zoveel mogelijk te automatiseren, zodat je deze problemen gemakkelijk voorkomt.
Meer monteurs dan licenties
Bij de aanschaf van onderhoudssoftware is het gebruikelijk om voor iedereen die het systeem gebruikt een licentie aan te schaffen. Wanneer dit om wat voor reden dan ook niet het geval is, is de kans op onnauwkeurige gegevensregistratie groot. Want als monteurs om de beurt moeten inloggen om werkzaamheden en uren te registreren die ze al lang voor die tijd hebben uitgevoerd, moeten ze een groot beroep doen op hun geheugen. Omdat monteurs echt niet meer precies weten wat ze wanneer hebben gedaan, kan je er zeker van zijn dat er op deze manier fouten in de data sluipen.
Registreren om de tijd vol te maken
In veel organisaties is het zo dat de focus (nog te veel) ligt op het volmaken van de tijd. Een monteur die op papier 8 uur per dag werkt, moet dat ook laten zien in zijn urenregistratie. Maar in de praktijk is niemand die volledige 8 uur productief. Het gevolg is dat monteurs meer tijd per werkopdracht registreren dan dat ze daadwerkelijk nodig hadden. Dat leidt er weer toe dat er bij het maken van de werkplanning te veel tijd wordt uitgetrokken voor bepaald werk, waardoor andere taken niet of te laat aan bod komen.
Gegevensanalyse en -interpretatie
Wanneer je een grote hoeveelheid gegevens verzamelt, kan het een uitdaging zijn om deze op de juiste manier te interpreteren en er zinvolle inzichten uit te halen. Als je de verkeerde conclusies trekt op basis van de juiste gegevens, is het alsnog wachten op problemen.
Zelfs met het gebruik van een onderhoudsbeheer- of asset managementsysteem is het dus niet zo dat je automatisch nauwkeurige gegevens verzamelt. De grote vraag is dan ook hoe je er voor zorgt dat de gegevens waar je mee werkt wél nauwkeurig zijn. En hoe je ze op de juiste manier interpreteert.
Hoe zorg je ervoor dat je met goede data werkt?
Er bestaat geen pasklare oplossing om je onderhoudsdata te verbeteren. Het hangt er maar net vanaf waar de slechte gegevens zich bevinden en wat daarvan de oorzaak is. Gelukkig zijn er wel een paar tips die je kunt gebruiken om de kans op slechte, onbruikbare, gegevens tot een minimum te beperken.
Zorg voor een gestroomlijnd proces
Hoe makkelijker het is voor monteurs om gegevens in te vullen, hoe nauwkeuriger die gegevens zullen zijn. Zeker als ze dat direct na het uitvoeren van een werkopdracht kunnen doen. Houd bij het inplannen van werkorders dan ook rekening met de tijd die nodig is om alle administratie te doen.
Daarnaast helpt het enorm als monteurs dit gewoon op hun smartphone of tablet in kunnen vullen, in plaats van dat ze naar een vaste plek moeten komen omdat daar nu eenmaal een PC staat.
Bepaal welke data het belangrijkst is
Als je je onderhoudsteam vraagt om alles tot in detail te registreren, wordt je al snel overstelpt met gegevens. Daarnaast hebben monteurs meestal geen zin al die administratie, waardoor de kans groot is dat zaken maar half worden ingevuld.
Het is misschien even uitzoeken welke gegevens écht belangrijk zijn, maar als je dat eenmaal duidelijk hebt kan je dit met je team delen. Het communiceren van het belang van deze gegevens met je team kan je helpen om een cultuur te creëren waarin iedereen z’n best doet om alle data nauwkeurig vast te leggen.
Loop regelmatig je onderhoudsplan en magazijn langs
Een praktische manier om te achterhalen of je data nog klopt met de praktijk is door regelmatig onderhoudsplannen en het magazijn langs te lopen. Misschien worden er nog wel werkopdrachten aangemaakt voor assets die allang niet meer in bedrijf zijn. Het is ook mogelijk dat het voor sommige machines helemaal niet nodig is om elke maand een inspectieronde uit te voeren. Door je systeem op te schonen elimineer je op een makkelijke manier slechte gegevens.
Dat kan je ook toepassen in je magazijn: liggen er heel veel materialen die nooit gebruikt worden? Dan kan je deze afschrijven en uit standaard bestellijsten halen. Het budget dat daarmee vrijkomt kan je weer inzetten voor de inkoop van andere onderdelen.
Neem de juiste beslissingen voor jouw onderhoudsstrategie
Door je zo veel mogelijk te baseren op correcte gegevens neem je de beste beslissingen voor je onderhoudsstrategie. Met het gebruik van een onderhoudsbeheersysteem, zoals McMain Online, maak je het voor monteurs heel eenvoudig om gegevens in te voeren. Met de mobiele apps van McMain kan dat bovendien op elke locatie, ook als daar geen internet bereik is.
Bovendien kan je in McMain Online gemakkelijk onderhoudsmodellen en de voorraad in je magazijn(en) bekijken. Zo kan je heel eenvoudig zien waar je veel geld of tijd aan kwijt bent en in overleg met je team bepalen welke aanpassingen je moet doen. Zo krijg je steeds een beter beeld van de echte situatie en ben je in staat om, op basis van correcte data, de juiste beslissingen te nemen voor jouw onderhoudsstrategie.
30 dagen gratis proberen
Je kunt alle functionaliteiten van McMain Online nu 30 dagen gratis proberen. Zo kom je erachter of de software voor jou en je team van toegevoegde waarde is. Je start jouw gratis trial door op de button hieronder te klikken. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op via sales@mcmain.nl of +31(0)341-750500. We staan voor je klaar!
