Als Maintenance Manager is het belangrijk om voorbereid te zijn op een breed scala aan uitdagingen. Elke dag brengt nieuwe situaties met zich mee, die onder andere ook de werkzaamheden van je onderhoudsteam kunnen beïnvloeden. Denk aan uitdagingen als storingen, achterstallig werk, ontbrekende onderdelen, kostenoverschrijdingen – de lijst is eindeloos.
Gelukkig biedt een onderhoudsbeheersysteem een helpende hand om deze problemen op te lossen. Dat komt doordat de functies van een onderhoudsbeheersysteem alleen al 90% van de onderhoudsproblemen kunnen oplossen door ze bij de wortel aan te pakken. En wat nog beter is, je hoeft niet tientallen tools onder de knie te krijgen om dit te bereiken. Dit kan al met de volgende 5 functies van een onderhoudsbeheersysteem.
1. Beheren van werkopdrachten
Om het voor een monteur zo duidelijk mogelijk te maken, kan je in een onderhoudsbeheersysteem de volgende informatie toevoegen aan een werkopdracht:
- Objectenstructuur: zoek in een overzichtelijke structuur naar machines en laat hier een werkopdracht onder vallen.
- Instructies en documenten: voeg inspectielijsten, handleidingen, foto’s en meer toe aan werkopdrachten.
- Materiaal: noteer alle reserveonderdelen die nodig zijn voor een werkopdracht.
- Storingscodes: beschrijft een probleem, oorzaak en actie voor storing van een machine.
- Datum gereed: geeft je de mogelijkheid om een deadline in te stellen, kies een prioriteitsniveau en wijs een monteur toe.
- Notities: voeg extra details toe, omschrijf bijvoorbeeld het geluid dat een machine maakte voor het defect raakte.
- Status bijhouden: zie de status van het werk, monitor de kosten en archiveer afgesloten werkopdrachten.
De problemen die het oplost
Het digitaal beheren van werkopdrachten helpt je drie grote obstakels voor je onderhoudsteam uit de weg te ruimen:
Stilstand: het beheren van werkopdrachten in een onderhoudsbeheersysteem maakt het proces gemakkelijker en sneller dan met pen en papier of Excel. Hoe sneller een werkopdracht wordt gecreëerd, toegewezen en voltooid, hoe minder tijd een machine stil ligt. Machines kunnen sneller weer draaien en blijven langer in goede staat.
Tijdsbesparing: deze functie stelt de Technische Dienst in staat om documenten toe te voegen aan een werkopdracht en in te zien. Dit zal je tijd besparen, omdat je niet meer hoeft te speuren door alle papieren. Je kan direct toegang krijgen tot de middelen die je nodig hebt om het werk snel, correct en veilig uit te voeren, zonder tijd te verspillen aan het zoeken.
Gebrek aan informatie: onderhoud uitvoeren aan de hand van werkopdrachten zorgt ervoor dat elk detail voor een taak gemakkelijk en snel beschikbaar is. Dit leidt tot snelle resultaten en het eenvoudiger afronden van een werkopdracht. Dit zorgt er vervolgens voor dat je de machines in een zo goed mogelijke staat kunt houden.
2. Toepassen van preventief onderhoud
Het toepassen van preventief onderhoud in een onderhoudsbeheersysteem maakt het plannen van onderhoud een stuk makkelijker, dankzij functies als:
- Preventief onderhoudsmodel: zorgt ervoor dat geplande werkopdrachten automatisch aangemaakt worden op het juiste moment.
- Planbord: laat overzichtelijk zien wie er aan het werk zijn en geeft je de mogelijkheid om elke monteur van tevoren een taak toe te wijzen.
- Inspectielijst: met deze lijst heb je inzichtelijk welke stappen je moet doorlopen en deze kan je vervolgens ook afvinken met standaardantwoorden als N.V.T. of OK.
- Informatie toevoegen aan werkopdrachten: voeg alle beschikbare informatie voor een werkopdracht toe aan een taak voor gepland onderhoud.
De problemen die het oplost
De functies voor preventief onderhoud helpt jou en je onderhoudsteam tegen drie mogelijke uitdagingen:
Vertrouwen op reactief onderhoud: het aantal ‘brandjes’ blussen vermindert dankzij het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma. Dit verbetert het proces van veiligheid tot productie.
Te veel preventief onderhoud uitvoeren: het kan zijn dat sommige onderhoudsteams te veel preventief onderhoud uitvoeren. Het plannen van onderhoud helpt je om de beste frequentie voor werkopdrachten te vinden, zodat apparatuur en personeel nooit overbelast worden.
Te veel uitgeven: het toevoegen van materialen aan een werkopdracht geeft je inzicht in elk onderdeel dat nodig is voor preventief onderhoud. Dit zorgt ervoor dat je nooit te veel onderdelen bestelt, te veel mensen inplant, te veel betaalt voor spoedverzending, of het overzicht verliest over hoe je afdeling presteert. Elke euro wordt geoptimaliseerd.
3. Machine registratie
Digitale machine registraties helpen je om je machines van binnen en buiten te kennen, zodat je grote problemen kunt vermijden, door middel van:
- Locatie van de machines: het is gemakkelijk om je machines overzichtelijk te ordenen in een objectenstructuur waardoor je precies weet waar alles zich bevindt.
- Reparatiegeschiedenis: je hebt inzicht in de eerdere problemen van een machine, hoe deze voorheen zijn afgehandeld en door wie.
- Machine categorie: machines kunnen in categorieën gegroepeerd worden waardoor je ze vervolgens gemakkelijk kunt linken aan acties en rapporten.
- Documenten en notities: geven je de mogelijkheid om een materiaallijst, handleidingen, veiligheidsvoorschriften en meer toe te voegen aan machines.
- Financieel: je kan zien hoeveel er is uitgegeven aan arbeid en onderdelen voor elke machine.
- MTTR (Mean Time To Repair): met MTTR kan je volgen hoeveel downtime jouw machines hebben.
- Leveranciersinformatie: voeg garantie- en contactinformatie van leveranciers toe aan een machine.
De problemen die het oplost
Digitale machine registraties geven je onderhoudsteam alle informatie die ze nodig hebben om de volgende obstakels te overwinnen:
Veeleisende audits: audits vereisen meestal zeer specifieke informatie over machines en hun onderhoudsgeschiedenis. Digitale machine registraties geven je de mogelijkheid om machines te zoeken, die informatie te vinden en je binnen no-time voor te bereiden op audits.
Alles op één plek: door het kunnen toevoegen van garantie- en contactinformatie, documenten en notities aan een machine, bewaar je alles op één plek. Hierdoor heb je alle relevante informatie in een handomdraai.
4. Voorraadbeheer
Deze functie van een onderhoudsbeheersysteem stelt een Technische Dienst in staat alles te beheren wat met voorraad te maken heeft:
- Voorraad bewaken: helpt je inzichtelijk te krijgen wat je hebt, waar het is, en hoeveel het kost.
- Meldingen bij lage voorraad: je kan minimale hoeveelheden instellen en automatisch opnieuw bestellen als het bijna de minimum grens bereikt.
- First-in, first-out: gebruik en sorteer onderdelen op basis van aankoopdatum.
- Meerdere locaties: je kan je voorraad beter ordenen en verdelen over meerdere faciliteiten.
- Onderdelen toevoegen aan werkopdrachten: voeg de benodigde onderdelen in een paar klikken toe aan werkopdrachten.
- Inkoop: maak, verzend en registreer digitale inkooporders en offerteaanvragen.
De problemen die het oplost
Voorraad die op orde is kan de volgende problemen voor je onderhoudsteam wegnemen:
Koppelingen: niet alleen het onderhoudsteam is afhankelijk van nauwkeurige voorraadcijfers. Een onderhoudsbeheersysteem maakt het mogelijk om deze gegevens te synchroniseren met financiële software, zoals een ERP-systeem, zodat onderhoudskosten altijd duidelijk zichtbaar zijn in de bedrijfsfinanciën.
Hoge kosten: reserveonderdelen kunnen duur zijn, vooral als telfouten het inkoopproces belemmeren. Dit hulpmiddel haalt de telfouten eruit en vermindert kosten door de benodigdheden te voorspellen en deze op tijd binnen te laten komen.
Moeilijk te vinden of ontbrekende voorraad: ontbrekende voorraad is een grote oorzaak van stilstand, daarom is deze functie voor voorraadbeheer zo belangrijk. Het geeft je de precieze locatie van elk onderdeel, zodat je nooit meer misgrijpt.
5. Rapportage met één klik
Er zijn een paar handige manieren om makkelijk je onderhoud bij te houden, te analyseren en te verbeteren met rapportage met één klik:
- Verschillende rapportages: kies een kant-en-klaar rapport. Bijvoorbeeld om je onderhoudskosten inzichtelijk te krijgen, storingsoorzaken van de afgelopen tijd te analyseren en om de voorraadwaarde van je magazijn in te zien.
- Dashboard rapporten: bekijk de actuele gegevens van je machines die naar het dashboard van je onderhoudsbeheersysteem worden gestuurd.
- Stel je eigen lijst samen: in een onderhoudsbeheersysteem is het mogelijk om een lijst uit te draaien waarbij je zelf de kolommen kan bepalen en filteren welke inhoud wordt weergegeven.
De problemen die het oplost
Rapportage met één klik is een handig hulpmiddel omdat het helpt met deze uitdagingen:
De waarde van onderhoud aantonen: het is lastig om te laten zien hoe onderhoud bijdraagt aan betere resultaten en lagere kosten. Deze rapporten maken het makkelijker om dit te bewijzen.
Tijd besparen: zelf rapporten maken op papier of in Excel kan veel tijd kosten. Automatische, kant-en-klare rapporten nemen dit werk over, wat tijd bespaart voor iedereen, van managers tot monteurs.
Problemen en oplossingen vinden: soms zitten de antwoorden op grote problemen verstopt in veel cijfers. Een onderhoudsbeheersysteem helpt je om snel door deze cijfers heen te gaan, het probleem te vinden en een oplossing te bedenken.
Goed gereedschap is de eerste stap naar beter onderhoud
Je komt veel obstakels tegen die je lange to-do lijst nog langer lijken te maken. Er zijn vijf functies van een onderhoudsbeheersysteem die je kunnen helpen om 90% van deze uitdagingen te overwinnen, maar er is één belangrijk onderdeel dat we nog niet hebben genoemd—mensen. Deze vijf functies van een onderhoudsbeheersysteem zijn slechts hulpmiddelen, en ze moeten goed gebruikt worden om effectief te zijn. Als je de stap neemt om een onderhoudsbeheersysteem te gebruiken, zorg dan dat je investeert in de juiste training en implementatieprogramma om je onderhoudsteam klaar te stomen voor succes.
Maak kennis met het onderhoudsbeheersysteem van McMain
Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag met deze functies in een onderhoudsbeheersysteem? Dat kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of sales@mcmain.nl. We staan voor je klaar!
