Veel teams zeggen het weleens: we doen het al jaren zo. Vaak bedoelen ze daarmee een vertrouwde werkwijze met papier, Excel en losse mailtjes. Dat voelt snel, maar deze gewoonte kost ongemerkt veel geld. Onderhoudsbeheer draait om het plannen en vastleggen van werk. Zonder goede registratie mis je inzicht in tijd en risico’s. Met een CMMS maak je onderhoud zichtbaar en herhaalbaar. In dit artikel lees je waar het geld weglekt en hoe software dit lek dicht.
De echte prijs van werken met papier en Excel
Tijdverlies door zoeken en overtypen
Een monteur zoekt vaak naar de laatste versie van een werkbon. Die informatie staat dan in een map of op een gedeelde schijf. Ook tekeningen liggen vaak verspreid. Dat zorgt voor extra wachttijd. In een voedselfabriek gebeurt dit vaak bij een verpakkingslijn. Er komt een alarm binnen maar de juiste informatie ontbreekt. De monteur start later omdat hij eerst moet zoeken.
Fouten door dubbele lijsten
Excel werkt prima tot het druk wordt. Dan ontstaan er meerdere versies van dezelfde lijst. Een planner past een regel aan, maar een ander mist die update. Daarna staan twee monteurs onnodig op dezelfde storing. Ook papieren formulieren geven fouten. Handschriften zijn soms onduidelijk en codes verschillen per persoon.
Geen grip op stilstand en kosten
Zonder vaste registratie weet je niet wat stilstand echt kost. Je ziet alleen dat de lijn weer draait. Je mist de diepere oorzaken en gebruikte onderdelen. Daardoor stuur je op onderbuikgevoel in plaats van op harde feiten.
Verborgen kosten die je pas later ziet
Spoedonderdelen en teveel voorraad
Zonder historie bestel je onderdelen vaak op het laatste moment. Dat leidt tot onnodige spoedkosten. Soms gebeurt het omgekeerde: je koopt extra voorraad omdat niemand het zeker weet. In de productie zie je dit bij lagers en in de food sector bij pompen of afdichtingen.
Overuren en stress bij de Technische Dienst
Reactief werken lijkt flexibel maar het leidt vaak tot brandjes blussen. De overuren lopen dan snel op. Ook stijgt het risico op fouten door tijdsdruk. De kosten zitten in loon en verloren focus. Ook gaat er veel tijd verloren aan extra overleg.
Veiligheid en kwaliteit tijdens audits
In de voedselindustrie speelt traceerbaarheid een grote rol. Bij audits wil je direct bewijs van uitgevoerd onderhoud. Met papier raak je documenten sneller kwijt. Dat kost extra tijd tijdens de voorbereiding. Zonder vaste flow neemt ook het veiligheidsrisico toe.
Wat een CMMS oplevert in de praktijk
Een CMMS maakt je werk voorspelbaar. Met de software van McMain werk je met standaard stappen en vaste data uit één centrale bron. Zo daalt de onverwachte stilstand en stijgt de betrouwbaarheid van je planning aanzienlijk. Je krijgt weer grip op de dagelijkse gang van zaken.
Digitale werkbonnen en een mobiele app
Digitale werkbonnen in de software van McMain zorgen voor één bron van waarheid. Iedereen ziet dezelfde taak en prioriteit. Met de mobiele app meldt de monteur direct zijn werk gereed op de werkvloer. Hij voegt eenvoudig foto’s en bevindingen toe op locatie. Dat voorkomt losse briefjes en onnodig nabellen. Ook bouw je direct een waardevolle historie op per asset voor toekomstige analyses.
Grafisch planbord voor betere planning
Het grafische planbord van McMain geeft direct overzicht in de beschikbare capaciteit van je team. Je ziet wie beschikbaar is en welke werkorders er openstaan. Daarmee plan je preventief onderhoud veel slimmer in. Je voorkomt dat alle taken tegelijk op de vrijdagmiddag vallen en zorgt voor een gelijkmatige werkdruk.
Data voor verbeteringen
Met een CMMS zoals dat van McMain kun je gericht gaan verbeteren. Je meet bijvoorbeeld de storingsfrequentie en de doorlooptijd van reparaties. Je ziet ook direct welke machines de hoogste kosten veroorzaken. Dat helpt bij strategische keuzes over revisie of vervanging. Onderhoudsbeheer wordt zo een krachtig stuurmiddel voor de hele organisatie.
Zo doorbreek je de gewoonte zonder chaos
Verandering hoeft niet groot te zijn. Begin klein en maak het snel praktisch voor het team.
- Kies één lijn of één kritieke machine voor de start.
- Maak een simpele structuur per asset aan.
- Start met digitale werkbonnen voor storingen.
- Voeg daarna stap voor stap preventief onderhoud toe.
- Betrek monteurs vanaf dag één bij het proces.
Laat zien dat software hun werk sneller en makkelijker maakt. Zorg ook voor duidelijke afspraken over wie meldingen maakt en wie de taken afsluit.
“We doen het al jaren zo” klinkt veilig maar je betaalt vaak voor verborgen verspilling. Een CMMS maakt onderhoudsbeheer meetbaar. Je wint tijd en verlaagt de kosten.
Zelf aan de slag met CMMS software?
Wil je na het lezen van dit artikel zelf starten met software om jouw onderhoud efficiënter uit te voeren? Dan kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen.
Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
