Meer dan 35 jaar geleden ontwierp de oprichter van McMain Software, Frank Tiekink, machines. Zijn klanten hadden naast elke machine een schriftje liggen met belangrijke informatie. Denk aan het serienummer, het merk, de leverancier en de garantiedatum van de machine. Al die schriftjes samen vormden hun asset base.
Op een gegeven moment stelden klanten Frank de vraag: “Kun je die schriftjes niet voor ons digitaliseren?” Dat kon hij wel. En zo werd McMain Software geboren.
Waarom wij deze geschiedenis nu omhoog halen?
Het is interessant dat bedrijven meer dan 35 jaar geleden al zo bezig waren met hun asset base. Bij veel bedrijven is die asset base namelijk nog steeds verre van optimaal. Soms bestaat hij zelfs nog steeds uit schriftjes.
De problemen die dat veroorzaakt, zien wij dagelijks terug bij onze klanten.
Informatie is niet vindbaar, niet goed vindbaar of onbetrouwbaar
Het komt nog regelmatig voor dat informatie over assets niet goed wordt vastgelegd. Die is verspreid over schriftjes, uitgeprinte documenten, mailboxen, excelletjes en Windows-mappen. Goede processen missen.
Dan kunnen er drie dingen gebeuren:
- De informatie is helemaal niet terug te vinden
- Het duurt heel lang voor de informatie is gevonden
- Je kunt niet op de informatie vertrouwen, doordat deze niet up-to-date is of incorrect is vastgelegd
Dat veroorzaakt problemen
Je verspilt tijd (en daarmee geld)
Elk uur dat een monteur bezig is met zoeken naar informatie, is hij niet bezig met onderhoud. Zonde, zeker in een tijd waarin het extreem lastig is om aan goede monteurs te komen. Je wilt dat elke monteur zijn tijd zo nuttig mogelijk besteedt en informatie snel bij de hand heeft.
Je neemt verkeerde beslissingen
Als informatie ontbreekt of incorrect is, dan is het lastig om goede beslissingen te nemen. Sta je bijvoorbeeld voor de keuze om een machine te reviseren of te vervangen? Dan kun je niet zonder goede informatie. Anders is de kans groot dat je een prima machine te vroeg vervangt of dat je een machine reviseert die je beter had kunnen vervangen.
Je kunt niet sturen op je kosten
Stel: jij doet een vervangingsbegroting op basis van het aantal stuks dat je van iets bezit. Maar je blijkt veel meer stuks te bezitten dan je dacht. Dan kom je financieel in de knel. Om te kunnen sturen op je kosten is het enorm belangrijk dat je grip hebt op je assets. Bij veel bedrijven wordt er veel geld verspild, puur doordat dit niet goed op orde is.
Je voldoet niet aan wetgeving
Om aan wetgeving te voldoen moet je bepaalde maatregelen nemen. Alle elektrotechnische gereedschappen moet je bijvoorbeeld jaarlijks keuren. En werk je in een voedselproducerende omgeving, dan moet de olie die je aan de lijn gebruikt misschien foodgrade zijn. Het is dan heel handig om precies te weten welke elektrotechnische gereedschappen je allemaal hebt en welke machines direct aan de lijn gebruikt worden.
Je veroorzaakt gevaarlijke situaties
Mis je de explosietekening, schema’s of andere belangrijke informatie over een machine? Dan moet je bij het onderhouden of modificeren ervan op aannames afgaan. En die zullen niet altijd correct zijn. Waardoor de machine storingen krijgt of er, erger nog, gevaarlijke situaties ontstaan.
Een slechte asset base zorgt voor een nog slechtere asset base
Je kent het vast wel. Als het bij jou thuis eenmaal een rommel is, dan heb je de neiging om die rommel nog erger te maken. ‘Het is toch al een bende, dan kan dit er ook nog wel bij’. Daar is zelfs een naam voor: de brokenwindowstheorie. Deze theorie stelt dat vervuilde omgevingen meer vuil aantrekken. En zo werkt het ook bij je asset base. Is je asset base een enorme rommel? Dan denkt een monteur al snel: laat maar, het boeit toch niemand iets. Als alles keurig op orde is, dan heeft een monteur veel meer de neiging om zelf ook netjes alles volgens protocol te doen.
Tijd om die asset base op orde te brengen dus. Zo doe je dat:
Start met een goede basis
Neem de tijd om een goede basis neer te zetten. Kies goede software, waarin je al je informatie op een gestructureerde manier kwijt kunt. Creëer een slimme hiërarchie, zodat alles straks makkelijk terug te vinden is. Maak goede afspraken, zodat iedereen alles op dezelfde manier vastlegt.
Leg alles over een asset op één plek vast
Verzamel alle informatie over een asset op één plek, zodat iedereen supersnel bij de hand heeft wat hij nodig heeft.
Denk aan:
- Documenten
- Afbeeldingen
- Notities
- Specificaties
- Storingen
- Wijzigingen
- Aanschafdatum
- Datum laatste onderhoud
- Werkbonnen
Nog een reden om op goede asset management software over te stappen. Werk je nog met Excel? Dan is het onmogelijk om alle informatie op één plek te verzamelen. Afbeeldingen en documenten zul je altijd los moeten opslaan.
Maak het behapbaar voor jezelf
Heb je heel veel assets en zie je als een berg op tegen het vastleggen van al die informatie? Maak het dan behapbaarder voor jezelf door je assets op te delen in categorieën, op basis van prioriteiten. Je start met categorie A en werkt dan toe naar categorie C.
Categorie A
Dit zijn bijvoorbeeld je Single Points of Failure. Als deze machines kapot zijn, staat de helft van de fabriek stil. Ook machines die veiligheidskritisch zijn vallen onder deze categorie.
Categorie B
Hieronder valt bijvoorbeeld je randapparatuur.
Categorie C
Hieronder vallen de nice-to-haves, die je oppakt als je er een keer aan toe komt.
Maak iemand verantwoordelijk
Zorg ervoor dat één persoon verantwoordelijk is voor het bijhouden van de asset base. Eventueel kun je er ook voor kiezen om dat per afdeling of per proces te doen. Als je maar niet iedereen verantwoordelijk maakt. Onze ervaring laat zien dat de kans dan heel groot is dat niemand verantwoordelijkheid neemt. Als wij bij bedrijven over de vloer komen met een goede asset base, dan hebben die bijna altijd iemand met de rol ‘installatiebeheerder’. Die persoon is verantwoordelijk voor wat er met de assets gebeurt en zorgt er ook voor dat de asset base altijd up-to-date is.
De volgende stap: je onderhoudsstrategie optimaliseren
Heb je je asset base goed op orde? Dan wordt het mogelijk om je onderhoudsstrategie te optimaliseren. Heb je bijvoorbeeld 10 gelijkaardige pompen in je fabriek staan? Dan kun je die met elkaar vergelijken. Waarom heeft de ene pomp veel meer storingen dan de andere? Je hebt een heleboel waardevolle data die je kunt analyseren om dat verschil te verklaren. Vervolgens maak je op basis daarvan slimme keuzes.
Hulp nodig? Wij helpen je graag
Onze software vormt een perfecte basis voor het opbouwen van je asset base. Ook met het vastleggen van gegevens en informatie kunnen we je eventueel helpen. Zelf uitproberen? Dat kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of sales@mcmain.nl. We staan voor je klaar!
