De Technische Dienst staat iedere dag weer voor nieuwe uitdagingen. Ineens valt er een machine onverwacht uit of blijkt het benodigde materiaal toch niet op voorraad te zijn. En dan zijn er ook nog budgetten die meer dan eens overschreden worden. De uitdagingen waar de Technische Dienst mee te maken heeft zijn dus zeer divers en lang niet altijd eenvoudig op te lossen.
Gelukkig bestaat er software om je te helpen een groot deel van je onderhoudsproblemen op te lossen. Deze onderhoudssoftware, ook wel een CMMS of Asset Management Software genoemd, bevat allerlei features die jou en je team in staat stellen alle uitdagingen te boven te komen. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar bespaar je ook veel tijd en geld.
In dit artikel kijken we naar 5 problemen en uitdagingen die jij, als onderhoudsprofessional, met software op kan lossen.
Digitale werkopdrachten
Met de software kun je heel gemakkelijk digitale werkopdrachten aanmaken en die aan iemand toewijzen. Na afloop kun je de werkopdracht gereedmelden, waarna deze automatisch wordt opgeslagen. Een werkopdracht kan door de TD worden opgesteld, maar kan ook aangemaakt worden n.a.v. een melding van een andere medewerker binnen de organisatie.
Een goede digitale werkopdracht bevat tenminste de volgende onderdelen:
- De machine of installatie waar onderhoud aan uitgevoerd moet worden
- Een omschrijving, documentatie of een afbeelding van de machine
- Alle onderdelen die nodig zijn voor het uitvoeren van het werk
- Een beschrijving van de oorzaak van de storing
- De deadline en prioriteit van de werkopdracht
- Naam van de monteur die verantwoordelijk is voor de werkopdracht
- Aanvullende notities en opmerkingen die relevant zijn
Welke problemen lost het op?
Onnodig lange downtime: het maken van een digitale werkopdracht gaat veel sneller dan alles opschrijven of in een Excel-document zetten. Hoe sneller een monteur aan de slag kan, hoe eerder de machine weer kan draaien.
Inefficiënte werkwijze: digitale werkopdrachten zijn altijd en voor iedereen beschikbaar. Een monteur hoeft dus nooit lang te zoeken naar de juiste informatie en heeft altijd alle instructies bij de hand.
Onvolledigheid: doordat je software gebruikt voor het aanmaken van werkopdrachten, zie je geen zaken over het hoofd. Alle informatie is beschikbaar en de monteur kan zonder onderbreking het werk uitvoeren.
Onderhoud inplannen
Onderhoudssoftware kan voor jou het onderhoud aan machines inplannen. Dit kan gebaseerd zijn op een vast tijdsinterval of op basis van andere criteria. Hierdoor ben je er zelf geen tijd aan kwijt en kun je taken alvast inplannen bij monteurs.
Ook kun je van tevoren rekening houden met de inkoop van materiaal dat nodig is voor het uitvoeren van onderhoud. Zo kom je niet last minute voor vervelende verrassingen te staan. Daarnaast kun je een inspectielijst toevoegen, zodat monteurs precies weten waar ze op moeten letten welke taken ze uit moeten voeren.
Welke problemen lost het op?
Reactief werken: door preventief onderhoud uit te voeren aan machines verlaag je het risico op onverwachte uitval en het welbekende ‘brandjes blussen’. Daarnaast is preventief onderhoud ook nog eens beter voor de productie en veiligheid.
Te veel preventief onderhoud: het werken met een vast onderhoudsschema voorkomt dat je te veel onderhoud aan een machine uitvoert. Dit kost namelijk niet alleen veel tijd, het voorkomt ook dat een machine kapot gaat omdat die juist te vaak opengeschroefd wordt.
Overschrijden van het budget: als je weet welk onderhoud je de komende tijd uit moet voeren, kun je hier rekening mee houden bij de inkoop van materiaal en de planning van personeel. Zo zorg je ervoor dat je altijd voldoende capaciteit en middelen hebt.
Onderhoudsdashboard
Doordat je alle gegevens van je machines en het onderhoud ervan in één systeem bewaart, verzamel je automatisch veel waardevolle informatie. Deze informatie komt terug in je onderhoudsdashboard en helpt je om je juiste beslissingen te nemen. Enkele voorbeelden van de informatie die je in het dashboard terug kunt vinden:
- KPI’s en statistieken: bekijk de voortgang en stuur bij waar nodig
- Status van werkopdrachten: inzicht in al het openstaande werk
- Realtime gegevens: altijd up-to-date met de meest recente data
Welke problemen lost het op?
Geen zicht op achterstanden: een gebrek aan inzicht op achterstanden kan ervoor zorgen dat sommige taken niet opgepakt worden. Dit leidt ertoe dat machines te lang stil blijven staan of dat de kans op onverwachte uitval groter wordt.
Miscommunicatie: zonder actueel en compleet overzicht is het onmogelijk om beslissingen te nemen, de juiste werkzaamheden aan monteurs toe te wijzen en de onderhoudsplanning te beheren.
Assets in slechte conditie: als je de belangrijkste gegevens en statistieken altijd tot je beschikking hebt, kun je de juiste beslissingen nemen. Zo zorg je ervoor dat alle machines en installaties in jouw organisatie in optimale conditie blijven.
Voorraadbeheer
Met een onderhoudsbeheersysteem kun je, naast machines en installaties, ook je voorraad beheren. Dit biedt diverse voordelen:
- Artikelbeheer: inzicht in welke materialen je op voorraad hebt, op welke locatie die zich bevinden en wat de waarde is.
- Alert bij lage voorraad: stel minimale voorraden in en krijg automatisch en op tijd een bestelvoorstel.
- Inkooporders: verstuur gemakkelijk en snel een digitale inkooporder naar je leveranciers.
Welke problemen lost het op?
Losstaand onderhoudsbeheer: om ervoor te zorgen dat ook onderhoudskosten terugkomen in financiële bedrijfsgegevens, kun je de software koppelen met een ERP-systeem. Dit geeft niet alleen inzicht in de voorraad, maar ook in de totale kosten.
Hoge kosten: omdat sommige onderdelen behoorlijk in de papieren kunnen lopen, is het belangrijk om er niet teveel van op voorraad te hebben. Door inzicht in je voorraad voorkom je hoge kosten door een te hoge voorraad.
Onvindbare voorraad: doordat je bij de voorraadbeheermodule altijd een locatie toevoegt, weet iedereen altijd waar bepaalde materialen te vinden zijn. Zo staan machines niet onnodig stil doordat sommige onderdelen onvindbaar zijn.
Mobiele app
Mobiele apps maken ons leven aangenamer en gemakkelijker. Dit geldt ook voor onderhoudsbeheer. Het werken met de mobiele app van een onderhoudsbeheersysteem levert je verschillende voordelen op:
- QR-codes scannen: door de QR-codes te scannen met de app zie je snel alle informatie en registreer je werk of storingen altijd op de juiste machine.
- Pushberichten: wanneer een monteur een nieuwe werkopdracht krijgt toegewezen, ontvangt hij/zij daar direct een pushbericht van.
- Foto’s maken: een beeld zegt meer dan 1000 woorden, dus je kunt met de app gemakkelijk een foto maken en toevoegen aan een werkopdracht of melding.
Welke problemen lost het op?
Incomplete of onjuiste informatie: hoe sneller een meterstand of storing gedocumenteerd is, hoe nauwkeuriger de informatie. Dankzij de mobiele app is een melding snel ingevoerd en voorzien van de juiste gegevens.
Lange reactietijden: als een kritieke machine onverwacht is stilgevallen, moet daar zo snel mogelijk een monteur naar toe, want iedere minuut telt in zo’n geval. Doordat meldingen met de app direct in de software staan, gaat er geen onnodige tijd verloren.
Zware werkomstandigheden: doordat alle informatie over een machine of installatie in de app terug te vinden is, hoeven monteurs geen lange afstanden te lopen met dikke pakken papier onder hun arm. Het werk is immers al zwaar genoeg.
Beter onderhoud met software
Het mag duidelijk zijn: onderhoudssoftware kan jou helpen om veel problemen te voorkomen of stilstandtijden van machines tot een minimum te beperken. Maar het is wel belangrijk om je te realiseren dat software uiteindelijk een hulpmiddel is om je doelen te bereiken. Een goede implementatie en het vrijmaken van voldoende tijd zijn cruciaal om er een succes van te maken.
Kom jij bovenstaande problemen en uitdagingen vaak tegen in je werk? Dan is onderhoudssoftware zeker het overwegen waard. Je kunt McMain Online nu 30 dagen gratis proberen. Zo krijg je een goed beeld van alle mogelijkheden, zonder dat je direct ergens aan vast zit. Het je vragen? Dan kun je altijd contact met ons opnemen via sales@mcmain.nl of via +31(0)341-750500.
