Acht overwegingen voor een succesvolle Maintenance Management implementatie

Zoek de balans tussen kosten en rendement

Onderhoud binnen een organisatie wordt vaak gezien als het “ondergeschoven kindje”. Het is vanzelfsprekend dat het er is, voor men onzichtbaar wat er gebeurt en uiteraard onmisbaar voor een organisatie. Wij Nederlanders maken vaak onopvallend gebruik van gebouwen, wegen, bruggen, elektriciteit, water en ga zo maar door. En om dit te onderhouden en goed bij te houden, maken we gebruik van onderhoudssoftware.

Wij vinden het als samenleving vanzelfsprekend dat de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid hiervan wordt gegarandeerd, maar eigenlijk is het helemaal niet zo vanzelfsprekend. Er gaat immers meer aan onderhoud uitvoeren vooraf dan ‘even iemand op pad sture.’ Pas op het moment van een verstoring trekt men aan de bel, ontstaan er hevige discussie(s) of wordt social media overspoeld.

Acht overwegingen voor een succesvolle onderhoudssoftware implementatie

Het voorkomen van een verstoring is één van de bekendste reden voor het plegen van onderhoud. Het doel van onderhoudsbeheer is daarom ook om assets binnen de organisatie maximaal effectief en efficiënt te laten functioneren. Denk bijvoorbeeld aan een productielijn waarvan de uptime van de machines een bepaald percentage moet behalen voor o.a. OEE of KPI’s. De uitdaging hiervan is het juiste balans te vinden tussen de onderhoudskosten en het optimaal rendement. De informatietechnologie van tegenwoordig kan hierin een essentiële rol spelen voor het succesvol monitoren van deze doelen, op zowel operationeel, tactisch, als strategisch niveau.

Nog aanzienlijk veel Maintenance Management software implementaties falen, doordat er niet goed nagedacht is over de juiste randvoorwaarden en resources. In deze whitepaper vertellen wij acht belangrijke overwegingen voor een succesvolle Maintenance Management implementatie.

Overweging 1

Doelstellingen: begin klein, eindig groot
Eén van de grootste valkuilen bij de implementatie van een onderhoudsbeheersysteem is het te groot willen beginnen. Hoe kleiner de berg, des te beter de ‘nieuwe manier van werken’ geadopteerd wordt binnen een organisatie. Het is dus verstandig om gefaseerd een onderhoudsbeheer software te implementeren. Stap één is jezelf afvragen: Welke informatie registeren wij al? En hoe kunnen wij deze registratie voor de gebruiker nóg makkelijker maken? Bijvoorbeeld, vooraf gedefinieerde lijsten om de gebruiker alleen te hoeven kiezen in plaats van bedenken. Of het systeem automatisch velden laten invullen. Ik bedoel, uiteindelijk is het pakket daar om het jou makkelijker te maken.

Overweging 2:

Bereid het goed voor: wie is de (eind)verantwoordelijke?
Voorbereiding is the key voor een goed lopend project. Ongeplande en onverwachte gebeurtenissen zitten in een klein hoekje. Wie is de projectleider? Heb ik een ICT afdeling nodig? Waar staat onze huidige informatie? Willen we deze overnemen? Welke keuzes moet ik maken voor de livegang? Inventariseer wat er benodigd is om het project tot een succes te maken.

Overweging 3:

Specialisatie: een goed begin is het halve werk
Laat je adviseren door de specialist. Dit kan zijn de implementatie specialist, maar óók de medewerkers op de werkvloer. De eindgebruikers zijn uiteindelijk degene die de storingsregistraties moeten registeren. Het snél vinden van de juiste informatie, creëert efficiëntie. Ook de implementatie specialist loopt dagelijks tegen dezelfde valkuilen van inrichtingskeuzes aan. Zij kunnen jou stap-voor-stap vertellen wat de beste opties zijn voor jouw organisatie. Ook kan een specialist vertellen wat voor consequentie elke keuze heeft. Dit kan je uiteindelijk erg veel tijd schelen.

Overweging 4:

De planning: houdt de verwachtingen scherp
Een project met grote verwachtingen, weinig tijd en weinig mensen, krijgt bij voorbaat een kleine slagingskans. Maak voor jezelf een ‘back-log’ met werkzaamheden die later opgepakt kunnen worden en de ‘must-haves’ die benodigd zijn om de eerste fase af te sluiten. Zo wordt er niet te veel druk op de mensen gelegd, de tijd van implementatie wordt verspreid en elke fase afsluiting geeft een kick!

Overweging 5:

Motivatie: vier de eerste mijlpaal, maar ook die erna volgen
Als de eerste mijlpaal behaald is, bijvoorbeeld de inrichting van de objectboom of de eerste storingsregistratie, vier het! Vergeet niet de successen met elkaar te delen en nog belangrijker: te vieren. Adopteren van software heeft alles te maken met betrokkenheid en motivatie. Als gebruikers zich gewaardeerd voelen en weten dat zij goed bezig zijn, zal het steeds makkelijker worden om de medewerking bij elke nieuwe fase steeds te krijgen. Als men dan uiteindelijk inziet wat het oplevert, in bijvoorbeeld tijd, kosten en informatie, gaat men de meerwaarde van het pakket inzien.

Overweging 6:

Resources: tekort aan mensen
Grote dromen, maar geen handjes? Laat de inrichting uitvoeren door een externe partij of een stagiair. De rest van het bedrijf heeft hier profijt van. Het intikken van preventieve onderhoudsmodellen of het inventariseren van artikellijsten of leveranciers kan ook uitgevoerd worden door een derde partij. Zolang de eindgebruikers straks weten hoe ze een storing moeten aanmaken en informatie kunnen toevoegen ten behoeve van de historie, is stap één al gemaakt.

Overweging 7:

Interne kennis: training of train-de-trainer
Dan komen we gelijk bij punt nummer 7: training. Geen training of instructie vooraf wordt regelmatig als ‘smoes’ gebruikt waarom ze niet digitaal registreren. En weet je, groot gelijk hebben ze. Binnen 4 uur kan het zoeken van een object en het registreren van een storing al uitgelegd worden. Het voordeel van een training is dat men gelijk weet er van hen verwacht wordt.

Overweging 8:

Onderhouden: monitoring is the key
Rapportages moeten laten zien dat jij je werk goed doet. Werk jij jouw zaken op tijd af? Voorgedefinieerde Key Performance Indicators (KPI’s) laten de organisatie al tijdens de eerste fase zien welke voordelen en/of verbeterpunten het met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal storingen, top 10 storingen, stilstandstijden, kosten per werkopdracht, aflopende contracten of openstaande meldingen. De kennis is vaak wel bekend binnen de organisatie, maar nu wordt het zichtbaar en gaat het jou helpen.

Meer weten?
Benieuwd naar de mogelijkheden van Maintenance Management voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact op via telefoon 0341 – 750 500, via mail sales@mcmain.nl of vraag een demonstratie aan.