Een ambitieus openbaar vervoersbedrijf, waarbij de reiziger en de kwaliteit van de reis voorop staan. Zo omschrijft Frans de organisatie waar hij werkzaam bij is. Om die perfecte reisbeleving te bereiken is goed materieel een vereiste en daar komt McMain om de hoek kijken. Frans ter Beke, Delivery Manager bij EBS Public Transportation B.V., vertelt over zijn McMain ervaring.

Ondertussen is Frans al twintig jaar werkzaam in de wereld van openbaar vervoer en weet hij als geen ander wat er nodig is om de implementatie van een onderhoud applicatie succesvol te laten verlopen. “Ik had een déjà vu met mijn eerste project in 1999, ook in een werkplaats. Het is altijd wisselend hoe techniek en automatisering wordt begroet binnen een team, zoals de Digitale Monteur. Het verlicht namelijk de administratieve last; het gaat erom dat je de neuzen binnen het team dezelfde kant op hebt staan zodat de acceptatiegraad zo hoog mogelijk ligt.”

Op zoek naar onderhoudssoftware

“EBS is de afgelopen twee jaar enorm gegroeid en daardoor zie je dat processen ook opnieuw bekeken moeten worden. Zo ook die van de werkplaats en we zagen dat het onderhoudspakket niet meer paste bij de huidige ambities. Vandaar dat wij op zoek gingen naar een vervangend pakket. Wij zijn een relatief kleine organisatie, maar wij doen wel ons eigen beheer aan verschillende soorten bussen. Het was dus belangrijk dat wij al deze verschillende leveranciers kwijt konden in het systeem. Zodoende ben ik bij McMain uitgekomen. Ik nam contact op en vond de service en geboden functionaliteiten zó goed dat we direct met McMain in zee zijn gegaan.”

Administratieve last verlichten met de Digitale Monteur

“Waar we voorheen een rondje konden doen om informatie op te halen, is dat met vier verschillende locaties niet meer mogelijk. Dus we moesten ervoor zorgen dat we op een andere manier onze informatie kunnen verzamelen en inzien. Hier komt een stukje efficiëntie om de hoek kijken, want we willen de processen van de werkplaats vereenvoudigen. Daar hebben we stappen mee gezet door aan de slag te gaan met de werkplaats software van McMain, maar ook met de introductie van de Digitale Monteur. Het mooiste is om te zien hoe enthousiast deze tool is ontvangen door de monteurs, want er is een enorme administratieve last weggevallen. We zijn nu dus bezig met het verzamelen van data en komend jaar gaan we aan de slag om deze data eruit te halen met PowerBI. De basis is gelegd, de eerste stappen zijn gezet en het leeft onder het EBS-personeel.”

“Door McMain hebben we inzicht op monteur-, werkplaats- en busniveau. Zo kunnen we kostenefficiënter werken.”

Beheersen van kosten

Naast efficiënt werken en het verlichten van de administratieve last, is er nog een ander element belangrijk geweest om over te stappen op een ander onderhoudsprogramma, namelijk kostenbeheersing. “Vroeger was het normaal om de totale onderhoudskosten te delen door het aantal bussen om zo tot de kosten per bus te komen. De EBS-werkplaats was eigenlijk een grote black box waar er geen zicht was op de uitgaven. Er werd gekeken of de monteurs hun uren bijhielden en de magazijnwaarde werd gemonitord; dat was het eigenlijk wel. Tegenwoordig kan dat niet meer. We zitten middenin een transitie naar meer data gedreven werken en willen informatie inzien op monteur-, werkplaats- en busniveau. Dus denk aan onderlinge kostenverschillen, kosten per bus, waar worden de dure onderdelen gebruikt en welke materialen worden er verspild? Zo kunnen we kostenefficiënt gaan werken.”

Zelf inrichten en aanpassen

Om de medewerkers er zo goed mogelijk mee te laten werken, hanteerde Frans diverse criteria voor de werkplaats software. “Snel aan de slag kunnen en dan uitbreiden naar behoefte: dat was het idee en dat kan met McMain. Het is namelijk een compleet programma dat jezelf kunt inrichten, aanpassen en uitbreiden. Daarnaast hadden we nog andere wensen, namelijk een cloud oplossing. Straks hoop ik dan ook over te stappen naar McMain Online. Ook de mogelijkheid om te koppelen was belangrijk, want we willen natuurlijk straks ook aan de slag met alle verzamelde data. Als laatst wilde ik gepland onderhoud kunnen inrichten met checklists voor bijvoorbeeld de periodieke beurten op basis van de kilometerstanden. Ook wilde ik kunnen werken met een barcodescanner voor het magazijn. En ik zie dat het leeft onder de medewerkers en dat zij het belang ervan inzien.”

Doelstelling van het jaar: het magazijn op orde krijgen

Waar wil EBS zich op de korte termijn op richten? “Het magazijn”, antwoordt Frans. “Op dit moment is dat het gebied waar veel winst valt te behalen en daar zetten we de Digitale Monteur voor in, want hiermee kunnen wij barcodes scannen. Het vraagt discipline, want als de monteurs materiaal pakken voor een werkorder, moet het gescand worden. Zo hopen we dat het magazijn up-to-date is en de medewerkers niet misgrijpen bij hun werkzaamheden. Het doel is om de kosten inzichtelijk te krijgen, maar ook de magazijn mutaties en de verschillen. Persoonlijk denk ik dat dit gaat werken, want zij zien dit zelf ook als een oplossing, dus dan ligt de acceptatiegraad hoog.”

“Ga aan tafel zitten met mensen die in processen denken en veranderingsgezind zijn. Dan kun je het snelst stappen zetten.”

Integratie met Zwinq voor onderhoud op het juiste moment

Het moment van onderhoud aan een bus wordt bij EBS bepaald op basis van de kilometerstand. Voorheen werden deze kilometerstanden handmatig toegevoegd aan McMain. Maar omdat dit erg foutgevoelig is – er is zo een nulletje teveel ingetypt – worden deze gegevens nu automatisch in McMain gezet. Het tanksysteem dat in elke bus zit, is gekoppeld met de fleet management software van Zwinq. Bij elke tankbeurt registreert het systeem automatisch de kilometerstand in Zwinq. Dankzij de integratie die nu gebouwd is, worden kilometerstanden vanuit Zwinq automatisch als meter toegevoegd in McMain. Dit voorkomt niet alleen dubbel werk, maar ook het risico op fouten bij het invoeren. Afhankelijk van het onderhoudsmodel, wordt er automatisch en op het juiste moment een nieuwe werkopdracht gegenereerd voor het onderhoud aan een bus.

Tips voor het starten met (werkplaats) software

We kijken terug op de opstartfase die EBS heeft gekend met de werkplaats software en welke tips zij aan andere startende organisaties willen meegeven. “Ga aan tafel zitten met mensen die in processen denken en veranderingsgezind zijn.” Daar was een grote rol weggelegd voor Gert ter Burg, de functioneel beheerder, die ook veel ervaring heeft in het openbaar vervoer. “Op deze manier kun je het snelst aan de slag en stappen zetten met de onderhoudssoftware binnen de Technische Dienst. En zet de processen op papier, zo heeft iedereen het duidelijk voor zich en kun je zeggen: zo gaan we het doen. Wat ik persoonlijk ook belangrijk vind is een goede samenwerking met de partner. Ik vind dat we in McMain een partner hebben gevonden die net als wij een langdurige relatie aan wil gaan die wordt gekenmerkt met regelmatig contact en de mogelijkheid om alle zaken te bespreken.”

Zelf aan de slag?
Hebben jij na het lezen van de klantervaring van EBS ook zin om te starten met onderhoudssoftware? Je kunt McMain Online onderhoudssoftware 30 dagen lang gratis uitproberen. Bij vragen kun je vrijblijvend contact met ons opnemen via sales@mcmain.nl of bel naar 0341 750 500.

---