Ambassade Hotel in Amsterdam staat bekend om zijn persoonlijke service en unieke kamers, waarvan geen enkele hetzelfde is. Maar ook achter de schermen wordt er hard gewerkt om alles soepel te laten verlopen. Om dat voor elkaar te krijgen, had Peter Veenstra, Hoofd Technische Dienst, behoefte aan CMMS software dat hem overzicht zou geven. Nu, 3 jaar later, is McMain niet meer weg te denken uit de dagelijkse gang van zaken.

Structuur in de chaos

“Eerst stond alles verspreid in onoverzichtelijke mappen in een kast,” begint Peter. “Toen ik de boomstructuur van McMain zag, wist ik meteen: dit is wat we nodig hebben.” Het hotel, dat bestaat uit 16 panden en een floatcentrum, draait 24/7, maar de Technische Dienst is niet altijd aanwezig. ‘’Dankzij McMain is alles echter overzichtelijk en toegankelijk voor het hele team, zodat zij zelfstandig actie kunnen ondernemen wanneer dat nodig is.’’

‘’We konden informatie lastig terugvinden. Zo’n boomstructuur is dan ideaal, precies wat ik zocht.’’

Samen met zijn twee collega’s gebruikt Peter McMain voor allerlei onderhoudstaken. “We doen van alles: luchtfilters checken, airco’s onderhouden, ons strijksysteem controleren, noem maar op. Veel terugkerende taken. Ook het water in de baden van ons floatcentrum, waar gasten komen om te ontspannen, moet dagelijks worden getest. Dat staat allemaal in McMain.”

Voorkomen dat kennis verdwijnt

De overstap naar McMain kwam toen het oude systeem niet meer werd ondersteund. “Ik ga binnenkort met pensioen en ik wil niet dat al mijn kennis verdwijnt. Mijn collega’s hebben ook veel in hun hoofd, maar het moet ergens staan waar iedereen het terug kan vinden. Zo kan iedereen bij deze informatie en bouwen we een geschiedenis op. Dat is nu geregeld.”

Tijdens een proefperiode sprong vooral de boomstructuur eruit. “Ons hotel bestaat uit acht panden aan de Herengracht en twee panden aan de Singel. Daarnaast zijn er nog huizen die niet als hotel worden gebruikt. In totaal zijn dit 16 rijksmonumenten. Met McMain kan ik al deze panden netjes onderverdelen. Dat maakt alles een stuk overzichtelijker.”

‘’Met McMain hebben we nu alles overzichtelijk op één plek, van onderhoudstaken tot kostenoverzicht.’’

McMain is gebruiksvriendelijk voor iedereen

McMain is zo gebruiksvriendelijk dat ook niet-technische collega’s er goed mee overweg kunnen. “Er zijn steeds minder mensen met een technische achtergrond, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Dankzij McMain kunnen zelfs onze Duty Managers eenvoudige dingen oppakken, zoals een lekkende kraan repareren. Ze scannen de barcode op het apparaat en krijgen meteen informatie over de leverancier of een handleiding om iets te resetten.”

‘’Mijn collega’s hebben ook een heleboel in hun hoofd, maar deze informatie moet gewoon ergens staan. Je moet het ergens terug kunnen vinden.’’

Ook andere afdelingen profiteren van McMain. “Housekeeping meldt bijvoorbeeld problemen in kamers via hun eigen systeem. Als het iets is wat niet snel opgelost kan worden, dan komt het in McMain terecht. Moet er iets besteld worden? Dan registreren we dat ook in McMain.”

Voorraadbeheer onder controle

Een grote verbetering is te zien in het voorraadbeheer. “Vroeger lag alles verspreid. In de ene kast dit, in de andere kast dat. Niemand wist precies wat we hadden en dan werd er te veel besteld. Nu houden we alles bij in McMain. Eén collega, die al bestellingen deed voor kantoorartikelen, beheert nu ook de technische voorraad.’’

‘’Iedereen vergat hoeveel er besteld was, waardoor we veel te veel reserves hadden liggen. Dankzij McMain voorkomen we dit. Super!’’

Met McMain wordt alles gestructureerd opgeslagen, inclusief foto’s en informatie over waar artikelen gekocht zijn. “Zo hoef ik niet iedere keer opnieuw uit te zoeken waar iets vandaan komt of wat de goedkoopste leverancier is.”

Kostenregistratie en strategische keuzes

McMain biedt ook overzicht in de kosten. “Neem bijvoorbeeld een kapotte verwarming. Ik maak een melding aan, voeg de offerte van de loodgieter en de factuur toe en noteer ook gegevens van de nieuwe ketel en de garantie. Zo staat alles bij elkaar.” Dit overzicht helpt bij strategische beslissingen. “Neem bijvoorbeeld de vaatwasser. Mensen denken vaak dat die nog nieuw is, maar als je in McMain kijkt, blijkt de vaatwasser er al zes jaar te staan. Met het kostenoverzicht kun je afwegen of het tijd is voor vervanging.”

Makkelijke zoekfunctie

Peter vindt vooral de zoekfunctie in McMain Online ideaal. “Soms weet je maar een deel van de naam van een artikel. In McMain maakt dat niet uit. Je vult een deel in en je krijgt meteen een lijst met alles wat we hebben. Dat scheelt enorm.” De Digitale Melder app, gebruikt in het floatcentrum, is ook een succes. “Daar melden ze problemen direct met een foto erbij. Dat werkt super.”

McMain ter ondersteuning bij jaarplan

Met McMain heeft de Technische Dienst nu een jaarplan voor onderhoud. “We hebben een overzicht van wat we moeten doen, wat we gedaan hebben en wat nog besteld moet worden. Dat helpt enorm. Vooral omdat we 24/7 draaien, maar zelf niet altijd aanwezig zijn. Door alles goed te documenteren, blijft de kennis behouden en kan iedereen het oppakken.”

Peter is ook blij met de klantenservice van McMain. “Ik gebruik meestal de chat. Dat gaat snel en makkelijk. Je kunt je vraag stellen en even wat anders gaan doen. Als je terugkomt, heb je meestal al antwoord. Perfect.”

Toekomst met McMain

Voor Peter en zijn team is McMain meer dan een handig systeem. “Het is de backbone van de technische dienst geworden. Het brengt structuur, maakt kennisoverdracht makkelijk, en geeft ons overzicht. Het is echt een systeem wat ons goed ondersteunt.”

Wil jij ook een start maken met digitaal onderhoudsbeheer? Dat kan! Vraag dan de gratis trial van McMain Online aan. Je kunt de software dan 30 dagen uitproberen en erachter komen of het bij jou en je organisatie past. Heb je vragen? Neem dan contact op via sales@mcmain.nl of +31(0)341-750 500.

---