Het verschil tussen werken in Excel en een CMMS

(Tijds) winst behalen op het gebied van onderhoudsbeheer

Uit onderzoek¹ blijkt dat het zoeken naar informatie een medewerker gemiddeld één dag per week kost. De informatie zit vaak wel verstopt binnen de organisatie, maak vaak niet op één plek en zeker niet digitaal. Dat kan dus efficiënter, maar hoe? Een veel voorkomende oplossing bij de Technische Dienst is het opstellen van de oneindige Excel-lijstjes. Hoe kunnen we dit veranderen en winst behalen op het gebied van onderhoudsbeheer? McMain vertelt het verschil tussen een Excel-lijst en CMMS software.

Laten we bij het begin beginnen. Wat betekent CMMS? CMMS staat voor Computerized Maintenance Management System. In het Nederlands ook wel onderhoudsbeheersysteem (OBS) genoemd. En wat is een CMMS programma? Simpel gezegd, een systeem waarin de onderhoudswerkzaamheden in beheerd kunnen worden. Waar je in een Excel sheet niet met meerdere mensen kan werken, kan dat in een CMMS wel. Eén van de grootste voordelen is dat jullie zelf niet meer het wiel hoeft uit te vinden, dat is al voor jullie gedaan. Het CMMS bevat standaard keuzelijsten zodat de gebruikers niet zelf meer hoeven na te denken. Ook bevat het rapportages die van te voren zijn bedacht. Daarnaast kan er mobiel gewerkt worden en niet geheel onbelangrijk: foto’s en documenten kunnen middels smartphone of tablet worden toegevoegd waar nodig. Kortom, een systeem waar de informatie voor de Technische Dienst digitaal & centraal opgeslagen kan worden.

Tijd is kostbaar

Verschillende Whatsappgroepen op de werkvloer, eigen mapjes naast het Excelbestand om foto’s en bestanden in op te slaan en inspectielijsten op papier. Dit zijn situaties waar de Technische Dienst vaak tegenaan loopt tijdens hun werk. Er wordt gewerkt op verschillende locaties om de documenten op te slaan en vaak wordt er gewerkt met papier dat later ingescand moet worden. Dit kost veel tijd en tijd is kostbaar. Zeker als we in gedachten houden dat er één werkdag per week besteed wordt aan het zoeken van informatie. Het efficiënter werken begint al bij het eerste moment: het creëren van de informatie.

Veel gebruikte redenen om voor een CMMS te kiezen

Er zijn verschillende redenen om over te gaan op een CMMS systeem. Hieronder hebben wij een aantal situaties voor jou geschetst.

• Het bedrijf en team wordt groter en daarmee gaat de papieren administratie hand-in-hand. Deze papierenbundel blijft maar groeien en vanuit de ISO-audit kwam het advies om de administratie te digitaliseren en daardoor alles direct beschikbaar te hebben bij een steekproef.
• De Technische Dienst werkt met verschillende mensen in één Excel sheet. Ze moeten op elkaar wachten om informatie op te slaan. Dit zorgt voor frustraties en het verkeerd opslaan van bestanden.
• Er is veel wisseling in de wacht en technische kennis is schaars. Stel dat deze collega ontslag neemt of met pensioen gaat; waar gaat deze kennis dan heen?
• Het management wilt graag weten waarom er geïnvesteerd moet worden in resources voor de technische dienst of in het vernieuwen van installaties. Kennis digitaal opslaan zorgt ervoor dat je als bedrijf historie opbouwt voor alle assets. Door deze kennis digitaal op te slaan en historie op te bouwen kunnen de verbeterplannen binnen de organisatie worden onderbouwd met data.

De voordelen van het werken met CMMS

Al met al kunnen we stellen dat er redenen zijn om aan de slag te gaan met een CMMS, maar wat levert het nou precies op? Het grootste voordeel is dat alles centraal en digitaal staat, maar natuurlijk levert het meer op.

Enthousiast en nieuwsgierig?
Herken jij jezelf in deze situatie en wil jij een slag maken in jouw onderhoudsbeheer? Vraag een trial aan en ervaar McMain zelf. Toch eerst liever meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500.