Spare Parts Management, oftewel het beheer van reserveonderdelen, is een onmisbare schakel binnen professioneel onderhoudsbeheer. Het zorgt ervoor dat de juiste onderdelen op het juiste moment beschikbaar zijn, zodat onderhouds- of reparatiewerkzaamheden direct uitgevoerd kunnen worden. Dat voorkomt onnodige stilstand, beperkt kosten en verhoogt de betrouwbaarheid van jouw machinepark.
In dit artikel lees je wat Spare Parts Management precies inhoudt, waarom het belangrijk is, en hoe je dit proces optimaliseert met behulp van CMMS software.
Wat houdt Spare Parts Management in?
Hands on Tool Time (HoTT) is de tijd die een monteur daadwerkelijk bezig is met het uitvoeren van Spare Parts Management is het plannen, organiseren en beheren van alle onderdelen die nodig zijn voor het onderhoud en de reparatie van assets. Dit gaat niet alleen over het bijhouden van voorraden, maar ook over het strategisch inkopen, registreren, koppelen aan assets en analyseren van verbruik.
Binnen een Technische Dienst betekent dit onder andere:
- Weten welke onderdelen je op voorraad hebt;
- Zien waar die onderdelen zich bevinden;
- Begrijpen welke onderdelen kritiek zijn voor bepaalde installaties:
- Weten wanneer en hoeveel er moet worden bijbesteld.
Een goed ingericht spare parts proces draagt bij aan een efficiënte uitvoering van preventief en correctief onderhoud.
Veelvoorkomende fouten in Spare Parts Management
In veel bedrijven is de onderdelenvoorraad een onderbelicht onderdeel van het onderhoudsproces. Dit zorgt vaak voor dezelfde problemen:
Geen actueel overzicht van de voorraad
Onderdelen liggen verspreid over meerdere locaties of staan niet geregistreerd. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid over beschikbaarheid en locatie van onderdelen, wat leidt tot vertraging bij storingen of onderhoud.
Onduidelijke registratie of uitgifte
In veel gevallen pakken monteurs onderdelen zonder dit vast te leggen. Daardoor kloppen voorraadtellingen niet en worden bestellingen te laat geplaatst.
Onderdelen pas bestellen bij stilstand
Als onderdelen pas besteld worden wanneer een asset al defect is, loopt de downtime onnodig op. Zeker bij lange levertijden kan dit grote impact hebben op productie of voedselveiligheid.
Geen koppeling met onderhoudsplanning
Als je niet weet welke onderdelen je nodig hebt voor gepland onderhoud, ontstaan vertragingen en onvolledige werkopdrachten. Ook verhoogt dit de kans dat monteurs misgrijpen.
Vier pijlers voor succesvol Spare Parts Management
Om je onderdelenbeheer naar een hoger niveau te tillen, zijn er vier pijlers waarop je moet letten:
1. Centrale en digitale registratie van onderdelen
Registreer alle onderdelen in één systeem en geef elk onderdeel een unieke code. Voeg hierbij ook kenmerken toe zoals artikelnummer, leverancier, locatie in het magazijn, levertijd en eventueel alternatieve onderdelen. Dit voorkomt verwarring en maakt het beheer schaalbaar.
2. Koppeling met assets en werkorders
Door onderdelen te koppelen aan specifieke assets weet je precies welke onderdelen waar gebruikt worden. Dit maakt het mogelijk om automatisch de juiste onderdelen toe te voegen aan werkopdrachten, bijvoorbeeld bij gepland onderhoud.
3. Analyse van verbruik en leverbetrouwbaarheid
Met goede registratie zie je precies welke onderdelen veel verbruikt worden, welke zelden gebruikt worden en wat de gemiddelde doorlooptijd van een bestelling is. Op basis daarvan stel je voorraaddrempels en bestelstrategieën op.
4. Voorraadniveaus en bestelmomenten instellen
Bepaal per onderdeel een minimale en maximale voorraad. Zo weet je wanneer je moet bijbestellen en voorkom je tekorten of overbodige voorraden. Zeker bij onderdelen met een lange levertijd of hoge prijs is dit essentieel.
Hoe CMMS software helpt bij onderdelenbeheer
Spare Parts Management is essentieel om het onderhoudsproces professioneel te organiseren. Zonder goed voorraadbeheer ontstaan onnodige vertragingen, hoge kosten en ontevreden monteurs. Door onderdelen centraal en digitaal te beheren, gekoppeld aan assets en werkorders, krijg je grip op je voorraad. Met CMMS software zoals McMain breng je structuur aan, bespaar je tijd en voorkom je onnodige stilstand van machines.
Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag met software om jouw onderdelenbeheer efficiënt te organiseren? Dan kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
