Organisaties die stappen willen zetten richting preventief onderhoud starten vaak met onderhoudsregistratie in een Excel spreadsheet. Op zich is dit een logische eerste stap, want in een Excel-document kan je heel veel informatie kwijt. Zo kan je al je assets er in zetten, werkopdrachten registreren, materiaal toevoegen en gegevens filteren.
Bovendien is Excel (of Google Sheets) vaak al beschikbaar binnen de organisatie, waardoor er geen extra kosten zijn voor het gebruik ervan. Ook hebben de meeste mensen al wat ervaring met het programma, waardoor het laagdrempeliger is om ermee te gaan werken. Dat maakt dat Excel binnen veel organisaties het startpunt is als het gaat om digitaal onderhoudsbeheer.
Op korte termijn is het gebruik van Excel spreadsheets dus goedkoper en laagdrempeliger dan specifieke Maintenance Management software. Maar aan het gebruik van Excel zitten ook nadelen, die op langere termijn voor veel problemen en uitdagingen zorgen.
Excel spreadsheet steeds onoverzichtelijker
Om een Excel spreadsheet te gebruiken voor onderhoudsbeheer, heb je veel verschillende werkbladen nodig met informatie. Denk hierbij aan werkopdrachten, assets, materiaal, medewerkers, etc. Om de spreadsheet goed te laten werken is het noodzakelijk dat alles correct is ingevuld. Met enkele assets is dat nog wel toe doen, maar als je steeds verder gaat uitbreiden kom je erachter dat de spreadsheet steeds onoverzichtelijker wordt.
De belangrijkste nadelen van Excel spreadsheets voor digitaal onderhoudsbeheer:
Statische planning
Je kunt voor iedere asset een onderhoudsplanning maken en deze toevoegen aan je Excel spreadsheet. Door deze planning te printen en ergens op te hangen weten TD’ers precies wanneer ze een inspectie of onderhoud aan een machine uit moeten voeren. Maar als blijkt dat het vaker, of juist minder vaak, nodig is onderhoud uit te voeren, is de planning alweer gedateerd.
Wanneer TD’ers deze informatie niet terugkoppelen en/of de planning niet aangepast wordt in de spreadsheet, werk je met gegevens die niet kloppen. In de praktijk betekent dit meestal dat niemand meer naar de planning omkijkt omdat die toch niet klopt. De échte kennis over het onderhoud aan de machine blijft daardoor in het hoofd van de monteurs zitten.
Moeilijk samenwerken
Omdat Excel vaak als applicatie op een PC staat, is het lastig om met meerdere personen in hetzelfde document te werken. Ook als de spreadsheet op een server staat of in de cloud gedeeld is, is het lastig voor iedereen om het juiste document te vinden.
Als het te veel tijd kost om de juiste spreadsheet te zoeken, of als medewerkers deze helemaal niet kunnen vinden, leidt dat ertoe dat het document ook niet gebruikt wordt.
Geen zicht op de werkplanning
Hoewel je werkzaamheden per medewerker in kunt plannen in een Excel spreadsheet, is het lastig om het overzicht te bewaren. Het kost veel tijd om een compleet overzicht te krijgen van wie welke taak uitvoert. Dit gaat ten koste van de efficiëntie van je team, omdat de kans groot is dat er gaten in de planning ontstaan, terwijl er genoeg werk te doen is.
Met name in situaties waarbij haast geboden is kan dit voor problemen zorgen. Als een kritieke machine is uitgevallen moet daar zo snel mogelijk een monteur naartoe. Zonder overzicht op de planning weet je niet wie er beschikbaar is voor deze klus. De kans is dan groot dat een monteur een taak waar hij/zij mee bezig was moet stilleggen om de storing op te lossen. Gevolg daarvan is dan weer dat de planning uitloopt.
Geen notificaties
Een Excel-sheet stuurt geen notificaties als het tijd is voor preventief onderhoud of een inspectieronde. Dat betekent dat je regelmatig, bijvoorbeeld elke week, de planning moet printen en ergens op moet hangen, zodat elke medewerker weet wat zijn/haar taken zijn.
Het risico bestaat dat niet iedereen de planning even goed bekijkt, of iets vergeet. Daardoor blijven sommige onderhoudstaken liggen en neemt de kans op onverwachte uitval van een machine toe.
Overal op zoek naar informatie
Succesvol onderhoudsbeheer staat of valt met de continue beschikbaarheid van gegevens. In een Excel spreadsheet staat meestal geen informatie zoals een handleiding van een machine. Ook heb je niet in een oogopslag zicht op de gehele onderhoudshistorie van een asset.
Hoewel het in theorie mogelijk is om de spreadsheet op je smartphone of tablet te bekijken, gebeurt dit in de praktijk niet of nauwelijks. Daardoor moet de monteur op veel verschillende plekken op zoek naar informatie voordat hij/zij met de klus kan beginnen. Het gevolg hiervan is dat onderhoud onnodig lang duurt.
Onduidelijke benaming
Wanneer je met meerdere personen tegelijkertijd in de spreadsheet wilt werken, is het belangrijk om goede afspraken te maken over bijvoorbeeld de benaming van assets en materialen. Doe je dit niet, dan is het lastig, of zelfs onmogelijk, om deze terug te vinden in de spreadsheet.
Het gevolg daarvan kan zijn dat assets of materiaal dubbel aangemaakt worden, waardoor je het overzicht kwijtraakt. Ook kan het zo zijn dat monteurs onderhoud uitvoeren aan een andere machine dan dat de bedoeling was, vanwege onduidelijke benaming.
Verouderde informatie
Hoe uitgebreider de spreadsheet, hoe groter de kans dat er gegevens in staan die niet meer actueel zijn. Denk aan materialen die niet meer gebruikt worden of assets die inmiddels zijn vervangen.
Informatie in Excel-sheets wordt niet automatisch geüpdatet. Omdat dit handmatig moet gebeuren, wordt het updaten van gegevens vaak vergeten of is er geen tijd voor vanwege alle andere werkzaamheden. Wanneer de spreadsheet veel verouderde informatie bevat, neemt de bereidheid om ermee te werken steeds verder af.
Fraudegevoelig
De meeste problemen met Excel spreadsheets ontstaan door menselijke fouten. Maar dat wil niet zeggen dat er niet bewust gegevens kunnen worden aangepast. Zeker in een document waar meerdere mensen in werken, die allemaal iets kunnen aanpassen, ligt fraude op de loer.
Het is vaak niet of nauwelijks te achterhalen wie gegevens of formules in het document heeft aangepast. De kans bestaat daardoor dat het niet eens opvalt dat er gegevens zijn veranderd. Als je je bij beslissingen over bijvoorbeeld de vervanging van machines baseert op verkeerde gegevens, kan dat duizenden euro’s of meer kosten.
Werkt alleen goed op PC
Natuurlijk kan je Excel of Google Sheets gebruiken op je smartphone of tablet, maar als we heel eerlijk zijn moeten we concluderen dat je er alleen op een PC goed mee kunt werken. Voor monteurs is het juist handig dat ze even snel wat gegevens kunnen inzien als ze met een machine bezig zijn.
Als je dan elke keer naar de dichtstbijzijnde computer moet lopen om even wat op te zoeken, is dat niet praktisch. Bovendien kost het veel tijd, die je liever aan het oplossen van een storing wilt besteden.
Problemen tijdens audits
Veel organisaties hebben ermee te maken: audits. Onderhoud aan assets is daar vaak een belangrijk onderdeel van. Probeer maar eens in een Excel spreadsheet aan te tonen of bepaalde gegevens wel of niet zijn aangepast en zo ja, wie dat heeft gedaan.
Daarbij komt nog eens dat een foutje snel gemaakt is, of dat de spreadsheet al heel lang niet meer geüpdatet is. Kortom, een audit proberen door te komen met een Excel spreadsheet bezorgt je vooral heel veel hoofdpijn.
Professioneel digitaal onderhoudsbeheer? Kies voor Maintenance software
Het mag duidelijk zijn dat Excel geen structurele oplossing is voor het digitaal registreren van je onderhoud. Op de lange termijn is het niet te doen om alle wijzigingen en updates te blijven verwerken en ervoor te zorgen dat iedereen snel toegang heeft tot de juiste informatie. Als je een volgende stap wilt zetten met digitaal onderhoudsbeheer is het tijd voor speciaal daarvoor ontwikkelde Maintenance software.
Er zijn talloze voordelen van Maintenance software ten opzichte van Excel spreadsheets. Zo is het eenvoudig om de werkplanning van alle monteurs in te zien en om werkzaamheden in te plannen.
Eenvoudig werk inplannen met McMain Maintenance Software
Overzicht op assets
Ook behoud je eenvoudig het overzicht op alle assets doordat deze in een overzichtelijke boomstructuur worden weergegeven. Bovendien kan je bij elke asset allerlei gegevens, zoals foto’s of handleidingen, toevoegen. Daarnaast bouw je automatisch een onderhoudshistorie op die je ook weer snel terug kunt vinden, allemaal op één plek.
Dit levert je meteen veel voordeel op tijdens een audit, omdat je met één druk op de knop een compleet overzicht kan laten zien van de onderhoudshistorie van je assets. Ook kan je voor iedere gebruiker de juiste rechten toekennen. Zo voorkom je dat er, per ongeluk of expres, aanpassingen worden gedaan in de gegevens. En als er iets wordt aangepast kan je altijd terugvinden door wie en wanneer dit gedaan is.
Verder is Maintenance software vaak beschikbaar als app voor smartphone of tablet. Op die manier kan een monteur even snel alle informatie over een machine opzoeken, terwijl hij/zij gewoon bij de machine kan blijven.
Maintenance software ervaren?
Werk jij op dit moment met Excel voor het registreren van onderhoud? En wil je zelf deze en alle andere voordelen van Maintenance software ervaren? Vraag dan de gratis trial aan van McMain Online. Daarmee kan je, geheel vrijblijvend, 30 dagen gebruikmaken van alle functionaliteiten die de software te bieden heeft voor digitaal onderhoudsbeheer. Heb je vragen? Neem dan contact op met sales@mcmain.nl of +31(0)341-750 500.
