Papieren werkbonnen zijn in veel Technische Diensten nog de standaard. Maar ze zijn foutgevoelig, raken kwijt of worden te laat verwerkt. Dat zorgt voor frustratie bij monteurs én voor onvolledige registratie. Gelukkig kan het makkelijker. Een digitale werkbon maakt het werk overzichtelijk, sneller en beter gedocumenteerd. In dit artikel lees je wat een digitale werkbon precies is en waarom het onmisbaar is binnen professioneel onderhoudsbeheer.
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is een digitale versie van de papieren werkbon die je normaal invult bij een onderhoudsklus. Monteurs ontvangen deze via een app of tablet. Hierin staan alle details van de werkopdracht, zoals:
- Welke asset het betreft
- Wat de storing of taak is
- Welke materialen nodig zijn
- Instructies, bijlagen of foto’s
- Eventuele checklist of inspectiepunten
De bon wordt digitaal afgerond, inclusief notities, gebruikte onderdelen en gewerkte uren. Alle data wordt direct opgeslagen in het systeem.
Waarom overstappen op digitaal?
Werken met digitale werkbonnen levert veel voordelen op:
- Geen papierwerk of zoekgeraakte bonnen meer
- Informatie is direct beschikbaar voor iedereen
- Monteurs hoeven niet terug naar kantoor voor administratie
- Snellere en foutloze registratie van onderhoudswerk
- Eenvoudige rapportage en terugzoeken van historie
En misschien nog wel het grootste voordeel: meer grip op je onderhoudsproces.
Voor wie is het interessant?
Een digitale werkbon is ideaal voor:
- Technische Diensten die tijd willen besparen
- Bedrijven met meerdere monteurs en locaties
- Organisaties die willen werken met heldere onderhoudsdata
- Teams die storingen sneller willen oplossen
Heb je monteurs op locatie of in ploegendiensten? Dan is een digitale werkbon via een mobiele app een gamechanger, omdat iedereen realtime met dezelfde actuele info werkt en overdrachten zonder ruis verlopen.
Hoe werkt dit in een CMMS zoals McMain?
In een CMMS (Computerized Maintenance Management System) zoals McMain koppel je werkbonnen aan objecten, meldingen of onderhoudsplannen. Monteurs zien de bon direct op hun smartphone of tablet, inclusief bijlagen of instructies.
Na afloop vullen ze alles in:
- Wat is er gedaan?
- Welke onderdelen zijn gebruikt?
- Hoeveel tijd is er nodig geweest?
- Foto van de uitgevoerde klus?
Zodra de bon afgerond is, staat alles automatisch in het systeem. Geen losse formulieren meer, maar één centrale bron van waarheid.
Veelgemaakte fouten bij werkbonbeheer
Zonder digitale werkbonnen ontstaan vaak de volgende problemen:
- Werkbonnen worden niet (goed) ingevuld
- Onderdelen worden vergeten te registreren
- Geen inzicht in doorlooptijd of stilstand
- Monteurs moeten dubbel werk doen
- Administratie blijft achterlopen
- Met digitale werkbonnen voorkom je dit en werk je veel efficiënter.
Een digitale werkbon is dé basis voor professioneel onderhoudsbeheer. Je werkt sneller, overzichtelijker en met betere data. In combinatie met een CMMS beschik je over alle informatie die je nodig hebt om storingen te voorkomen, kosten te verlagen en de uptime van je assets te verhogen.
Zelf aan de slag met digitale werkbonnen?
Wil je na het lezen van dit artikel zelf ervaren hoe digitale werkbonnen jouw team kunnen helpen? Dat kan met de gratis 30 dagen trial van McMain Online.
Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
