Of je nu werkt in een fabriekshal, magazijn of werkplaats: als monteur of werkvoorbereider zie je elke dag dingen die slimmer of makkelijker kunnen. Denk aan dat ene formulier dat altijd kwijt is, een onduidelijke werkopdracht of onderdelen die net niet logisch liggen opgeslagen. Kleine ergernissen misschien, maar samen kosten ze je team elke week uren aan zoeken naar informatie, onnodig overleg of herhalen van werk.
De vraag is: doe je er iets mee?
Met de Kaizen methode maak je van dat soort signalen het startpunt voor blijvende verbetering. Geen groot verandertraject, maar gewoon: iedere dag een beetje beter. En juist dat is wat Kaizen zo krachtig maakt.
Wat is Kaizen?
Kaizen komt uit Japan en betekent letterlijk: veranderen naar beter. Het draait om het continu verbeteren van werkprocessen door kleine, haalbare aanpassingen. Niet van bovenaf opgelegd, maar juist bedacht en uitgevoerd door de mensen die er dagelijks mee bezig zijn.
Zo pak je het aan:
- Wacht niet tot er een grote storing ontstaat.
- Wacht niet tot je manager een project opstart.
- Begin zelf, samen met je team.
Elke kleine verbetering, hoe eenvoudig ook, draagt bij aan een betrouwbaarder en prettiger werkproces. En dat werkt aanstekelijk: wie de smaak eenmaal te pakken heeft, blijft verbeteren.
Waarom Kaizen juist bij de Technische Dienst past
Jij en je collega’s staan het dichtst op de operatie. Jullie zien welke machines het vaakst uitvallen, waar het overzicht ontbreekt, waar veiligheidsrisico’s ontstaan. En jullie zijn vaak de eersten die ook met een oplossing komen. Maar als die kennis niet wordt gedeeld of vastgelegd, gaat die waarde verloren.
Kaizen draait om precies dat:
- Problemen signaleren
- Samen oplossingen bedenken
- Verbeteringen uitvoeren
- En daarna vastleggen, zodat het blijft werken
Het maakt de Technische Dienst proactief in plaats van reactief. En dat betekent: minder brandjes blussen, meer rust in het werk, minder frustratie en een hogere betrouwbaarheid van je installaties.
De vier stappen van Kaizen
De meeste Kaizen-initiatieven volgen de PDCA-cyclus:
1. Plan
Je merkt dat een belangrijke pomp sneller slijt dan normaal. Bij nader onderzoek blijkt dat het smeerschema telkens te laat wordt uitgevoerd. Gevolg: meer storingen, extra werkorders en uiteindelijk hogere onderhoudskosten. Je bespreekt dit met je team en stelt voor om een visueel geheugensteuntje bij de machine te hangen en het onderhoud beter in het systeem te plannen.
2. Do
Je hangt het visuele geheugensteuntje bij één machine op en kijkt of het effect heeft. Dankzij deze reminder voert het team de smeerbeurt nu op tijd uit. Daarnaast voeg je de taak toe aan de planning, zodat de taak structureel naar voren komt.
3. Check
Na drie weken zie je de eerste signalen dat de pomp minder snel slijt. Het onderhoud gebeurt nu consequent op tijd en operators geven aan dat het werk soepeler verloopt. Een goed teken dat je verbetering effect heeft.
4. Act
Je voert dezelfde aanpak door bij andere pompen. Het smeerschema is nu structureel verbeterd en geborgd.
Zo simpel kan het zijn. En het mooie is: je hoeft er geen groot project van te maken. Als je elke maand één klein probleem oplost, ziet je werkplek er over een jaar totaal anders uit.
Wat maakt Kaizen succesvol?
Het succes van Kaizen valt of staat met de betrokkenheid van mensen op de vloer. Niet met mooie praatjes of grote rapporten, maar met het lef om gewoon iets te proberen.
Daarom werkt het zo goed in technische teams. Monteurs hebben een praktische instelling. Als iets niet werkt, ga je op zoek naar een betere manier. Kaizen geeft daar een structuur aan. En als je je ideeën deelt tijdens een dagstart of teamoverleg, krijg je vaak nóg betere input. Wil je dat jouw idee verder komt dan alleen de werkplaats? Zorg dan dat het wordt vastgelegd in je CMMS software. Zo is de verbetering geborgd, ook wanneer jij afwezig bent.
En hoe zit het met grotere veranderingen?
Soms gaat het om meer dan een klein verbeterpunt of het aanpassen van een werkwijze op de vloer. Denk aan het digitaliseren van werkbonnen, het invoeren van nieuwe onderhoudssoftware of het herinrichten van het magazijn. Zulke veranderingen vragen vaak meer dan een goed idee: ze vragen om draagvlak, structuur en betrokkenheid.
Hier komt het Kotter-model om de hoek kijken. Dit model beschrijft acht stappen die helpen om veranderingen echt te laten landen in een organisatie. De 8 stappen van het Kotter-model zijn:
- Maak duidelijk waarom de verandering nu nodig is
- Stel een sterk team samen met een duidelijke kartrekker
- Bepaal een heldere, haalbare doelstelling
- Communiceer de verandering duidelijk en vaak
- Pak obstakels aan die de voortgang belemmeren
- Vier snelle successen, ook kleine!
- Houd de energie erin, blijf doorpakken
- Maak de nieuwe werkwijze onderdeel van de standaard
Ook bij grotere veranderingen geldt: als de mensen op de werkvloer het begrijpen en mee mogen denken, is de kans op succes veel groter. En daar speel jij als monteur een belangrijke rol in.
Klaar om te starten?
Kaizen is geen groot veranderprogramma. Het is een mentaliteit. Een manier van werken waarin jij als professional in de Technische Dienst elke dag kijkt: hoe kan het beter? Een eerste stap kan zijn om je huidige werkwijze onder de loep te nemen. Bijvoorbeeld door te kijken naar de ondersteuning van je onderhoudssoftware. McMain Online helpt je om processen slimmer te maken en continu te verbeteren.
We denken graag met je mee over wat er beter kan, en hoe een CMMS zoals McMain daarin kan ondersteunen. Vraag een gratis 30 dagen trial aan van McMain Online. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten van de software zodat je deze zelf kunt uitproberen. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of [email protected]. We staan voor je klaar!
