Inmiddels werken duizenden bedrijven met een onderhoudsbeheersysteem. Als we kijken naar onze klanten, dan valt ons één ding op: hoe succesvol zo’n systeem wordt ingezet valt of staat met een goede hoofdgebruiker. In dit artikel vertellen we je waarom een goede hoofdgebruiker zo belangrijk is, hoe je bepaalt wie je hoofdgebruiker wordt én hoe wij jullie hoofdgebruiker kunnen ondersteunen.
Waarom is een goede hoofdgebruiker zo belangrijk?
De hoofdgebruiker is jullie interne kartrekker. Het is enorm waardevol om zo iemand in je team te hebben. Bij organisaties die geen kartrekker hebben, zien wij het vaak misgaan. Een onderhoudsbeheersysteem wordt niet optimaal gebruikt of erger: het sterft een stille dood, doordat niemand het op een gegeven moment nog gebruikt.
Wat maakt die hoofdgebruiker nou zo belangrijk? Dat wordt snel duidelijk als je weet wat een hoofdgebruiker allemaal doet. Laten we daar dus eens naar kijken.
Een goede hoofdgebruiker:
Leert andere gebruikers hoe ze een onderhoudsbeheersysteem moeten gebruiken
Een goede hoofdgebruiker zorgt ervoor dat alle gebruikers weten hoe ze het systeem correct en efficiënt gebruiken. Belangrijk, want wij zien regelmatig dat gebruikers weer terugpakken naar oude methoden (in Excel bijvoorbeeld) als ze het systeem niet snappen. De hoofdgebruiker traint de gebruikers en is degene waarbij iedereen terecht kan met vragen.
Zorgt dat iedereen het onderhoudsbeheersysteem op dezelfde manier gebruikt
Uniformiteit is een belangrijke voorwaarde om het maximale uit zo’n systeem te halen. Zonder uniformiteit wordt het al snel een grote bende. Hoofdgebruikers zorgen ervoor dat iedereen hetzelfde werkt. Ze bepalen bijvoorbeeld hoe gebruikers om moeten gaan met labels, werkopdrachttypes, het bepalen van urgentie en het aangeven van prio’s. Daarna bewaken ze of iedereen zich ook aan de afspraken houdt.
Beheert de toegang van gebruikers
De hoofdgebruiker zorgt ervoor dat iedereen de juiste toegang heeft. Door nieuwe gebruikers aan te maken, bestaande gebruikers te verwijderen en rechten te wijzigen. Zo voorkomt hij dat mensen niet in het systeem kunnen of toegang krijgen tot data waar ze geen toegang tot zouden mogen hebben.
Weet wat gebruikers nodig hebben
Hebben gebruikers klachten of wensen? Een goede hoofdgebruiker zorgt ervoor dat die bij hem terechtkomen. Zo weet hij altijd precies wat er bij gebruikers speelt en wat ze nodig hebben. Met die input kan hij de configuratie van het systeem zelf optimaliseren of onze hulp inroepen.
Blijft vooruit kijken
Bij organisaties zonder goede hoofdgebruiker houdt niemand de lange termijn in de gaten. Na de initiële implementatie doet iedereen gewoon wat er van hem of haar verwacht wordt. Dat is zonde, want meestal valt er nog veel meer uit een onderhoudsbeheersysteem te halen. Het is fijn om iemand te hebben die continu vooruit blijft kijken. Kunnen we bepaalde processen nog verder optimaliseren? Welke functionaliteiten van het systeem benutten we nog niet?
Heeft korte lijntjes met de consultant
Een goede hoofdgebruiker weet de mensen achter het bedrijf makkelijk te vinden. Hij weet precies waar hij moet zijn bij problemen of uitdagingen. Zo wordt er snel geschakeld.
Je kunt niet zomaar iemand aanwijzen
Oké, je weet nu wat het belang is van een goede hoofdgebruiker. Maar hoe bepaal je wie die hoofdgebruiker moet worden?
Het belangrijkste is dat iemand er ook echt zin in heeft, want anders wordt het een heel lastig verhaal. Wijs dus niet zomaar iemand aan, maar vraag wie er enthousiast wordt van deze rol.
Het is belangrijk dat de hoofdgebruiker:
– De processen binnen de TD kent (het liefst is de hoofdgebruiker onderdeel van de TD)
– Respect en invloed heeft binnen het team
– Feeling heeft met software (maar het hoeft absoluut geen IT’er te zijn)
Wij ondersteunen je hoofdgebruiker graag
Een goede hoofdgebruiker levert een grote bijdrage aan het succes van onze software. Wij ondersteunen je hoofdgebruiker dus graag in zijn rol. Hij is van harte welkom om bij ons langs te komen voor een training en kan altijd bij ons aankloppen bij vragen of uitdagingen. Je kan vrijblijvend kennismaken met alle functionaliteiten middels een gratis proefperiode van McMain Online. Heb je vragen? Neem dan contact op via +31 341 750 500 of sales@mcmain.nl.
