Het wordt in de technische sector vaak gezegd: “Ik wil meer controle over onze output.” Maar dat voor elkaar krijgen blijkt lastig. Want wat heb je daarvoor nodig en waar begin je? Als je de controle eenmaal kwijt bent, dan zie je vaak door de bomen het bos niet meer. Toch is het zeker mogelijk om die controle weer terug te pakken, als je maar weet welke stappen je moet zetten.
Hoe merk je dat je te weinig controle hebt?
Laten we daar eens beginnen. Soms is een gebrek aan controle namelijk heel duidelijk te merken, maar het kan ook subtieler zijn. Dit soort scenario’s zien wij regelmatig terug in fabrieken met te weinig controle:
- Een asset faalt structureel en jij hebt geen idee waar het door komt of hoe je het kunt oplossen.
- Doordat een asset niet goed is onderhouden, ontstaan er storingen die prima voorkomen hadden kunnen worden.
- Leveranciers of externe monteurs staan ineens op de stoep, terwijl het eigenlijk niet uitkomt.
- Je komt er aan het einde van de maand achter dat je flink over je budget bent gegaan.
- Een belangrijke machine heeft een storing en het onderdeel waarmee je hem kunt fixen moet nog besteld worden.
- Er ontstaan gevaarlijke situaties, doordat afwijkende werkzaamheden niet goed met andere afdelingen zijn gecommuniceerd.
Als je maximaal in control bent, kun je al deze scenario’s voorkomen.
Controle betekent niet dat je geen problemen meer hebt
We leven niet in een sprookje, dus problemen zullen er helaas altijd zijn. Maar als je controle hebt, dan weet je wel:
- Welke problemen je hebt
- Welke problemen het meest urgent zijn
- Welke problemen je kunt verwachten (en dus kunt voorkomen)
Dat betekent dat jij het stuur in handen krijgt. Je overziet de situatie, maakt een plan en gaat tot actie over. Je gaat van reactief naar proactief. Waardoor je veel meer grip hebt op het resultaat.
Als je niet weet wat er gebeurt, dan kun je er ook geen controle op uitoefenen
Controle begint altijd bij het hebben van overzicht. Wanneer hebben assets voor het laatst onderhoud gehad? Welke assets veroorzaken de meeste problemen? Welke onderdelen heb ik nodig en wat ligt er in het magazijn? Waar gaat het geld naartoe en hoeveel budget hebben we nog? Op dat soort vragen wil je altijd direct een antwoord hebben.
Die antwoorden, die komen uit data. Data die je zult moeten vastleggen en analyseren. En dat kan nog een flinke uitdaging zijn. Dit heb je nodig om dat te faciliteren:
- Bepalen welke stuurinformatie je nodig hebt
- Software regelen waarin je die informatie makkelijk kunt vastleggen en analyseren (zoals McMain)
- Processen inrichten, waardoor die informatie ook echt wordt vastgelegd (automatisch of door werknemers)
De stuurinformatie die je waarschijnlijk moet vastleggen
Bij onze klanten zien we dat deze stuurinformatie het grootste verschil maakt:
Storingen
Registreer elke storing en leg zoveel mogelijk informatie vast. Zo krijg je beter inzicht in de meest urgente problemen en ga je patronen zien. Zodat je jouw aandacht op de juiste zaken kunt richten.
Kosten
Registreer wat er is ingekocht, inclusief de kosten en de categorie waar de aankoop toe behoort. Zo zie je snel waar je budget aan op gaat. Door aankopen vooraf te registreren, kun je bijsturen voordat het te laat is.
Incidenten
Registreer elk incident en leg alle informatie vast waar je in de toekomst iets aan kan hebben. Zo kun je passende maatregelen treffen om incidenten in het vervolg te voorkomen.
Voorraad
Leg alles wat er binnenkomt en uitgaat in het magazijn vast. Lukt dat niet vooraf, doordat er een spoedgeval is? Doe het dan achteraf. Als je precies weet wat je nog op voorraad hebt, kun je belangrijke materialen altijd op tijd inkopen.
Afspraken externe partijen
Leg afspraken met externen vast, zodat je de nodige voorbereidingen kunt treffen. Zo heb je nooit meer onverwacht bezoek.
Doe het niet allemaal in één keer
Het vastleggen en analyseren van data heeft pas zin als je het 100% goed doorvoert. Met onvolledige of foute data kun je namelijk niks. Daarom raden we aan om hier stap voor stap mee aan de slag te gaan. Start bijvoorbeeld met het vastleggen van je storingen. Zorg ervoor dat dat helemaal strak staat en ga daarna pas door met de voorraad.
Software gaat je helpen
Het vastleggen en analyseren van informatie levert enorm veel op, maar het kost ook veel moeite. Zeker als je het in Excelletjes doet. En waar begin je? Als hoofd TD heb je vaak heel veel verstand van onderhoud en techniek, maar misschien wat minder van dit soort processen. Dat is precies waarom wij McMain Software hebben opgericht. Wij deden kennis op bij een heleboel fabrieken en weten daardoor hoe je die processen slim inricht. Vervolgens hebben we die best practices in onze software gegoten. Zodra jij met onze software gaat werken, heb je de basis dus direct goed staan. Heb je hier vragen over of wil je meer weten over digitaal onderhoudsbeheer? Neem dan contact met ons op via +31(0)341-750 500 of sales@mcmain.nl. We staan voor je klaar!
