Om een horecazaak in goede banen te leiden en het klanten naar de zin te maken, is er meer nodig dan alleen klantvriendelijk personeel en goed eten en drinken. Minstens zo belangrijk is dat je op je apparatuur moet kunnen vertrouwen. Het laatste waar je op zit te wachten is dat voedsel bederft omdat een vriezer of koeling is uitgevallen.

Goed onderhoud is dus erg belangrijk, omdat je daarmee het risico op onverwachte uitval van apparatuur verkleint. Datzelfde geldt voor het meubilair en de aankleding binnen en op het terras. Een lamp die het niet doet of een wiebelende tafel of stoel dragen immers allemaal bij aan een negatieve klantervaring. En dat wil je natuurlijk voorkomen.

Het onderhoud aan alle apparaten en de inrichting van een restaurant of café is een flinke uitdaging. Dat geldt al helemaal wanneer je meerdere horecazaken beheert. Onderhoud is dan een taak die dagelijks aandacht verdient. Bij Jordaans Horeca Bedrijven, uitbaters van o.a. een restaurant, brasserie, eetcafé en meerdere snackbars in Oss en omgeving, kunnen ze daarover meepraten.

Behoefte aan overzicht

Om ervoor te zorgen dat periodieke onderhoudsbeurten op tijd worden uitgevoerd maakt de organisatie sinds begin 2021 gebruik van McMain Asset Management Software. Sanne Geven is, als backoffice medewerker, onder andere verantwoordelijk voor het onderhoud binnen alle vestigingen.

“Voordat we met McMain werkten,” begint Sanne, “gebruikten we geen systeem om ons onderhoud mee te registreren. We maakten wel gebruik van inspectielijsten die we dan uitprintten zodat we alles konden afvinken.

“Het is moeilijk om informatie terug te vinden tussen stapels papieren werkbonnen”

De afgelopen jaren zijn we steeds verder uitgebreid. Daardoor werd het werken met die lijstjes te onoverzichtelijk en hadden we behoefte aan meer overzicht. Als er bijvoorbeeld een oven kapot gaat weet je vaak alleen of dat eerder gebeurd is en wanneer dat ongeveer was. Maar het was niet makkelijk om die informatie terug te vinden tussen stapels werkbonnen en papieren lijsten.”

Inspectielijsten staan nu in McMain

“Het was voor ons een logische stap om software te gaan gebruiken voor meer overzicht in ons onderhoud. Ook hebben we een onderhoudsmonteur aangenomen die de maandelijkse inspecties voor z’n rekening neemt. Hij werkt met dezelfde inspectielijsten die we vroeger op papier hadden, alleen staan die nu in McMain. Met de Digitale Monteur app op zijn telefoon is het heel makkelijk om die inspectielijsten af te werken.

Apparaten als ovens en vaatwassers hebben gewoon veel onderhoud nodig. Het is dus belangrijk om dit goed bij te houden. Als er dan een keer een storing is proberen we die eerst zelf op te lossen, voordat we een externe monteur inschakelen”, vertelt Sanne.

“De ene week zijn er trouwens veel meer storingen dat de andere week. Soms is het best extreem. We hebben natuurlijk veel keukens, dus er gaat wel een en ander kapot. Maar op andere momenten bedenk je je juist weer dat er al een tijdje niets kapot is gegaan. Je weet dus nooit zeker of je altijd toekomt aan het preventieve onderhoud. Er kan zomaar een storing tussendoor komen.”

Gemakkelijk onderdelen bestellen

“Behalve alle apparatuur in de keukens,” gaat Sanne verder, “staan ook alle stoelen en tafels van onze verschillende locaties in McMain. Ik vind dat zelf wel heel handig, want we hebben zoveel verschillende soorten die allemaal weer anders zijn. Dat verschilt niet alleen per vestiging, maar ook tussen meubilair dat binnen of juist buiten staat.

Elke stoel of tafel heeft net weer een ander dopje eronder, met allemaal een aparte afmeting. Wij hebben dat één keer allemaal uitgezocht, opgemeten en genoteerd. Deze informatie hebben we vervolgens in McMain onder de desbetreffende stoel of tafel opgeslagen, inclusief artikelnummer. Dat hebben we ook gedaan voor allerlei andere artikelen, zoals lampen.

“Elke stoel en tafel hebben we in McMain gezet”

Daardoor kunnen we ze nu met één klik bestellen. We hoeven alleen maar in McMain te kijken en het juiste artikelnummer staat erin. Dat maakt het makkelijk om te bestellen en het scheelt ons elke keer een hele hoop tijd en uitzoekwerk.”

‘McMain werkt voor ons’

“Wij gebruiken McMain nu op de manier die voor ons werkt en dat is fijn”, vertelt Sanne tenslotte. “Ik weet dat er nog veel meer functionaliteiten in de software zitten die voor ons ook van belang kunnen zijn, maar op dit moment komen we daar nog niet aan toe.

Toen we gestart zijn met het gebruik van McMain hebben we uitleg gekregen over de software. In het begin hadden we natuurlijk nog wel eens wat vragen, maar daar zijn we elke keer goed mee geholpen. Omdat we sindsdien niet echt zijn uitgebreid qua functionaliteiten hebben we eigenlijk geen ondersteuning vanuit McMain nodig. De software wijst zich vanzelf en daar zijn we heel blij mee.”

McMain inzetten voor jouw horecazaak?

Wil jij, net als Sanne, meer structuur en overzicht in het onderhoud van jouw horecazaak? Probeer dan de gratis trial van McMain Online. Daarmee kan je de software 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen. Zo kom je erachter of McMain ook voor jouw organisatie een geschikte oplossing is. Heb je vragen? Dan kan je opnemen via sales@mcmain.nl of +31(0)341-750 500.

---