Asset management software

Aqua Assistance B.V.

“Dankzij de verschillende koppelingen met McMain, kunnen we grote vooruitgang boeken”

Aqua Assistance is een adviesbureau op gebied van drinkwater, veiligheid en in het bijzonder legionellapreventie. Alles wat zij doen, doen zij met het oog op wet en regelgeving. Hun doel? Het garanderen van schoon drinkwater voor de gebruikers en huurders van de panden van de Aqua Assistance cliënten.

Het werk begint bij een een risico-analyse. De adviseurs bekijken de situatie. Ze geven aan waar de uitdagingen en risico’s liggen met betrekking tot het onder controle houden van schoon drinkwater en de installaties. Er zijn namelijk een hoop maatregelen die periodiek weer terugkomen: denk aan installatie controles en monsterafnames. McMain helpt hen hierbij om het proces rondom waterpreventie zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen. Roderick van Kortenhof, commercieel en technisch directeur, vertelt over zijn ervaringen met het onderhoudsbeheersysteem van McMain.

Papier reduceren en personeel ontlasten

Waar komt McMain dan om de hoek kijken binnen het proces van Aqua Assistance? “McMain is te vinden door het hele proces heen. Onze medewerkers werken er mee of gaan dit in de toekomst doen. Zo kunnen we al het administratieve werk automatiseren. We hebben namelijk te maken met een behoorlijk aantal werkbonnen voor monteurs, maar ook voor adviseurs. Al deze werkbonnen bestaan weer uit verschillende deelhandelingen. Vroeger ging dat met een zelfgemaakt systeem en een hele hoop papier. Met alle gevolgen van dien: informatie raakt kwijt, werk blijft liggen en het is vaak niet duidelijk wat iemand met de hand heeft bijgeschreven. Eén van onze doelen is om met McMain het papiergebruik in grote hoeveelheden te verminderen en de processen te automatiseren. Zo ontlasten we ons eigen personeel.”

“McMain is bij ons gekoppeld met verschillende partners, want op deze manier worden alle processen binnen de organisatie geautomatiseerd. Zo is ons onderhoudsbeheersysteem gekoppeld aan LegionellaDossier, maar ook Exact. In de toekomst komt er nog een partner bij.”

Processen automatiseren

Het automatiseren van processen gaat niet altijd zonder vallen of opstaan. “Het feit dat we ons personeel willen ontlasten en de processen willen automatiseren, is een mooie, maar uitdagende taak. Want soms blijkt het dat een standaard onderhoudsbeheersysteem niet geschikt is om álle processen te automatiseren. Zo kwamen wij erachter dat wij met de standaard versie een groot deel konden automatiseren, maar niet alles. Toen die conclusie was getrokken, hebben we besloten om een andere weg met elkaar in te slaan. We kwamen tot de conclusie dat we een ‘eigen’ versie van McMain nodig hebben, samen met een aantal koppelingen naar andere platforms waar wij in werken zodat we een aansluitend systeem krijgen.”

Koppeling tussen McMain en Legionelladossier

Om de communicatie tussen Aqua Assistance en hun klanten zo goed mogelijk te regelen, hebben zij hun eigen platform. Hierin kunnen al hun klanten taken beheren en registreren. “Toen wij op zoek gingen naar een oplossing voor het Legionellabeheer, hebben we besloten dat het een verstandige keuze zou zijn om een partner in de hand te nemen. Uiteindelijk zijn wij voor LegionallaDossier gegaan. Zowel met McMain, als met hen, werken we nauw samen en we wilden koste wat kost vermijden dat de schakeling tussen McMain en Legionelladossier weer op papier ging. Dus een integratie werd opgezet.”

Daarnaast werkt Aqua Assistance ook nauw samen met laboratoriums. “Hier gaan al onze watermonsters heen. Daar komt een hoop administratie bij kijken en er wordt veel informatie heen en weer gestuurd. We hebben enkele tienduizenden watermonsters, dus dat zijn behoorlijk wat handelingen. Veel te veel om handmatig in te vullen. Dat moest dus ook geautomatiseerd worden en goed communiceren met de andere systemen. Het moet allemaal één aansluitend geheel worden. Daar zorgen de koppelingen voor.”

“Een tip gebaseerd op ons proces: betrek de juiste stakeholders erbij. Zo breng je de juiste processen in kaart die geautomatiseerd moeten worden. Stel vragen zoals: waar loopt jullie team tegen aan? En hoe zouden jullie een systeem voor jullie laten werken? Een bottom-up instelling is erg belangrijk, want het personeel moet uiteindelijk met het systeem overweg kunnen.”

Meer inzicht in facturen dankzij koppeling met Exact

“We zitten nog in een implementatiefase, maar uiteindelijk willen wij het aantal papieren binnen de organisatie reduceren en het personeel ontlasten. Want een digitale werkbon die terugkomt, is vele malen beter af te handelen. Zo krijgen we meer inzicht in handelingen op de werkbonnen, gefactureerde en geoffreerde zaken, maar ook gewonnen en verloren offertes. We hoeven dit allemaal niet meer handmatig op te zoeken. We kunnen er steeds meer uit halen. Natuurlijk hebben we daar nog slagen in te maken, maar stap voor stap gaat het steeds meer gestroomlijnd. Dit ook in combinatie met Exact, want daar is McMain ook aan gekoppeld. En binnenkort komt er nog een systeem bij. Wanneer dat is geïmplementeerd kunnen we echt grote vooruitgang boeken.”

Zelf het onderhoudsbeheersysteem ervaren?
Nieuwsgierig hoe het is om aan de slag te gaan met onderhoudssoftware? Probeer gratis de trialversie van McMain Online en probeer het zelf uit! Heb je nog vragen, neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500