Tips en tricks bij het inrichten van jullie objectboom
Objectboom, wat? Ja dat! Een hiërarchisch overzicht van alle assets in je organisatie die ook wel de objecthiërarchie of boomstructuur wordt genoemd. Het klinkt misschien ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Dankzij de tips & tricks in dit artikel wordt het inrichten van je objectboom je een stuk makkelijker gemaakt. Consultant Bas Weij geeft je de tips die je nodig hebt voor het inrichten van jouw objectboom. Volg het stappenplan om de objecthiërarchie op een overzichtelijke manier in te richten die voor iedereen te begrijpen is.
Ben je regelmatig artikelen kwijt? Weet je niet waar je kosten naartoe gaan? Of wil je zien waar je de meeste storingen hebt? Dan kan de informatie uit de objectboom jou duidelijkheid brengen. Dit is een weergave van al je assets. Deze start op hoofdniveau en wordt steeds specifieker. Dankzij deze boom kun je assets makkelijker terugvinden. Daarnaast kun je QR-codes genereren per object zodat je ze nóg makkelijker kunt terugvinden.
De tips van Bas
Je kunt dankzij de objectboom zien waar kosten, historie en gegevens vandaan komen. Deze kunnen per niveau in de boomstructuur worden ingezien en berekend. Hierbij is de lagenstructuur erg handig. Je kunt dan op elk niveau de historie, kosten en gegevens inzien. Aan de hand van deze gegevens kunnen analyses worden gemaakt waarmee uiteindelijk de beschikbaarheid kan worden verhoogd.
Tip 1: Het McMain stappenplan voor het inrichten van jouw objectboom
Het is handig om te werken met een stappenplan, zo vergeet je niets en weet je precies wat er nog moet gebeuren om jouw objectboom compleet en overzichtelijk tin te richten. Consultants Bas en Marja hebben hiervoor een eenvoudig drie-stappenplan ontwikkeld:
- Inventariseer welke objecten je allemaal hebt.
- Breng in kaart met welke en hoeveel lagen je wilt gaan werken. Denk aan: afdelingen, lijnen, etc.
- Bedenk een coderingssysteem en nummer je assets en objecten.
Tip 2: Het aantal lagen in je objectboom
De objectboom start op hoofdniveau en wordt steeds specifieker. Voordat je het aantal lagen gaat bepalen, is het verstandig om te kijken welke assets en objecten je hebt binnen je organisatie. Het aantal lagen dat je gebruikt, hangt af van jou en de wensen van je organisatie. Als je snel wilt starten, is het een mogelijkheid om met minder lagen te werken. Bij een complexe bedrijfsstructuur zijn meerdere lagen juist wel aan te raden. Onze consultant Bas zegt hierover het volgende: “Ik zou aanraden om niet met meer dan vijf lagen te werken, anders kan de structuur onoverzichtelijk worden en kost het onnodig veel tijd om naar de juiste laag door te klikken.”
Bij het vaststellen van het aantal lagen, kun je de lijst met assets raadplegen. Dan kun je bepalen welke assets en objecten in welke laag thuishoren en hoeveel lagen je denkt nodig te hebben als je straks jouw objectboom gaat inrichten.
Tip 3: Bedenk een coderingssysteem
Als je in kaart hebt gebracht welke en hoeveel lagen je wilt gebruiken binnen jouw objectboom, kun je een nummering gaan bedenken. Bij het toevoegen van objecten, geeft McMain hier een standaardnummer aan, het systeem kent jouw nummering niet en wil er zeker van zijn dat elk object een uniek nummer heeft. De standaardcodering is heel algemeen, daarom kun je ervoor kiezen deze te specificeren naar wens. Een mooie mogelijkheid om er je eigen draai aan te geven en de codering begrijpelijk te maken.
Tip 4: Maak de codering van jouw objectboom logisch voor iedereen binnen je organisatie.
Er zijn veel coderingsmethoden. Wat het beste werkt, is voor iedereen anders. Het is in elk geval belangrijk dat de nummering voor iedereen in je organisatie duidelijk is zodat assets makkelijk kunnen worden teruggevonden. In veel organisaties hebben assets en afdelingen al wel een naam, deze kun je gebruiken als basis voor het coderingssysteem voor jouw objectboom.
Tip 5: Voorbeeldcodering
Een voorbeeld van een coderingsmethode is SFI, daarnaast zijn er nog vele anderen zoals NL-SfB. Het SFI-coderingssysteem wordt met name in maritieme en offshore industrie-organisaties gebruikt, maar kan ook voor andere organisaties een mooie methode zijn. Je kiest een startnummer wat je overal laat terugkomen. Bij elke diepere laag komt er een extra cijfer bij. Zo weet je precies waar assets en artikelen bij horen en in welke laag van je objectboom ze zich bevinden.
Aan de slag met de objectboom
Heb jij vragen over het inrichten van jouw objectboom? Ben je bijvoorbeeld benieuwd naar de stappen die jij kan zetten met het het opzetten van een boomstructuur of wil je weten welk systeem bij jou past? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via support@mcmain.nl of 0341 – 750 500 (kies dan voor support).
Benieuwd wat onze consultants je nog meer kunnen vertellen? Lees dan hier de tips van consultant Rowan.
