“De monteurs hoeven alleen de QR-code te scannen voor het juiste object”

Aangenaam. Ortessa is de naam. Zo verwelkomt deze holding je online. Ze zijn een groep van ondernemende afvalbedrijven met ieder een eigen specialisme op het gebied van afval. Ortessa gelooft dat slimme technologie bijdraagt aan de afvaldienstverlening van de toekomst. Voor de dochterondernemingen van Kaathoven Groep, Valor Compostering en Veyzle ontstond behoefte om de processen bij de Technische Dienst te professionaliseren.

Henk kreeg de opdracht om de Technische Dienst van Ortessa verder te helpen. Samen met een stagiair is hij op onderzoek uitgegaan naar service en onderhoud software. Daar stonden drie onderwerpen centraal: wat doen wij, wat hebben we nodig en wat is er mogelijk. De medewerkers van de Technische Dienst waren enthousiast en zagen potentie in het project. De huidige situatie van vele Excel-overzichten en klappers met papieren zorgden voor een onvolledig beeld van de onderhoudskosten. 

De Technische Dienst herstructureren

Maar hoe kies je uit al die verschillende systemen, met allemaal hun eigen prijskaartje en unieke elementen, een pakket dat bij je past? “Wat wij als positief hebben ervaren, is de flexibiliteit die McMain met zich meebrengt. We waren vrij om het in te richten naar onze eigen wensen. Nu wij service en onderhoud software hebben, kunnen wij flinke stappen zetten. Want hoe gaan wij om met onderhoudskosten, schadeposten en hoe zit het met de driver performance? Straks kunnen we bijvoorbeeld de onderhoudsgegevens koppelen aan de driver performance. Stel, we vervangen veel onderdelen vanwege slijtage. Dan kunnen we onszelf gaan afvragen: rijden onze chauffeurs met een zware voet? En een nog belangrijkere vraag om te stellen: wat gaat juist goed?”

“Iemand binnen de organisatie moet de kar trekken, anders krijg je het niet voor elkaar. Daarnaast is het belangrijk dat je de organisatie meeneemt in je ontwikkeling: waarom doen we dit? Anders mis je de aansluiting.”

Een slimme en makkelijke tool voor de Technische Dienst

Je begint met het bouwen van de basis met in je achterhoofd alle gegevens die je vast wilt leggen. Ook het gemak voor de monteurs is een belangrijk onderdeel bij het herstructureren van een Technische Dienst. “Het gemak waarmee de monteurs hun uren en kosten kunnen boeken via tablets en de mobiele versie van McMain was onder andere de aanleiding om te kiezen voor McMain. Het is voor ons een combinatie van de mogelijkheden, de beperkingen die we zelf hebben als organisatie en het uiteindelijke kostenplaatje. Maar in de basis, waar het om gaat, is het snel en juist handelen met de verzamelde informatie. Naast het stukje service dat we willen leveren richting de organisatie. 

Mobiel werken en QR-codes vallen in de smaak

Alle loaders, voertuigen en sorteerinstallaties binnen Ortessa zijn voorzien van een QR-code. “Zo hoeft de monteur die alleen maar te scannen om het juiste object voor zich te krijgen. Het team reageert er heel positief op, dat is fijn. Het mobiel werken en service en onderhoud software dwingt ons om anders te denken. We bepalen nu alles vooraf: wat gaan we doen, wanneer en wie. Dat is een grote verandering, want eerst deden we dat achteraf. Dat proces hebben we omgedraaid om toe te werken naar het doel: snel en juist handelen met de verzamelde informatie.”

Service en onderhoud software vanuit de monteurs oogpunt

Om de Technische Dienst binnen Ortessa te kunnen structureren moest de service en onderhoud software aan bepaalde eisen voldoen. “Tijdens onze zoektocht naar een passend systeem, stelde iemand binnen ons team voor om de opties van McMain te onderzoeken. Wij hebben jullie demo op YouTube bekeken en zo zijn we bij jullie terecht gekomen. We zochten een programma dat flexibel en goed te begrijpen is voor de monteur. En dat is McMain Online. Het is namelijk vanuit een praktisch oogpunt opgezet. Monteurs kunnen er daardoor makkelijk mee overweg en dat is uiteindelijk waar het om draait.”

“De trial van McMain Online hebben we overgeslagen. Dankzij de demo en de vragen die we stelden, konden we goed inschatten hoe McMain werkt. We hebben diverse testfases gehad en de uitkomsten teruggekoppeld waarna we advies kregen. Aan ons de taak om te kijken of we deze werkwijze ook passend vonden.”

De onderhoudsdoelen van Ortessa

“De eerste stap is het registreren van kosten op objectniveau. Als tweede willen wij gaan kijken naar normeringen. Hoelang duurt een kleine beurt? Dat is nu onduidelijk. Waar wij naartoe willen, is het sturen op uren en beheersen van de capaciteit. Het derde punt is schadebeheer. Wij willen de organisatie alle informatie verschaffen over de schades die zijn gemaakt. Want dan kunnen we daarop anticiperen en verbeterplannen opstellen. Wij weerspiegelen namelijk de situatie.”

Koppelen met andere systemen

Wanneer we het hebben over budgetten en investeringen, komen koppelingen om de hoek kijken bij Ortessa. Een voertuig kan immers maar een bepaald aantal jaar mee. “Daarom moeten wij duidelijk hebben wat de investeringskosten zijn. Daar is die koppeling belangrijk. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van AFAS. Daarom was het een harde eis dat de wagenpark software daarmee kon koppelen. Want al onze afschrijvingen en verzekeringen staan in AFAS, over het voertuig dat ook in McMain staat. Die zaken willen wij samenbrengen aan de achterkant zodat je echt kosten per jaar en kilometer kunt berekenen.”

Zelf service en onderhoud software ervaren?
Nieuwsgierig hoe het is om aan de slag te gaan met onderhoudssoftware? Probeer gratis de trialversie van McMain Online en probeer het zelf uit! Heb je nog vragen, neem dan vrijblijvend contact op via sales@mcmain.nl of 0341 – 750 500. 

---