Kom probleemloos de audits door
De zomer is een tijd van bijkomen en zorgen dat je na je vakantie weer met 100% er tegenaan kan gaan. Dit geldt ook voor je installaties. Ga audit-proof de zomer uit! Wij geven je 5 tips om er voor te zorgen dat je installaties net als jij er weer voor 100% tegenaan kunnen.
Digitalisering van de historie biedt zowel intern als tijdens audits inzicht; waarop geanticipeerd kan worden. De essentiële factor bij een audit is het leveren van de juiste en volledige informatie: informatie over welke risico’s onderkend zijn, informatie over welke maatregelen getroffen zijn en informatie over het borgen van deze maatregelen. Hoe kan je rustig deze audit periode ingaan?
Ga rustig de audits in met deze 5 tips
Elke keer weer zorgen de audits voor een gespannen sfeer binnen organisaties. Logisch, want er hangt veel vanaf. Een negatieve audit kan zelfs grote gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Wij geven vijf tips om rustig de audit periode in te gaan.
Tip 1: Zorg dat de papierwinkel online staat
De papieren formulieren zijn als start handzaam, maar digitalisering is vaak op een bepaald moment onontkoombaar. De gevaren die in de papierwinkel schuilen zijn de handmatigheid en dat het ongestructureerd kan zijn. Dit betekent dat de informatie wel makkelijk kan worden geregistreerd, maar dat er niet kan worden gecontroleerd of alles juist is ingevoerd. Komt er nu een audit steekproef dan gaat er veel tijd verloren aan het zoeken van de juiste papieren.
Tip 2: Zorg dat de historie up-to-date is
Staat alle historie genoteerd bij de objecten die onderhoud hebben gehad? De historie digitaal up-to-date hebben biedt zowel intern als tijdens een audit inzicht, waarop geanticipeerd kan worden waar nodig.
Tip 3: Zoom in op specifieke data
Check, check, dubbel check. Staan alle storingen in McMain verwerkt en informatie over de oorzaak? Voorbeelden van belangrijke informatie bij een audit:
- Feedback over de werkzaamheden, zoals oorzaken
- Logboekgegevens waar in staat wie changes heeft uitgevoerd en op welk tijdstip
- Risico waarborging, denk aan machine vrijgaves en handtekeningen van bevoegden (voor meer informatie over machine vrijgave op een tablet, klik hier)
Hoe toon jij aan dat de kwaliteit van jouw machines voldoende wordt gewaarborgd?
Tip 4: Toon onderliggende documenten aan
Hier staan alle keuringen centraal die binnen jouw organisatie worden uitgevoerd. Zijn alle bewijzen van goedgekeurd verwerkt in McMain en zijn alle objecten voorzien van een go? Dan hoef je je nergens zorgen om te maken. Loop alle objecten een laatste keer langs als je weet dat de audit eraan komt!
Tip 5: Laat zien dat er veilig wordt gewerkt
Laat duidelijk de beschikbaarheid van de juiste mensen en de kwalificaties voor het uitvoerende werk zien. Een belangrijk punt bij een audit is het aantonen van de juiste documenten, bijvoorbeeld werkvergunningen. Hoe makkelijk is het als dit in één pakket getoond kan worden? Met een handomdraai de historie en juiste documenten paraat zorgt voor rust.
Kortom, lever juiste en volledige informatie aan wanneer de auditeur over de vloer is. Staat er de informatie er wel in, maar missen er nog details; werk ze bij! McMain kan je hierbij ondersteunen met tips of mankracht.
Aan de slag
Deze zomer zijn de Junior Engineers aan de slag bij McMain voor opfrisbeurten. Zij komen graag langs om een handje te helpen! Neem dan contact op met onze salesafdeling via sales@mcmain.nl via 0341 – 500 750.
Benieuwd wat je nog meer kunt doen om probleemloos de audits door te komen? Lees hier meer over audits.
